KVPBeispiele für kontinuierliche Verbesserungsprozesse

Die kontinuierliche Verbesserung (KVP) stammt aus der Serienproduktion der Automobilbranche und wurde maßgeblich geprägt von Toyota und dem sogenannten Toyota-Produktionssystem. Dort wird KVP auch als Kaizen bezeichnet. Durch die kontinuierliche Verbesserung sollen die Effizienz und die Qualität der Prozesse gesteigert werden.

Im Vordergrund stehen bei KVP und Kaizen viele kleine Verbesserungen an den Arbeitsplätzen, die von den Mitarbeitern selbst im Team entwickelt und umgesetzt werden.

Merkmale der kontinuierlichen Verbesserung sind:

• KVP ist die Aufforderung an jeden einzelnen Mitarbeiter, selbst zur Verbesserung beizutragen.
• KVP zeichnet sich durch die Vielzahl von Maßnahmen aus, die schnell und unbürokratisch im Alltag umgesetzt werden.
• Für KVP gibt es keine Beschränkungen in Bezug auf den Anwendungsbereich: Produkte, Services, Prozesse, Tätigkeiten, Technik, Arbeitsplatz – alles kann verbessert werden.
• Für KVP gibt es kein Ende – es gibt immer etwas zu verbessern.
• Es spielt keine Rolle, wie eine Verbesserung erreicht wird, entscheidend ist die Wirkung, nicht die Vorgehensweise.
• Wichtig sind Prinzipien wie: Aussortieren, Vermeiden, Sauberkeit, Aufräumen, Ordnung, Einfachheit, Standardisierung sowie das Festlegen und Einhalten von Regeln.

So vielfältig die Prozesse und Tätigkeiten in einem Unternehmen sind, so vielfältig sind die Möglichkeiten für kontinuierliche Verbesserungen. KVP kann grundsätzlich überall im Unternehmen eingesetzt werden.

Die folgenden Beispiele illustrieren, welche Verbesserungen in unterschiedlichen Unternehmensbereichen möglich sind.

Beispiele für KVP am Büroarbeitsplatz

Der Schreibtisch und die Ablage sollen so aufgeräumt werden, dass nur die wirklich benötigten Dinge vorhanden sind. Diese Dinge liegen an einem definierten Platz und in einer festgelegten Ordnung. Die Mitarbeiter müssen dann nicht lange danach suchen, die Abläufe werden beschleunigt, und es passieren weniger Fehler.

Einige Beispiele für KVP am Büroarbeitsplatz:

• Auf dem Schreibtisch gibt es eindeutig beschriftete Fächer oder Mappen für einzelne Vorgänge oder Projekte.
• Stifte, Locher, Hefter und andere Arbeitsgeräte, die häufig gebraucht werden, sind in Griffweite.
• Was nicht häufig gebraucht wird, befindet sich an einem festgelegten Ablageplatz und wird nach jeder Benutzung wieder zurückgebracht.
• Mappen, Ordner und Schränke sind eindeutig beschriftet.
• Farben werden als Ordnungs- und Orientierungshilfe eingesetzt.
• Für umfangreiche Aufgaben gibt es Checklisten und Prozessbeschreibungen.
• Häufig benötigte Telefonnummern sind eingespeichert.
• Alle Dokumente und Dateien sind eindeutig und verständlich benannt, so dass sie schnell gefunden werden.
• Bei der Dateiverwaltung wird mit Favoriten gearbeitet.
• Dinge, die nicht gebraucht werden, werden regelmäßig aussortiert und entfernt.
• Für Routinebearbeitungen an Dokumenten werden Tastatur-Shortcuts genutzt.

Beispiele für KVP in Fertigung und Montage

In der Fertigung und Montage geht es darum, dass die Mitarbeiter keine langen Wege gehen, dass alle Werkzeuge und Werkstücke im direkten Zugriff sind und dass alle Bewegungsabläufe leicht fallen.

Zudem sollen keine Fehler bei der Bearbeitung passieren. Dazu müssen alle Maschinen, Werkzeuge, Messgeräte, Zuführungen von Werkstücken und Material, Abführungen von bearbeiteten Stücken sowie die dabei notwendigen Informationen perfekt aufeinander abgestimmt werden.

Das Bild veranschaulicht das Prinzip von Poka Yoke. Wenn der Stecker nur auf eine Art eingesteckt werden soll, dann muss er durch Form oder Farbe eindeutig konstruiert sein.

Weitere Beispiele für KVP in der Fertigung:

• Werkzeuge und Messgeräte liegen nicht herum, sondern befinden sich in Griffweite.
• Jedes Werkzeug und Messgerät hat seinen eigenen, definierten Platz.
• Der Arbeitsplatz ist sauber.
• Alle wichtigen Informationen sind sichtbar und verständlich, wenn notwendig, auch in mehreren Sprachen.
• Fertigungsunterlagen oder Fertigungsinformationen (zum Beispiel Statistiken) sind in elektronischer Form schnell abrufbar.
• Handbücher sind speziell für den jeweiligen Arbeitsplatz erstellt (zum Beispiel als Prozessbeschreibung oder Checkliste) und für jeden Nutzer schnell zu finden und zu nutzen.
• Die Zuführung von Werkstücken und Materialien ist automatisiert oder erfolgt mit minimalen Bewegungsabläufen.
• Maschinen und Werkzeuge werden regelmäßig geprüft, gereinigt und gewartet.

Beispiele für KVP bei den Arbeitsbedingungen

Jeder Arbeitsplatz wird daraufhin untersucht, ob es Tätigkeiten gibt, die schnell ermüden, zum Beispiel weil Mitarbeiter sich bücken oder schwere Lasten heben müssen. Außerdem werden Gefahrenquellen ermittelt.

Zur Verbesserung der Arbeitsbedingungen werden einfache Vorrichtungen gebaut, mit denen Belastungen vermieden und Gefahren beseitigt werden. Dadurch sinken Gesundheitsprobleme der Mitarbeiter und Abläufe werden beschleunigt.

Beispiele aus der Praxis:

• Der Arbeitsplatz ist sauber, aufgeräumt, gut beleuchtet und belüftet.
• Wer viel am Bildschirm arbeitet, hat einen zweiten Bildschirm und damit mehr Arbeitsfläche und eine bessere Übersicht.
• Schwere Lasten werden mit speziellen Vorrichtungen gehoben.
• Wenn sich ein Mitarbeiter bücken, strecken oder verrenken muss, werden die Dinge, nach denen er greift, anders angeordnet.
• Gefahren durch lose Teile, Elektrizität, Hitze, unbefestigte Einrichtungen oder fehlende Absperrungen werden beseitigt.
• Gemeinschaftseinrichtungen (zum Beispiel Besprechungsräume, Küchen oder Sanitäranlagen) sind sauber und aufgeräumt.

Beispiele für KVP bei Formularen und Formalitäten

In Unternehmen werden manche Abläufe im Laufe der Zeit kompliziert und aufwändig, ohne dass dies für den Zweck notwendig wäre. In Formularen müssen viele Angaben gemacht werden, die niemand braucht. Aufgaben oder Tätigkeiten werden mehrfach überprüft, ohne dass dadurch die Qualität verbessert wird. Vorgesetzte werden über Vorgänge informiert, die für sie irrelevant sind.

Beispiele dafür sind Reiseanträge oder Beschaffungsanträge. Die Regelungen, die sich die Unternehmen dabei gegeben haben, sind weitreichender als das, was gesetzlich vorgeschrieben oder zweckmäßig ist. Hier gibt es oft Einsparpotenziale, die im Rahmen der kontinuierlichen Verbesserung erkannt und erschlossen werden können.

Weitere praktische Beispiele für Verbesserungen in diesem Bereich:

• einfache und verständliche Sprache verwenden
• keine unbekannten oder mehrdeutigen Begriffe verwenden
• Musterformular beilegen („so sieht es ausgefüllt aus“)
• verständliche und kurze Erläuterungen zum Ausfüllen anbieten
• keine Daten abfragen, die nicht gebraucht werden
• auf Lesbarkeit und ausreichende Schriftgröße achten
• Felder zum Ausfüllen ausreichend groß gestalten
• klar erläutern, welches Formular für welchen Zweck gedacht ist („wenn dieser Sachverhalt, dann dieses Formular“)
• alle Formulare hinsichtlich Layout und Aufbau gleichartig gestalten
• Formulare zentral ablegen und verwalten, veraltete Versionen löschen
• Telefonnummer angeben, wo man im Zweifel nachfragen kann