OrganisationLebendige Organigramme im Unternehmen optimal nutzen

Organigramme sind ein immanenter Bestandteil unseres Managementalltags. Definitionsgemäß sollen diese Schaubilder einer Organisation aufzeigen, wie das Unternehmen strukturiert ist, um so eine Übersicht über die Arbeitsweise einer Organisation oder eines einzelnen Teams zu schaffen.

Im Austausch mit Kundinnen und Kunden sowie im Netzwerk bestätigen sich einige weitverbreitete Schwächen, die verhindern, dass Organigramme als das mächtige Werkzeug genutzt werden, das sie eigentlich sein könnten:

• Die Informationen sind häufig veraltet und spiegeln nicht die aktuelle Realität der Organisation wider.
• Das Organigramm zeigt nur die formalen Strukturen und Verbindungen, nicht aber informelle Beziehungen zwischen einzelnen Organisationseinheiten.
• Organigramme sind nicht flexibel genug an unterschiedliche Aufbauorganisationen und Strukturen innerhalb der Organisation anpassbar.
• Die Informationen, die in einem Organigramm dargestellt sind, stellen die Organisationsstrukturen zu vereinfacht dar und schaffen dadurch keinen echten Mehrwert für den Organisationsalltag.

Unternehmen sehen sich immer häufiger mit dynamischen Marktumfeldern konfrontiert und werden selbst komplexer und komplizierter. Ihrer eingangs beschriebenen Kernaufgabe, eine Übersicht über die Arbeitsweise einer Organisation zu vermitteln, können klassische Organigramme hier immer weniger gerecht werden. Denn:

• Zukunftsfähig aufgestellt Organisationen arbeiten projektbasiert.
• Aufgaben und Zuständigkeiten ändern sich laufend.
• Teams werden aufgabenspezifisch immer wieder crossfunktional neu zusammengestellt.

Diese Stärken einer lebendigen Organisation machen die klassische Zuordnung einer konkreten Aufgabe zu einer Position in einem Organigramm schwierig bis unmöglich.

Die Lösung: Lebendige Organigramme

In dieser Dynamik ist eine transparente Übersicht notwendig, um schnell fundierte Entscheidungen treffen zu können. Wir benötigen also Organigramme, die dynamisch die Arbeitsweise agiler Organisationen widerspiegeln: lebendige Organigramme.

Informationen bleiben dynamisch anpassbar

Ein lebendiges Organigramm zeichnet sich durch dynamisch anpassbare Informationen aus. Idealerweise erlaubt ein lebendiges Organigramm die Darstellung der Organisation und ihrer Strukturen aus unterschiedlichen Perspektiven und mit verschiedenen Informationsinteressen.

So kann ein lebendiges Organigramm zum Beispiel sowohl die Weisungsstrukturen innerhalb eines Fachbereichs im Detail vermitteln als auch die übergeordnete Gesamtstruktur einer Organisation. Je nach Informationsinteresse können Fähigkeiten-Cluster ebenso visualisiert werden wie die unterschiedlichen Abteilungen, die an einem Standort verortet sind.

Kollaborative Arbeitsweise wird vereinfacht

Für diese Dynamik benötigen lebendige Organigramme eine digitale Darstellungsform, in der die unterschiedlichen Informationen flexibel miteinander vernetzt sind. Diese Informationen werden dann je nach Filtereinstellung angezeigt. Für eine hohe Detailtiefe und die Anreicherung der unterschiedlichen Perspektiven werden sie kollaborativ erstellt und bearbeitet, idealerweise unter Einbeziehung aller beteiligten Personen und Stellen.

Zusammenhänge werden visualisiert

Ein lebendiges Organigramm mit vernetzten Informationen ermöglicht die Visualisierung von Zusammenhängen und die Identifikation von Synergien zwischen unterschiedlichen Abteilungen und Projekten. Gleichzeitig können redundante Arbeiten verringert werden, weil unterschiedliche Abteilungen und Projekte die Arbeit der anderen kennen.

Gesteigerte Effizienz

Das schafft insbesondere mit Blick auf knappe und teure Personalressourcen eine merkliche Effizienzsteigerung, wenn Mitarbeitende gezielt für genau die Aufgabe eingesetzt werden, für die sie gebraucht werden und mit der sie den größten Mehrwert für die gesamte Organisation liefern.

Bessere Entscheidungen möglich

Gleichzeitig können auf Basis eines gesamthaften Überblicks bessere Entscheidungen getroffen werden, weil alle entscheidungsrelevanten Informationen transparent vorliegen und auch wechselseitige Abhängigkeiten einzelner Abteilungen voneinander sichtbar werden.

So kann eine Projektsicht zum Beispiel aufzeigen, inwiefern der Einsatz von Mitarbeitenden in einem Projekt ihre Verfügbarkeit in der eigenen Abteilung verringert, aber gegebenenfalls inhaltlich bereichert. Etwa, weil Mitarbeitende neue fachliche Kompetenzen erlangen oder neue wertvolle Netzwerke innerhalb und außerhalb der Organisation aufbauen.

Informationen können kontinuierlich aktualisiert werden

Durch eine kontinuierliche Aktualisierung der Informationen in einem lebendigen Organigramm wird verhindert, dass neue Informationen zum Beispiel über erworbene Fähigkeiten oder (informelle) Vernetzungen von Mitarbeitenden verloren gehen.

Dieser Effekt wird durch die kollaborative Bearbeitung von lebendigen Organigrammen weiter verstärkt. Denn, wenn unterschiedliche Beteiligten ihr Wissen einbringen, steigt automatisch die Informationstiefe.

Auf dem Weg von einem gewöhnlichen Organigramm zum lebendigen Organigramm sind Schritte zu berücksichtigen, die mit besonderen Herausforderungen einhergehen können:

Problem: Vorbehalte gegen zusätzlichen Aufwand

Mit einer höheren Informationstiefe steigt der Aufwand, die Informationen einzupflegen. Erst recht, wenn sich plötzlich Personen mit der Datenpflege beschäftigen sollen, die zuvor nichts damit zu tun hatten.

Lösung: Mehrwert und langfristige Zeitersparnis aufzeigen

Zeigen Sie die Mehrwerte auf, für die sich der (vermeintliche) Mehraufwand lohnt. Wenn Führungskräfte ein lebendiges Organigramm nutzen, um die Effizienz des eigenen Teams oder der eigenen Projekte zu steigern, fördert dies die Motivation aller. Die Mitarbeitenden können ihre diversen Rollen darstellen und so mehr Sichtbarkeit für die eigene Arbeitsbelastung ebenso wie für besondere Fähigkeiten und Leistungen erreichen.

Durch die Identifikation von Synergien und Redundanzen ist die Pflege eines lebendigen Organigramms außerdem an anderen Stellen mit einer Zeitersparnis in (überflüssigen) Aufgaben verbunden, die einen Mehraufwand wieder ausgleicht.

Idealerweise schafft die genutzte Software durch eine leichte und intuitive Bedienbarkeit schnell Erfolgserlebnisse, sodass die Verantwortlichen Spaß an der Aufgabe haben und der Aufgabe gerne nachkommen.

Problem: Weniger Privatsphäre

Ein lebendiges Organigramm schafft Transparenz; die Sorge vor Kontrolle, Überwachung und einem Eingriff in die eigene Privatsphäre steigt.

Lösung: Psychologische Sicherheit bieten

Um dieser Sorge vor zu viel Transparenz zu begegnen, ist ein entscheidendes Augenmerk auf Ihre Unternehmens- und Führungskultur gefragt. Ein lebendiges Organigramm kann nur dann zu einem Mehrwert stiftenden Management-Werkzeug werden, wenn innerhalb der Organisation psychologische Sicherheit herrscht.

Mitarbeitende müssen sich sicher fühlen, die eigenen Stärken ebenso wie die eigenen Schwächen zu kommunizieren. Wenn Transparenz über die unterschiedlichen Rollen und den damit verbundenen Verantwortlichkeiten herrscht, wird es schwer, sich vor ebendieser Verantwortung zu drücken.

Deshalb sollten alle Mitarbeitenden darauf vertrauen können, dass ein Fehler im eigenen Verantwortungsbereich nicht bestraft wird, sondern vielmehr die Basis für Verbesserungen von Produkten und Prozessen darstellt. Ein lebendiges Organigramm erfordert also eine gesunde Fehlerkultur.

Zum Zustand der psychologischen Sicherheit gehört auch, dass die Privatsphäre der Mitarbeitenden unbedingt gewahrt werden muss. Eine höhere Transparenz und Informationstiefe insbesondere hinsichtlich der unterschiedlichen privaten Interessen der Mitarbeitenden muss auf Freiwilligkeit beruhen. Motivationsfaktoren sollten vielmehr der gezieltere Einsatz der eigenen Fähigkeiten und individuelle Weiterentwicklungsmöglichkeiten der einzelnen Mitarbeitenden sein.

Problem: Uneindeutige Verantwortlichkeiten

Niemand fühlt sich für die Pflege der Informationen zuständig.

Ein Problem, das auch für klassische Organigramme gilt, und bei lebendigen Organigrammen dazu führt, dass aufwendig erstellte Schaubilder schnell wieder an Aktualität verlieren: Es ist nicht klar geregelt, wer für die Pflege zuständig ist. Vornehmlich bei einem gemeinsam erstellen und gepflegten Organigramm ist es umso wichtiger, klar zu definieren, wer welche Informationen in welcher Frequenz pflegen soll.

Lösung: Aufgaben klar definieren und zuordnen

Vorstellbar wäre zum Beispiel, dass die Detailinformationen zu den eigenen Mitarbeitenden von den entsprechenden Führungskräften gepflegt werden, Projektverantwortliche die entsprechende Projektstruktur hinterlegen und die übergeordnete Gesamtstruktur auf Management-Ebene im Rahmen von Strategie- und Planungsmeetings gepflegt wird.

Eigentlich selbstverständlich, aber doch häufig genug vergessen: Dafür benötigen die verantwortlichen Personen natürlich die entsprechenden Zugangsrechte.

Problem: Relevanz der Informationen unklar

Mitarbeitende sind unsicher, welche Informationen in das lebendige Organigramm gehören.

Als neues Werkzeug geht ein lebendiges Organigramm natürlich mit Unsicherheiten einher, welche Informationen in die Darstellung gehören und welche nicht. Zu wenig Informationen würden dem eigentlichen Ziel, die Aussagekraft und Entscheidungsrelevanz gegenüber einem klassischen Organigramm zu erhöhen, schaden. Zu viele (unnötige) Informationen verschlechtern die Übersicht und machen Entscheidungen im Zweifelsfall unnötig komplex.

Lösung: Workshops anbieten und Leitlinien herausgeben

Erstellen Sie daher das initiale lebendige Organigramm im Rahmen von Workshops, in denen Sie die Leitlinien, die für Ihr lebendiges Organigramm gelten sollen, transparent erklären und einführen. Die in diesem Rahmen erfassten Informationen bieten einen Orientierungspunkt, in welcher Detailtiefe zukünftig neue Informationen ergänzt werden sollen.

Unterstützen Sie Ihre Führungskräfte mit Anleitungen, Checklisten und Leitlinien, um eine einheitliche Informationstiefe und Übersicht durch das lebendige Organigramm zu erzielen.  

Schaubilder, die die Zusammenarbeit und Aufgabenverwaltung systematisieren, sind in dynamischen Märkten wichtiger denn je. Gleichzeitig schafft es das klassische Organigramm nicht mehr, dem ständigen Wandel von Organisationen und ihren Strukturen gerecht zu werden, und verliert an Relevanz und Akzeptanz. Um dem entgegenzuwirken, braucht es neue, dynamische, digitale und immer aktuelle Darstellungsformen.

Ein kollaborativ erstelltes, lebendiges Organigramm schafft den Spagat zwischen Übersicht und Informationstiefe. Wenn Rollen klar verteilt sind, kann eine umfassende Visualisierung der Organisationsstrukturen zum Erfolgsfaktor und Effizienzmotor für Unternehmen und Teams werden.