Lohnsteuer-NachschauFinanzamt darf spontan vorbeischauen

Finanzbehörden dürfen unangemeldet Lohn- und Gehaltsunterlagen in den Geschäftsräumen prüfen. Unternehmen sollten die richtigen Vorkehrungen treffen.

Um Steuerausfällen entgegenzuwirken, hat der Gesetzgeber ein neues Prüfinstrument eingeführt. Steuerprüfer dürfen im Rahmen der sogenannten Lohnsteuer-Nachschau während der Geschäftszeiten unangekündigt im Betrieb vorbeischauen. In der Praxis werde die Lohnsteuer-Nachschau zunächst vorrangig zur Bekämpfung von Steuerbetrug eingesetzt, teilt die Wirtschaftsprüfungs- und Steuerberatungsgesellschaft DPHG in einer Presseinformation mit. Mitarbeiter der Finanzverwaltung würden in der Regel gemeinsam mit dem Zoll, der für die Bekämpfung der Schwarzarbeit zuständig ist, die Einhaltung der lohnsteuerlichen Pflichten prüfen. Spontane Besuche der Steuerprüfer seien ein effizientes Instrument, da es keine Vorwarnzeit gebe und Unternehmen ihre Lohnunterlagen so nicht mehr nachbessern könnten.  

Pflicht zur Herausgabe aller Lohn- und Gehaltsunterlagen

Nach Angaben der Steuerrechtsexperten findet die Lohnsteuer-Nachschau als besonderes Verfahren zur zeitnahen Aufklärung steuererheblicher Sachverhalte während der üblichen Geschäftszeiten statt. Prüfer dürften unangemeldet die Grundstücke und Geschäftsräume von Unternehmen betreten. Die Steuerpflichtigen müssten auf Verlangen alle Lohn- und Gehaltsunterlagen, Aufzeichnungen, Bücher, Geschäftspapiere und andere Urkunden vorlegen und Auskünfte erteilen. Allerdings dürfe der Prüfer den Betrieb nicht selbst durchsuchen, teilt die DHPG weiter mit. Er habe nur das Recht, Unterlagen vom Geschäftsführer oder autorisierten Mitarbeitern einzufordern. Kommt es zu einer Lohnsteuer-Nachschau, kann es für eine strafbefreiende Selbstanzeige möglicherweise schon zu spät sein. Da sich eine Sperrwirkung jedoch nur auf die betreffende Steuerart erstreckt, sei eine Selbstanzeige etwa im Bereich der Umsatzsteuer weiterhin möglich.

Lohnsteuer-Nachschau

Bei der Lohnsteuer-Nachschau (§ 42g EStG) handelt sich um ein Verfahren zur zeitnahen Aufklärung (lohn-)steuererheblicher Sachverhalte. Sie tritt neben die Lohnsteuer-Außenprüfung und soll den Übergang zur ihr ermöglichen.

Will der Prüfer indes genauer nachschauen, könne er fließend in eine Lohnsteuer-Außenprüfung übergehen, so die DHPG. Eine vorherige Prüfungsanordnung sei nicht erforderlich. Deshalb sollten Unternehmen bei einer Lohnsteuer-Nachschau nicht auf Zeit spielen und Unterlagen verspätet herausgeben. Sie riskierten sonst nicht nur eine Lohnsteuer-Außenprüfung, sondern auch ein Verzögerungsgeld von mindestens 2.500 Euro. Die Experten der DHPG gehen davon aus, dass sich die Lohnsteuer-Nachschau – wie bereits die Umsatzsteuer-Nachschau – im täglichen Prüferalltag etabliert. Mittelfristig könne sie jedes Unternehmen treffen. Firmen sollten sich deshalb frühzeitig auf ungemeldete Besuche der Finanzbehörden einstellen.

Handlungsempfehlungen zur Vermeidung von Nachzahlungen

Da das Lohnsteuerrecht knifflig sei und es schnell zu Konstellationen kommen könne, die der Fiskus als geldwerten Vorteil wertet und entsprechend hohe Steuernachzahlungen für Arbeitnehmer und Arbeitgeber einfordert, sollten Unternehmen zudem immer die richtige Einbehaltung und Abführung der Lohnsteuer überprüfen, betont die DHPG. Es müsse keine betrügerische Absicht vorliegen, aber aufgrund komplexer Bestimmungen könnten Finanzbeamte in puncto Lohnsteuer schnell auf Ungereimtheiten stoßen. Die Experten geben deshalb folgende Handlungsempfehlungen:

Fallstricke erkennen

Nach Angaben der DPHG beinhaltet das Lohnsteuerrecht viele Konstellationen, die problematisch sein können. Oft hätten Kleinigkeiten große steuerliche Auswirkungen. Beispiele:

  • Aushilfslöhne
  • Feste freie Mitarbeiter
  • Dienstwagenregelungen
  • Sonderzahlungen

Nachweise sammeln

In einigen Fällen habe das Finanzamt Interpretationsspielraum, weshalb sich mit plausiblen Belegen kritische Nachfragen entkräften ließen. Unternehmen sollten daher frühzeitig Nachweise sammeln und den Lohnunterlagen beifügen. Beispiele:

  • Protokolle
  • Korrespondenzen
  • Gesellschafterbeschlüsse
  • Gutachten

Aufbewahrung optimieren

Alle Lohn- und Gehaltsunterlagen sollten geordnet und nachvollziehbar aufbewahrt werden. Die fortschreitende Digitalisierung erfordere besondere Vorkehrungen, so die DHPG-Experten. Daten aus Vorsystemen sollten Prüfern nicht automatisch überlassen werden. Beispiele:

  • Arbeitszeitfassung
  • Reisekostenabrechnung
  • Zeitwertkonten

Quelle: DHPG

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