MahnwesenAußenstände erfolgreich per Telefon anmahnen und hereinholen

Seien Sie beim Eintreiben des Geldes genau so aktiv wie beim Vertrieb Ihrer Produkte und Dienstleistungen. Belassen Sie es nicht nur beim schriftlichen Kontakt.

Gastbeitrag von Udo Peilicke, Berlin *

Die schlechte Zahlungsmoral, insbesondere im Unternehmensbereich, ist sicherlich heutzutage mit eines der größten Probleme. Um diese Probleme in den Griff zu bekommen, haben sich die unterschiedlichsten Unternehmen, in der Regel spezialisierte Inkassounternehmen oder Rechtsanwälte, Gedanken darüber gemacht und bieten entsprechende Dienstleistungen an.

Wenn ein Gläubiger an die Beitreibung seiner Forderung herangeht, kennt er meist deren Höhe. Und wenn der Vertrieb oder Außendienst gut gearbeitet hat, kennt er auch noch die genaue Anschrift und Bezeichnung des Schuldners. Kommt der Schuldner mit seinen Zahlungen in Verzug, folgt darauf dann üblicherweise die weitgehend einseitige Kommunikation durch Mahnschreiben, anwaltliche Mahnschreiben und Titulierung.

Die Erfahrung zeigt, dass auf diese Weise eine Rückantwort des Schuldners häufig erst vor Gericht erfolgt. Meist ist sie dann der Situation entsprechend ein Gemisch von Einwendungen und Ausflüchten, welches die Titulierung um Monate verzögern soll – und häufig genug hat der Schuldner damit Erfolg. Die Ergebnisse lassen sich oft genug mit dem Satz zusammenfassen: „Außer Spesen nichts gewesen“.

Für die fehlende Zahlung des Schuldners gibt es eine breite Palette möglicher Gründe. Eine Optimierung der Durchsetzung von Forderungen wird auf diese verschiedenen Varianten eingehen müssen.

Doch bevor es soweit ist, dass Sie den Forderungseinzug in dritte Hände geben, sollten Sie als Unternehmer und/oder verantwortlicher Mitarbeiter alle Ihnen zur Verfügung stehenden Möglichkeiten ausgereizt haben. Eine sehr effiziente und effektive Möglichkeit des Forderungseinzuges ist dabei das Telefoninkasso.

Selbst durchgeführte Umfragen und Untersuchungen haben folgendes ergeben: Von allen vorhandenen Außenständen sind

  • 12 Prozent vorübergehend zahlungsunfähig und
  • 8 Prozent dauernd zahlungsunfähig.
  • Die restlichen 80 Prozent sind lediglich zahlungsunwillig. Und genau diese 80 Prozent gilt es zur pünktlichen Zahlung zu animieren. Und dies per Telefon.

Warum? Mit dem Telefon stellen Sie bzw. Ihre Mitarbeiter – ohne sofort gleich einen Rechtsanwalt oder ein Inkassobüro einzuschalten – schnell und kostengünstig einen sofortigen Kontakt zum säumigen Schuldner her. Sie bauen somit eine personenbezogene, persönliche Beziehungsebene auf, die Ihre Rechnung plötzlich mit einer Stimme, einer Person verbindet. Dies schafft die Basis, um erfolgreich offene Außenstände nachweisbar per Telefon zu reduzieren.

Was die Tageszeiten oder Wochentage anbelangt, so gibt es besonders günstige. Abhängig von der Zusammensetzung der säumigen Schuldner, lässt sich folgendes feststellen: Privatpersonen sind überwiegend in den Abendstunden und am Wochenende zu erreichen. Geschäftskunden erreicht man dagegen recht gut von Dienstag bis Donnerstag. Was das Zeitfenster anbelangt, hängt dies entscheidend von der jeweiligen Branche ab. Hier sollte man auf vorhandene Erfahrungswerte zurückgreifen.

Was die Vorgehensweise anbelangt, so hat sich folgendes bewährt:

  1. Aussenden der Rechnung.
  2. Nach 14 Tagen Kontakt in Form eines Informations-Telefonats.
  3. Bei fehlendem Zahlungseingang Telefoninkassotelefonat am 31. Tag.

Da man im Infotelefonat abgeklärt hat, ob die Rechnung beim Schuldner wirksam zugegangen ist und ob der Kunde mit der Leistung zufrieden war, kann man im Telefoninkassotelefonat gleich auf das eigentliche Anliegen zu sprechen kommen. Sollten jetzt hier Ausreden kommen, sind ein geplantes Vorgehen und ein so genannter Roter Faden im Gespräch notwendig. Wenn man dies beherrscht, sind Ausreden absolut kein Thema, im Gegenteil.

Wenn Sie dann zu einer Einigung gekommen sind, so ist diese von beiden Seiten schriftlich zu bestätigen und zu unterzeichnen. Damit erfolgt eine Beweissicherung, und die Vereinbarung ist rechtssicher dokumentiert.

Wie die genaue Vorgehensweise, auf das jeweilige Unternehmen zugeschnitten, aussieht, hängt entscheidend vom jeweiligen Unternehmen ab. Sehen Sie das Telefoninkasso als sinnvolle Ergänzung zu den von Ihnen schon jetzt durchgeführten Maßnahmen. Es ist ein Hilfsmittel, mit dem Sie schneller zum Erfolg kommen. Und dies unter dem Gesichtpunkt einer vernünftigen Kundenzusammenarbeit, auch längerfristig.

Hinweis

Peilicke-Telefontraining stellt den Lesern von business-wissen.de gerne hierzu eine kostenfreie Erstberatung zu Verfügung.

Dazu im Management-Handbuch

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