MeetingJour fixe vorbereiten und nachbereiten

Der Jour fixe ist ein Meeting, bei dem sich Teams über aktuelle Themen sowie zukünftige Projekte austauschen. Aber wie sieht die optimale Vorbereitung für den Regeltermin aus? Und wie bereiten Sie den Jour fixe nach?

Der Jour fixe ist in vielen Unternehmen fester Bestandteil des Terminkalenders aller Mitarbeiter. Das gilt unabhängig von der Branche, der Unternehmensgröße oder der unternehmensinternen Strukturen. Denn eines haben sie alle gemeinsam: Die regelmäßige, reibungslose Kommunikation ist wichtig für den Erfolg des Teams, sei es in Präsenz oder virtuell.

Feste Regeln für Jour fixe einführen

Alle Teilnehmer halten sich an fixe Vorgaben, die nur in Ausnahmefällen geändert werden. Verbindlich vereinbart werden neben Datum und Uhrzeit auch die Teilnehmenden sowie die Dauer.

Welche Personen nehmen am Jour fixe teil?

Die Führungskraft legt fest, wer an den regelmäßig wiederkehrenden Terminen teilnimmt. Je mehr Teilnehmer dem Jour fixe beiwohnen, desto länger wird die Besprechung dauern. Insofern ist es unwirtschaftlich, die Zeit von Mitarbeitenden zu verschwenden, die gar nichts zum Thema beitragen oder von neuen Informationen nicht sofort erfahren müssen.

Daher gilt: Es nehmen so viele Kollegen und Kolleginnen wie nötig, aber so wenige wie möglich teil. Legen Sie den Personenkreis fest, der am Jour fixe normalerweise immer teilnehmen sollte. Diese Gruppe besteht aus den Teammitgliedern und der Führungskraft. Je nach Projekt oder Thema werden weitere Personen eingeladen, die mit den Themen kurzfristig direkt zu tun haben.

Wie den passenden Termin für den Jour fixe finden?

Der Jour fixe findet idealerweise zu einem Termin statt, an dem möglichst viele Teammitglieder verfügbar sind. Der fixe Termin wird einmalig und danach auf unbestimmte Dauer geltend mit den Teilnehmern gemeinsam festgelegt. So fühlt sich niemand übergangen.

Typischerweise findet der Jour fixe deutlich nach 9 Uhr und vor 17 Uhr und nicht während der typischen Mittagspausenzeit zwischen 12 und 14 Uhr statt.

Wie lange dauert der Jour fixe?

Die Dauer des Jour fixe festzulegen, bietet einen großen Vorteil: Die Teilnehmer konzentrieren sich während der Diskussion auf das Wesentliche, wenn Sie nur begrenzt Zeit dazu haben. Legen Sie daher eine Gesamtdauer und eine Dauer für die einzelnen Themen fest.

Ist das Team groß und viele Themen werden besprochen, dauert der Jour fixe länger als bei kleinen Gruppen. In der Praxis bietet es sich an, eine Mindestdauer und eine maximale Dauer einzuplanen. Dieser zeitliche Rahmen verhindert, dass man sich während anregender Diskussionen in Details verliert und Zeit vergeudet.

Als Faustregel gilt: Je häufiger man sich trifft, desto kürzer dauert der Jour fixe. Die meisten Teams planen bei wöchentlich stattfindenden Terminen eine bis anderthalb Stunden ein.

Themen rechtzeitig festlegen

Eine Schwierigkeit beim Jour fixe kennen Sie vielleicht aus Ihrem eigenen Berufsalltag: Man setzt den Termin an, jeder möchte noch etwas Wichtiges hinzufügen und am Ende bleibt nicht mehr genügend Zeit für alle Themen.

Spontanität ist wichtig, um die Dynamik während Diskussionen zu erhalten. Doch an einer Stelle schadet Planlosigkeit ungemein. Nämlich dann, wenn Mitarbeitende Themen aufgreifen, die an anderer Stelle besprochen werden sollten – zum Beispiel im Vieraugengespräch unter den Betroffenen.

Vorbereitung Jour fixe: Überblick behalten mit der Agenda

Damit jeder zu Wort kommt und für alle Themen Zeit bleibt, erstellen Sie eine Agenda. Die Agenda ist in gewisser Weise das Gegenstück zum Protokoll. Hier stehen alle offenen Punkte, die diskutiert, vorgetragen, geplant oder entschieden werden müssen.

Um niemanden zu übergehen und nichts zu vergessen, tragen Teilnehmer ihre Themen oder offenen Fragen bis zu einem festen Termin in eine Liste ein. Dieses Dokument wird ein bis zwei Stunden vor dem Jour fixe von Ihnen gesichtet. Kommen Themen doppelt vor oder passen nicht zum Charakter des Jour fixe, werden Sie zusammengeführt, gestrichen oder bei einem gesonderten Termin behandelt.

Legen Sie danach fest, wie viel Zeit für jeden Punkt veranschlagt wird. Daraus ergibt sich ein grober zeitlicher Rahmen. Damit einzelne Personen den Zeitrahmen nicht sprengen, greifen Sie während des Jour fixe ein und leiten zum nächsten Punkt auf der Agenda hin. Erst wenn alle Punkte besprochen wurden, ist der Jour fixe zu Ende.

Tipp

Wenn ein Tagesordnungspunkt doch länger dauert

Wenn ein Tagesordnungspunkt auf Ihrer Agenda doch länger dauert als geplant und alle Diskussionsbeiträge wichtig oder hilfreich sind, dann sprechen Sie dies an: Wir brauchen für diesen Tagesordnungspunkt wohl doch länger Zeit als geplant. Wie gehen wir damit um?

Mögliche Lösungen sind: Andere Tagesordnungspunkte auf der Agenda werden auf einen späteren Termin verschoben oder schneller behandelt. Oder: Der aktuelle Tagesordnungspunkt wird bei einem weiteren Termin gesondert besprochen. Halten Sie die Entscheidung und die offenen Punkte auf einem Flipchart oder Whiteboard und im Protokoll fest.

Protokoll erstellen während des Jour fixe

Damit sich das Besprochene vonseiten Dritter nachvollziehen lässt und alle Informationen verbindlich festgehalten werden, ist das Protokoll unerlässlich.

Es wird am besten von einer Person erstellt, die zwar jedem Jour fixe beiwohnt, aber nicht zu den Hauptakteuren gehört. Diejenige oder derjenige kann sich dann während Diskussionen vollkommen auf die Mitschrift konzentrieren.

Folgende Inhalte enthält das Protokoll mindestens:

  • vereinbarte Termine
  • vereinbarte messbare Ergebnisse oder Ziele bis Zeitpunkt x
  • Namen der ausführenden Personen je Schritt oder Zwischenschritt
  • offene Fragen, die bis Zeitpunkt x zu klären sind
  • Vorschläge oder Entwürfe, die bis zum nächsten Jour fixe vorzubereiten sind
  • gefundene Lösungen
  • offene Probleme, die in einem gesonderten Gespräch diskutiert werden

Nachbereitung des Jour fixe: Informationen teilen

Fast genauso wichtig wie die Vorbereitung des Jour fixe ist eine gute Nachbereitung. Das Protokoll umfasst alle besprochenen Probleme, Lösungsvorschläge, Ziele und neue Erkenntnisse in knapper Form – am besten stichpunktartig.

Das Protokoll schicken Sie oder eine von Ihnen beauftrage Person an all jene Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen, die zwar am Rande mit den aktuellen Projekten zu tun haben, aber nicht zum festen Projektteam gehören. Auf diese Weise stellen Sie eine transparente Kommunikation sicher und sparen zudem Zeit, weil niemand im Nachhinein mündlich unterrichtet werden muss.

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