MeetingRichtiges Verhalten als Gast im Unternehmen

Wenn Sie Gast im Unternehmen sind, melden Sie sich beim Empfang an und überreichen Sie dabei unaufgefordert Ihre Visitenkarte. So verläuft die Anmeldung einfacher und Sie vermeiden unangenehme Fragen wie: „Wie war nochmal Ihr Name?“ Oder: „Von welcher Firma sind Sie?“ Hat die Mitarbeiterin oder der Mitarbeiter am Empfang Ihre Visitenkarte zur Hand, kann sie oder er Sie leichter bei Ihrer Kontaktperson anmelden. Nach der Anmeldung erhalten Sie Ihre Visitenkarte zurück. Wenn nicht, fragen Sie danach.

Die Wartezeit auf Ihren Gesprächspartner können Sie zum Beispiel mit „Power-Posing“ überbrücken. Diese Strategie hat ihren Ursprung in Forschungsarbeiten der amerikanischen Sozialpsychologin Amy Cuddy. Sie konnte zeigen, dass unsere Körperhaltung unsere Selbstsicherheit stärken oder schwächen kann. Wer eine offene, entspannte Pose wählt – zum Beispiel breitbeinige Cowboy-Haltung mit Händen in den Hüften – reduziert Angst und Stress. In solch einer Körperhaltung erhöht sich der Testosteron-Spiegel, was zum Anstieg des Selbstvertrauens führt.

Nutzen Sie die Cowboy-Haltung, indem Sie zum Beispiel die Bilder an der Wand betrachten. Stemmen Sie die Hände in die Hüften, stehen Sie gerade und etwas breitbeiniger als sonst, geben Sie die Schultern nach hinten und heben Sie den Kopf leicht an. So senken Sie Ihren Stresslevel und beeinflussen Ihre Ausstrahlung zum Positiven.

Sie können aber auch den Raum erkunden, in dem Sie sich gerade aufhalten. Nehmen Sie wahr, wie es sich anfühlt, in der letzten Reihe zu sitzen. Was sieht das Publikum von der Seite?

Wenn Sie am Empfang abgeholt und in den Raum für Ihr Meeting mit Ihrem Gesprächspartner begleitet werden, stehen dort in der Regel Getränke und Kaffee bereits vorbereitet auf dem Tisch. Man bittet Sie, Platz zu nehmen und sich an den Getränken zu bedienen, bis der Gastgeber eintrifft.

Leisten Sie den Worten der Mitarbeiterin oder des Mitarbeiters nicht einfach gedankenlos Folge. Das heißt, setzen Sie sich in fremden Räumen nicht einfach hin. Ebenso wenig sollten Sie sich an den Getränken bedienen, es sei denn, Ihnen wird Kaffee eingeschenkt.

Bei einer Verspätung des Gastgebers dürfen Sie gerne im Sitzen auf ihn warten. Trifft er ein und betrittt den Raum, sollten Sie aber aufstehen und ihn im Stehen empfangen.

Als Gast überreichen Sie Ihre Visitenkarte zuerst. Der erste, dem Sie diese überreichen, ist der Gastgeber, also der Rangshöchste. Können Sie keine Hierarchie erkennen, geben Sie Ihre Visitenkarten der Reihe nach aus. Erhalten Sie Visitenkarten Ihres Gesprächspartners oder mehrerer Gesprächspartner, stecken Sie diese nicht einfach in Ihre Hosentasche. Werfen Sie einen kurzen, aber intensiven Blick darauf. Achten Sie auf akademische Titel, die Sie ab jetzt zum Namen dazu nennen.

Platzieren Sie selbst erhaltene Visitenkarten gemäß der Sitzordnung ihrer Inhaber vor sich. So können Sie die Namen besser zuordnen und sich diese merken.

Machen Sie sich auf Visitenkarten keine Notizen, solange der Inhaber der Visitenkarte sich noch im Besprechungsraum befindet.

Können Sie Ihren Sitzplatz frei wählen, entscheiden Sie sich für den, bei dem Sie den gesamten Raum inklusive die Tür im Blickfeld haben. Sitzen Sie stattdessen mit dem Rücken zur Tür, sehen Sie nicht, wer den Raum betritt. Dieses Gefühl der Unsicherheit kann zu Lasten Ihrer Konzentration gehen. Eine Wand im Rücken gibt Ihnen indes das Gefühl von Sicherheit, das auch auf Ihren Gastgeber oder die übrigen Teilnehmer des Meetings abstrahlt.

Ziehen Sie als Mann Ihr Jackett oder als Frau Ihre Kostümjacke erst dann aus, wenn es auch Ihr Gastgeber tut oder er Sie dazu auffordert. In einem Meeting entscheidet die ranghöchste Person, wann der richtige Zeitpunkt dafür gekommen ist. Ziehen Sie Ihr Jackett oder Ihre Kostümjacke immer aus, wenn Ihr Gastgeber dies tut. Damit sind Sie aus verhandlungstaktischer Sicht wieder „auf Augenhöhe“.

Betreten Sie den Meetingraum und alle Anwesenden haben sich bereits ihrer Jacketts und Kostümjacken entledigt, sollten Sie fragen, ob es in Ordnung ist, wenn Sie Ihr Jackett oder Ihre Kostümjacke ebenfalls ablegen. Gehen Sie nicht selbstverständlich davon aus. Es sei denn, Sie sind die ranghöchste Person in dieser Gruppe.

Mobiltelefone sollten Sie während des Meetings abschalten oder auf stumm schalten. Achten Sie insbesondere darauf, dass der Vibrationsalarm ausgeschaltet ist, denn diesen hört man selbst durch Jacken- oder Aktentaschen hindurch. Dies stört nicht nur die Meeting-Teilnehmer, sondern auch Ihre eigene Konzentration.

Sollten Sie einen wirklich wichtigen Anruf erwarten, kündigen Sie an, dass Ihr Smartphone auf Empfang steht. Zum Telefonieren verlassen Sie dann den Besprechungsraum.

Aber selbst wenn Sie einen Anruf angekündigt haben, legen Sie Ihr Mobiltelefon nicht einfach auf den Besprechungstisch. Dies würde Ihrem Gesprächspartner signalisieren, dass Sie jederzeit bereit sind, das Gespräch anzunehmen, und ihm das Gefühl geben, unwichtig zu sein.

Unhöflich wäre es auch, E-Mails während der Besprechung zu lesen, geschweige denn zu bearbeiten. Auch dadurch würde sich Ihr Gesprächspartner und die anderen Meeting-Teilnehmer missachtet fühlen. Nutzen Sie dafür – falls es wirklich notwendig sein sollte – die Pausen.

Fassen Sie nach dem Meeting das Ergebnis kurz zusammen und verschicken es per E-Mail an den Gastgeber. Verbinden Sie dieses Schreiben mit einem Dank für das Treffen und für die Zeit, die sich Ihr Gastgeber genommen hat. So hinterlassen Sie einen positiven Eindruck. Wurde kein Protokoll geführt, stellen Sie so nebenbei sicher, was wer bis wann erledigen soll.