Mehr ProduktivitätDokumente und Prozesse digitalisieren

Als vor mehr als 20 Jahren die ersten Büroanwendungen für PC-Systeme auf den Markt kamen, sprach alle Welt von einer Kehrtwende bei traditionellen Geschäftsabläufen. Integrierte Bearbeitungsprozesse ließen den Traum vom papierlosen Büro in greifbare Nähe rücken, versprachen mehr Effizienz, eine höhere Produktivität sowie Transparenz auf allen Geschäftsebenen. Die Ernüchterung folgte jedoch schnell: Noch nie wurde in Unternehmen, egal welcher Größenordnung, mehr Papier eingesetzt, um Entwürfe, Notizen, E-Mails, Faxe oder andere Dokumente zu drucken – und das im Computerzeitalter!

Rund 9,5 Billionen Seiten Papier verbraucht die Weltbevölkerung jährlich. Nach einer Untersuchung des Technologie- und Dienstleistungsunternehmens Xerox nutzt ein Büroangestellter jährlich im Durchschnitt bis zu 10.000 Seiten Papier. 45 Prozent aller Dokumente werden allerdings innerhalb der ersten 24 Stunden bereits wieder vernichtet – ein großer Posten in jeder Unternehmensbilanz sowie eine immense Verschwendung von Ressourcen. Der Blick auf diese Zahlen erklärt auch eine Berechnung des Natural Resources Defense Council (NRDC), einer international tätigen, gemeinnützigen Umweltschutzorganisation, nach der ein typisches Büro pro Mitarbeiter und Jahr im Schnitt 160 Kilogramm Papiermüll produziert.

Papier ist gerade im geschäftlichen Umfeld noch immer ein wichtiger Bestandteil, wenn es um Prozesse mit Partnern, Kunden, Lieferanten und Behörden geht. Auf Papier kommen Unternehmen ihrer rechtlichen Offenlegungspflicht nach, nutzen es zur Einhaltung von Vorschriften und Richtlinien, für Dokumentationszwecke sowie zur Archivierung und belegen damit ihre Geschäftsaktivitäten. Dafür zahlen sie einen hohen Preis. Wie der Verband AIIM International in einer Studie feststellte, existieren in jedem Unternehmen von einem einzigen Papierdokument durchschnittlich 19 Exemplare inklusive Fotokopien und Ausdrucken. Die Kosten für die Ablage eines Dokuments betragen rund 16 Euro.

Die Erfahrung zeigt aber auch, dass im Arbeitsalltag aufgrund von Hektik oder Nichtwissen sowie Nachlässigkeit rund 20 Prozent aller Unterlagen falsch abgelegt werden. Die Suche nach einem falsch abgelegten Dokument summiert sich laut AIIM auf 98 Euro. Die Wiederherstellung verloren gegangener Dokumente schlägt nach Untersuchungen des Inc. Magazine sogar mit 204 Euro zu Buche. In Anbetracht dieser Kosten denken inzwischen immer mehr Unternehmen über eine verstärkte Digitalisierung ihrer Dokumente mittels Scanner nach. Die Umstellung ist auch für kleine und mittlere Unternehmen interessant, denn die Investitionen in eine „Digital-Imaging“-Lösung amortisieren sich in der Regel schnell.

Nach Berechnungen der AIIM-Analysten kann ein Betrieb mit zehn Mitarbeitern durch die Einführung eines solchen Systems dessen Investitionskosten bereits in den ersten vier Monaten mehr als kompensieren. Aufgrund leicht modifizierter Prozesse ergeben sich nach Berechnungen der Analysten innerhalb eines Jahres weitere Einsparungen in Höhe von 940 Euro. Dazu gehören auch die Druck-, Kopier- und Verteilungskosten für Dokumente. Bei der Berechnung der Druckkosten ist neben dem Papierverbrauch auch der Aufwand für die Ausrüstung des Druckers, Verbrauchsmaterialien und Wartung zu berücksichtigen. Pro 1.000 Blatt summieren sich diese Posten auf etwa 14 Euro. Hinzu kommen die Arbeitszeit, die für papierbasierte Prozesse aufgewendet werden muss, sowie die Versandkosten wie Umschläge und Kosten für Porto oder Kurierdienste.

Unternehmensbefragungen zeigen, dass 80 Prozent aller Informationen bereits digital gespeichert und jederzeit auf Computern verfügbar sind. Dennoch wird immer noch die Mehrzahl dieser Informationen gedruckt. Um diesen Kreis zu durchbrechen, müssen Abläufe neu strukturiert und geändert werden. Das kann nur gelingen, wenn die Mitarbeiter mitziehen und ein klares Konzept für ein Enterprise-Content-Managementsystem (ECM) existiert. Zentraler Bestandteil einer solchen Lösung ist „Document Imaging“. Die Akzeptanz der Mitarbeiter dafür steigt, wenn eine intuitiv zu bedienende Scan-Lösung bereitgestellt wird, die sich problemlos in vorhandene Strukturen integrieren lässt. Einmal eingespielt und fest im Unternehmen verankert, amortisieren sich die Anfangsinvestitionen für eine solche Lösung innerhalb weniger Monate.

Die daraus resultierenden Vorteile sind ungleich höher, denn Prozesse mit digitalisierten Dokumenten sind deutlich effizienter als papierbasierte. Das führt in allen Bereichen zu mehr Produktivität, sei es in der Auftragsbearbeitung, der Finanzbuchhaltung oder der Kommunikation mit Lieferanten, Kunden, Partnern oder den Mitarbeitern im Haus sowie in den Niederlassungen. Moderne Scan-Lösungen lassen sich über Standardschnittstellen problemlos in vorhandene IT-Strukturen integrieren. So können digitalisierte Dokumente wahlweise an alle im Firmennetzwerk vorhandenen Komponenten versendet werden. Dazu gehören Druck- oder Dateisysteme, Share-Point-Portale, beliebige IT-Anwendungen oder E-Mail- und Fax-Systeme. Wichtig ist darüber hinaus die Option, in einem Vorgang mehrere Systeme zu adressieren, beispielsweise individuelle Workflows oder ein Archiv.

Die Akzeptanz der Mitarbeiter für ein neues System steigt, wenn ein deutlicher Anwendernutzen zu erkennen ist. Dazu gehört auch die einfache Bearbeitung gescannter Dokumente, beispielsweise deren problemlose Konvertierung in PDF-Dateien oder in editierbare Word-, Excel- und PowerPoint-Dateien. Um diese Prozesse zu unterstützen, muss die eingesetzte Scan-Lösung über eine Zeichenerkennungssoftware verfügen.

Die Digitalisierung von Papierdokumenten optimiert Arbeitsabläufe deutlich. In der Regel ist ein solches Dokument nur einmal vorhanden und zentral im System verfügbar. Per Mausklick können alle autorisierten Personen darauf zugreifen. Alle Beteiligten arbeiten stets mit der aktuellsten Version – was die Transparenz erhöht, die Kommunikation deutlich vereinfacht und bei Bedarf zu einer schnelleren Entscheidungsfindung führt. Darüber hinaus ermöglicht die Digitalisierung eine durchgängige Bearbeitung ohne Medienbrüche.

Ein wichtiger Faktor ist zudem das digitale Archiv. Digitale Speicher sind platzsparender und erheblich kostengünstiger, die Suche deutlich einfacher als im papierbasierten Archiv. Das beschleunigt Abläufe, steigert die Effizienz und verbessert die Umweltbilanz von Unternehmen.