Mehr verkaufen10 Stufen zum schlagkräftigen Vertrieb

In schwierigem Fahrwasser kommt dem Vertrieb besondere Bedeutung zu: Er muss bestehende Kunden binden und zu Aufträgen animieren und trotz der schwierigen Umstände versuchen, neue Kunden zu finden. Optimieren Sie deshalb in einen schlagkräftigen Vertrieb und organisieren Sie die Prozesse mit der geeigneten Software. Setzen Sie dabei auf eine kontinuierliche Weiterentwicklung und gehen Sie bei der Einführung Schritt für Schritt vor. Prüfen Sie mit dieser Checkliste, auf welcher Stufe Sie stehen, und gehen Sie den nächsten Schritt.

Stufe 1: Das Chaos mit der Zettelwirtschaft

Viele Existenzgründer starten so: Mit Vertrieb auf Zuruf, Zettelwirtschaft und Improvisation. Als Grundprinzip hält sich die Zettelwirtschaft meist nicht lange, denn bereits bei wenigen Kunden geht komplett die Übersicht verloren. In Teilbereichen ist die Zettelwirtschaft aber auch in modernen Unternehmen noch anzutreffen. Etwa, wenn niemand bereit ist, für Exoten im Angebot vernünftige Vertriebsstrukturen zu schaffen, sodass diese Produkte nebenbei gemanagt werden. Listen Sie deshalb alle Bereiche auf, in denen entsprechende Prozesse noch optimiert werden müssen.

Stufe 2 schafft erste Ordnung: das Formularwesen

Der Übergang von der Zettelwirtschaft zum Formularwesen hat vor allem das Ziel, Ordnung und Übersicht zu schaffen. Klären Sie mit Ihren Mitarbeitern, welche Informationen dokumentiert beziehungsweise an andere Unternehmensbereiche weitergegeben werden müssen. Die damit geschaffenen Strukturen ermöglichen bereits manuelle Auswertungen und sorgen für Transparenz. Zahlreiche Probleme treten aber auch hier auf: Doppelte Datenhaltung, kostspielige Suchzeiten und eine Fülle von einzeln in Formulare einzutragende Abwicklungsvorgänge prägen die Vorgänge.

Stufe 3 ist heute unabdingbar: elektronische Daten

Diese Stufe ist eigentlich Mindest-Standard: Hier behalten Sie die Formulare bei, überführen Sie aber von der Papierform in Dateien. Das bringt erhebliche Fortschritte, denn so lassen sich Auftragswesen, Lagerdisposition und Fakturierung als Basis-Warenwirtschaftssystem installieren. Das System ist natürlich völlig starr, die Zugriffe auf einzelne Informationen sind häufig mühsam. Da Erfassung und Verarbeitung in einem deutlichen zeitlichen Abstand erfolgen, sind die Daten auch nicht aktuell abrufbar. Auch gibt es noch keine Möglichkeit, auf elektronischem Wege Kennzahlen zu erstellen.

Stufe 4: Mehr Informationen durch Sonderauswertungen

Ergänzen sollten Sie ein Formularwesen daher um Sonderauswertungen. Sie benötigen dazu eine einfache marktübliche Software, zum Beispiel Excel. Ziel ist, für Sie und Ihre Führungsmannschaft zahlreiche Informationen zu generieren wie die sogenannten. „Renner-und-Pennerlisten“ (Was geht gut, was ganz schlecht?), Mahnlisten, Umsätze für Verkaufsgebiete und ABC-Analysen. All diese Informationen führen zu einer besseren Steuerung des Vertriebs. Auch dieses System ist allerdings noch starr; bestimmte Auswertungen müssen möglicherweise erst programmiert werden (zum Beispiel monatliche Aufstellungen von Kunden ohne Umsatz). Ein großes Problem dieser Stufe ist auch, dass die Kundenbetreuung noch völlig ausgeklammert bleibt.

Stufe 5: Adressprogramme als erster Schritt zur Automatisierung

Hier erfolgt der erste Schritt in Richtung automatisierter Marktbearbeitung. Adressprogramme halten die wichtigsten Kundendaten strukturiert fest und dokumentieren in einfacher Form die Kundenhistorie. Solche Adressprogramme werden als preiswerte Standardsoftware zum bestehenden System hinzugekauft oder auf Basis einfacher Access-Datenbanken, Outlook oder Lotus-Organizer selbst angelegt. Probleme gibt es in dieser Stufe noch mit dem Umfang der verarbeitbaren Daten, weil das System „zusammengebaut“ ist und die Abläufe dadurch träge laufen. Auch sind die Auswertungsmöglichkeiten häufig noch beschränkt.

Stufe 6: Mit Database-Marketing zum „gläsernen“ Kunden

In dieser Stufe erfolgen die Integration und die Perfektionierung der verschiedenen Software-Systeme. Das Herzstück von Database-Marketing sind Kundenerfassung, Kundenanalyse und Kontaktansprache. Sogenannte „Rationale Datenbanken“ erlauben schnelles und flexibles Suchen bei Bedarf. Die Vision von Database-Marketing ist der „gläserne Kunde“, von dem man nicht nur die Stammdaten, sondern auch bisheriges Kaufverhalten, Hobbys und Neigungen wissen will. Auf Basis dieser Daten können individuelle Marketingstrategien, zum Beispiel 1to1-Marketing, realisiert werden. Aber: Keinen Lösungsansatz bietet diese Stufe für die Koordination von Außen- und Innendienst und die Abstimmung zwischen den verschiedenen Vertriebskanälen.

Stufe 7: Die Vertriebsautomatisierung

Nach der Perfektionierung der Datenverarbeitung rückt in der siebten Stufe die Verbesserung der realen Abläufe in den Vordergrund. Ziel ist die komplette Automatisierung aller Vorgänge der Marktbearbeitung. Dazu stehen zahlreiche technische Geräte wie Notebooks, Palmtops und Organizer zur Verfügung, mit denen der Außendienst Daten (zum Beispiel Präsentationen) zum Kunden mitnehmen und nach dem Besuch wieder aktualisieren kann (zum Beispiel Besuchsberichte auf Word-Basis und Bestellungen als Excel-Datei). Adressprogramme sind um Funktionalitäten wie Kundenhistorie, Besuchs- und Routenplanung und Reiseabrechnungen erweitert. Auf dieser Stufe ist bereits eine Feinsteuerung des Vertriebs möglich, wobei das System stark standardisiert ist und noch keinen direkten Zugriff von externen Kundenbetreuern (Außendienst, Wiederverkäufer) auf das Warenwirtschaftssystem und das Rechnungswesen zulässt. 

Stufe 8: Professionelle Vertriebsinformationssysteme

Auf dieser Stufe überführen Sie die bisher genutzten Standard-Anwendungen in eine Branchensoftware. Diese ist den branchenspezifischen Anforderungen angepasst und lässt sich relativ leicht betriebsspezifischen Anforderungen anpassen. Führungskräfte und Mitarbeiter können sich die Software nach individuellen Arbeitsweisen einrichten. Solche Vertriebsinformationssysteme unterstützen alle Verkaufsprozesse und binden auch den Außendienst sowie externe Dienstleister wie Callcenter und Wiederverkäufer mit ein.

Stufe 9: Vernetzen Sie die Systeme

Werden angepasste Systeme über Schnittstellen mit den zentralen Mainframe-Daten der Buchhaltung, Kalkulation, Finanz- und Warenwirtschaft verbunden, ist eine vollständige und aktuelle Information aller Beteiligten gewährleistet. Absatz- und Umsatzplanung, Prognosen und jede Art von Vertriebscontrolling sind nun kein Problem mehr. Auch das Internet ist direkt mit dem Warenwirtschaftssystem verknüpft und als eigenständiger Vertriebskanal integriert.

Stufe 10: Der Vertrieb als Gesamtsteuerung

Zu diesem Zeitpunkt ist Ihr Vertrieb optimal aufgestellt. Jetzt gilt es nur noch, ihn in die Gesamtsteuerung des Unternehmens zu integrieren. Diese Form von Integration findet sich in sogenannten ERP-Systemen (Enterprise Resources Planning). Wägen Sie aber an dieser Stelle ab, ob Sie so ein System wirklich brauchen. Denn aufgrund des ganzheitlichen Anspruchs können Flexibilität und Kundennähe verloren gehen.

Tipp

Wenn Sie großen Modernisierungsbedarf sehen, werden Sie nicht unbedingt Stufe für Stufe vorgehen wollen. Bedenken Sie aber: Je mehr Stufen Sie überspringen, umso komplexer wird die Umstellung - und umso komplizierter auch die Materie, in die sich Ihre Mitarbeiter einarbeiten müssen. Wägen Sie also Kosten, Aufwand und Ziel bzw. Ergebnis sorgfältig ab.

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