PersonalmanagementWie Vorgesetzte angemessen auf Kündigungen reagieren

Eine Mitarbeiterin oder ein Mitarbeiter hat gekündigt? Oder Sie rechnen damit, dass bald jemand kündigen wird? Lesen Sie hier, wie Sie in dieser Situation reagieren und souverän bleiben.

Das richtige Verhalten ist wichtig, denn: Reagieren Sie im Gespräch unpassend, schadet das Ihrem guten Ruf als Arbeitgeber. Zudem erhalten Sie durch geschicktes Verhandeln vielleicht die Chance, Mitarbeitende zum Verbleib in Ihrem Unternehmen zu bewegen.

Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter begründen häufig nicht, warum sie kündigen. Für Sie als Führungskraft oder Arbeitgeber sind die Gründe jedoch entscheidend. Nur wenn Sie die Gründe und Hintergründe für eine Kündigung kennen, finden Sie heraus, was Sie verändern und verbessern sollten, damit Mitarbeitende bleiben. Sie vermeiden damit, dass:

• Sie wichtige Fachkräfte verlieren,
• Schlüsselkompetenzen verloren gehen,
• sich wegen unattraktiver Rahmenbedingungen kein neues Personal findet.

Häufige Kündigungsgründe sind:

• finanzielle Gründe: geringes Grundgehalt, keine Gehaltserhöhungen, keine Sonderzahlungen
• Wechsel in eine attraktivere Position: Aufstiegsperspektiven
• attraktiveres Tätigkeitsfeld: andere Branche, anderer Fachbereich, neue Aufgaben
• bessere Work-Life-Balance: Möglichkeit für Remote Work, freie Zeiteinteilung
• negatives Führungsverhalten beim aktuellen Arbeitgeber
• schlechtes Betriebsklima beim aktuellen Arbeitgeber
• Wunsch nach Sicherheit: von Kleinunternehmen/ Start-up in größeres Unternehmen wechseln
• Wechsel aus krisenanfälliger Branche in krisenfestes Umfeld: nach Kurzarbeit, Stellenabbau

Wenn Sie als Arbeitgeber fürchten, dass wichtiges Personal bald kündigen könnte, sollten Sie sich oben genannte häufige Kündigungsgründe ansehen. Gibt es Faktoren, die Sie als Unternehmen oder Vorgesetzter optimieren können?

Folgende Maßnahmen können die meisten Unternehmen ergreifen – unabhängig von der Größe oder Branche:

• Hinterfragen Sie Ihr Führungsverhalten. Nehmen Sie Feedback an und ändern Sie Ihr Verhalten.
• Bieten Sie die Möglichkeit zur freien Einteilung von Arbeitszeiten.
• Erfüllen Sie den Wunsch nach Homeoffice.
• Bieten Sie den Wechsel in eine höhere Position an.
• Fragen Sie Mitarbeitende, welche Möglichkeiten zur Weiterbildung sie sich wünschen.

Folgende beiden Grundregeln sollten Sie beachten, wenn Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter kündigen:

1. Sachlich bleiben

Stress löst häufig Ärger, Wut und Streitlust aus. Auch wenn diese Emotionen in einer solchen Situation normal sind – lassen Sie sich nicht von ihnen leiten. Verinnerlichen Sie Folgendes:

• Die meisten Mitarbeitenden kündigen aus sachlichen Gründen. Kündigungen sind nicht persönlich zu nehmen.
• Mitarbeitende kann man nicht zum Verbleib im Unternehmen zwingen oder sie dazu überreden – schon gar nicht mit Drohungen oder persönlichen Angriffen.
• Wenn überhaupt, können Sie Personal mit handfesten Argumenten vom Bleiben überzeugen.
• Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter sind Arbeitgebern gegenüber keine Erklärung schuldig. Kündigungsgründe werden – wenn gewünscht – freiwillig genannt.

2. Neuen Arbeitgeber nicht diskreditieren

Sie wissen genau, an welchen Wettbewerber Sie die Mitarbeiterin oder den Mitarbeiter verlieren? Diskreditieren Sie das Unternehmen nicht. Sonst lösen Sie höchstens eine Trotzreaktion aus und bringen sich selbst in Verruf.

Argumentieren Sie nicht mit den Schwächen des vermeintlichen Konkurrenten, sondern mit Ihren Stärken als Arbeitgeber.

Wie Sie als Führungskraft auf Kündigungen reagieren:

„Darf ich fragen, warum du das Unternehmen verlassen möchtest?“

„Natürlich akzeptieren wir diese Entscheidung und wünschen dir für die Zukunft alles Gute.“

„Wir bedauern sehr, dass du uns verlassen möchtest.“

„Steht dein Entschluss endgültig fest?“

Die erste Frage ist legitim, muss allerdings nicht wahrheitsgemäß beantwortet werden. Wichtig: Sie reagieren entweder neutral und respektvoll oder Sie drücken Ihr Bedauern aus, ohne aufdringlich zu wirken.

Die letzte Frage stellen Sie nur, wenn Sie anschließend ein Gegenangebot unterbreiten möchten.

Nicht sagen sollten Sie:

„Warum hast du nichts gesagt?“

„Das hätte ich nicht von dir erwartet.“

„Ich dachte, wir verstehen uns so gut.“

„Deine Kolleginnen und Kollegen werden traurig sein.“

All diese Reaktionen spielen sich auf der persönlichen Ebene ab. Genau das sollten Sie vermeiden.

Das sogenannten „Counteroffer“ ist das letzte mögliche Mittel, um Mitarbeitende zum Bleiben zu bewegen. Bevor Sie ein Gegenangebot unterbreiten, überlegen Sie Folgendes:

• Was würde konkret passieren, wenn dieses Teammitglied das Unternehmen verlässt?
• Welche Auswirkungen hat die Kündigung auf Abläufe im Team, auf die Einhaltung von Fristen, auf laufende Projekte und auf die zukünftige Entwicklung des einzelnen Bereichs oder des ganzen Betriebs?
• Können Sie die Mitarbeiterin oder den Mitarbeiter voraussichtlich zeitnah ersetzen?
• Würde eine Neueinstellung Sie viel Geld kosten? (Wegen höherer Personalkosten für einen Ersatz oder wegen entgangener Umsätze, die aus dem Personalausfall resultieren?)
• Ist Ihnen die Arbeit der Mitarbeiterin oder des Mitarbeiters mehr wert?
• Glauben Sie, dass sich personelle Mehrkosten (Gehaltserhöhung, Schulungskosten, Boni …) lohnen werden?

Wenn Sie ein Gegenangebot unterbreiten wollen, bereiten Sie sich vor. Versuchen Sie, sowohl auf fachlicher als auch auf persönlicher Ebene zu überzeugen. Das funktioniert am besten, wenn Sie die Kündigungsgründe kennen.

Sagen Sie konkret, was Sie im Falle einer Weiterbeschäftigung ändern werden. Halten Sie diese Versprechen schriftlich fest. Je verbindlicher Sie kommunizieren, desto eher werden Mitarbeitende die Kündigung zurückziehen.

Wenn die Mitarbeiterin oder der Mitarbeiter die Kündigung trotzdem aussprechen möchte, müssen Sie das akzeptieren. Die Gründe liegen dann vielleicht woanders, als Sie vermuten.

Warum sind Gegenangebote selten erfolgreich?

Wenn Mitarbeitende sich einmal zur Kündigung entschlossen haben, sind Sie schwierig umzustimmen. Der Grund: Der neue Arbeitgeber wird eindeutig als attraktiver empfunden.

Ein weiteres Problem: Viele Menschen empfinden eine Kündigung als Vertrauensbruch. Das Verhältnis zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmer ist daher oft nachhaltig geschädigt. Mitarbeitende fürchten, dass die Führungskraft enttäuscht oder wütend ist und deshalb nachtragend sein wird, auch wenn sie das Gegenteil bekundet. Entkräften Sie diese Annahmen, so gut Sie können.

Wenn eine Mitarbeiterin oder ein Mitarbeiter gekündigt hat, geben Sie diese Information zeitnah an betroffene Teams weiter. Erklären Sie bei einem separaten Termin oder in der regelmäßigen Teambesprechung, dass jemand ausscheidet.

Je klarer Sie intern kommunizieren, desto weniger „Flurfunk“ oder „stille Post“ wird es geben. Wenn Sie Ihr Team informieren, sollten Sie beachten:

• Sagen Sie nichts Negatives über die Person, die gekündigt hat.
• Nennen Sie die Gründe für den Weggang, sofern es sich um sachliche Gründe handelt, die Ihr Unternehmen nicht abwerten.
• Fragen Sie vorher, ob die kündigende Person etwas dagegen hat.

Niemand sollte glauben, dass Sie etwas zu verheimlichen haben. Gerüchte entstehen dann gar nicht erst. Das ist gut für die Stimmung im Team und Ihr Image.

Sobald Sie wissen, dass jemand das Unternehmen verlässt, bereiten Sie die Übergabe vor. Klären Sie folgende Fragen:

• Wer übernimmt (einen Teil der) Aufgaben vorübergehend?
• Welche Aufgaben sind dringend zu übernehmen und welche weniger dringend?
• Welche Teams oder Abteilungen sind indirekt von der Kündigung betroffen?
• Wird es Verzögerungen oder Mehraufwände geben, wenn Arbeit umverteilt werden muss?
• Bleibt die Stelle genauso erhalten, wird sie gestrichen oder wird sie durch eine Stelle mit anderem Profil ersetzt?
• Soll eine externe Kraft (Leiharbeit oder Zeitarbeit) die Aufgaben übernehmen?
• Wann, wie, mit wem und zu welchen Konditionen wird die Stelle neu besetzt?

Kümmern Sie sich um die Übergabe, sobald die Kündigung offiziell eingereicht ist. Falls die kündigende Person schon früher geht, etwa wegen Krankheit oder Urlaub, bleibt sonst nicht mehr genügend Zeit für die Übergabe.