MitarbeiterbindungWie Firmen die „No-Show“-Quote senken

Unternehmen investieren immense Ressourcen in Recruiting und Ausbildung, um zukünftige Fachkräfte frühzeitig für sich zu gewinnen. Doch oft bleibt der erhoffte Return on Investment aus, denn: Nichterscheinen ohne Absage ist eine weit verbreitete Unart mit steigender Tendenz. Bewerbungsgespräche werden nicht wahrgenommen, die neue Stelle trotz Arbeitsvertrag nicht angetreten und Ausbildung oder Trainee-Programm von einem Tag auf den anderen abgebrochen.

Doch statt die Unzuverlässigkeit der jungen Leute zu beklagen, müssen Unternehmen sich fragen, was die Gründe für dieses Verhalten sind. Denn in vielen Fällen ist der Arbeitgeber nicht völlig unschuldig. Die Erfahrung zeigt: Bei der Einstellung und Integration von Auszubildenden und Trainees müssen drei Hürden überwunden werden, bevor der Nachwuchs ein fester Teil des Teams ist.

Lebenslauf und Anschreiben haben überzeugt, der Bewerber wird zu einem Gespräch eingeladen, erscheint aber nicht. Woran könnte das liegen? In vielen Unternehmen ist das Bewerbermanagement noch nicht genügend professionalisiert. Zwar wird relativ zeitnah ein Vorstellungsgespräch vereinbart, doch bis zu diesem persönlichen Termin vergeht unnötig viel Zeit. Die Folge: Die schnellere Konkurrenz gewinnt den Bewerber für sich.

Firmen sollten zudem bedenken: Muss der Berufseinsteiger Hunderte von Kilometern für das Bewerbungsgespräch zurücklegen, ist dies mit zeitlichem und finanziellem Aufwand verbunden. Rückt der Termin dann näher, schreckt dies den Bewerber meist ab. Unkomplizierte Kommunikation, schnelles Feedback und Engagement sind das A und O. So sollte die Zeit zwischen erstem Feedback und Vorstellungsgespräch möglichst kurz sein. Ist dies nicht möglich, sollte stetig Kontakt zum Bewerber gehalten werden, damit der potenzielle Arbeitgeber nicht in Vergessenheit gerät. Passiert das dann über ein entsprechendes Online-Portal, trifft der Arbeitgeber den Nerv der Zeit.

Des Weiteren sollte das Unternehmen bemüht sein, den Reiseaufwand des Bewerbers – und somit seine Nervosität – möglichst gering zu halten. Ein Reiseplan mit Informationen zu Kostenerstattung, Verkehrsverbindungen sowie dem Bahnticket ermöglichen eine stressfreie Anfahrt. Junge, noch unerfahrene Berufseinsteiger scheuen sich oft, dies von sich aus anzusprechen. Arbeitgeber wiederum heben sich durch einen solchen Einsatz positiv von der Konkurrenz ab.

Auch wenn der Arbeitsvertrag unterschrieben wurde, kommt es nicht selten vor, dass neue Mitarbeiter ihre Stelle trotzdem nicht antreten. Der Grund: Berufseinsteiger wollen die Wahl haben und nehmen meist mehrere Stellenangebote an. Ein solcher „No Show“ ist besonders für kleine und mittelständische Unternehmen ein Problem, da bei der meist dünnen Personaldecke die neuen Kollegen dringend gebraucht werden.

Um dieses Risiko zu vermeiden, muss der Arbeitgeber umgehend nach der Vertragsunterschrift aktiv werden und die Vorfreude des neuen Mitarbeiters auf den ersten Arbeitstag steigern. Dazu bietet sich ein sogenanntes „Willkommenspaket“ an, das zum Beispiel einen Willkommensgruß der neuen Kollegen, eine Checkliste für die Organisation oder einen Ablaufplan der ersten Tage enthält.

Um schon früh ein Verantwortungsgefühl gegenüber Team und Unternehmen zu erzeugen, sollte auch die Einführung in die fachliche Arbeit vor dem ersten Arbeitstag beginnen. Hierzu zählen die Bereitstellung relevanter Unterlagen, der erste Kontakt mit Kollegen und die Online-Einführung in noch fremde IT-Systeme mittels Video, Text oder Audio. Damit sich der neue Mitarbeiter auf Anhieb als Teil des Teams fühlt, sollte er bereits zu Mitarbeiter-Events eingeladen werden, die zwischen Vertragsunterschrift und erstem Tag stattfinden.

Mit dem Start in die Berufswelt beginnt ein spannender neuer Lebensabschnitt – so die Hoffnung aller Berufseinsteiger. In manchen Fällen aber sieht die Realität anders aus: Der neue Mitarbeiter ist von seinen Aufgaben enttäuscht oder völlig überfordert und fühlt sich nicht als Teil des Teams. Eine Kurzschlussreaktion in Form einer spontanen Kündigung kann die Folge sein.

Abteilungsleiter, Vorgesetzte und Kollegen müssen hier äußerst aufmerksam sein, denn die meisten Berufseinsteiger trauen sich nicht, ihre Probleme von sich aus anzusprechen. So sollte sich ein Mentor um die berufliche Entwicklung kümmern und je nach Situation Prüfungshilfen oder den Erwerb von Zusatzqualifikationen ermöglichen. Der Vorgesetzte sollte regelmäßig Vier-Augen-Gespräche mit dem neuen Mitarbeiter führen, in denen es um dessen Befinden geht.

Dies sollte parallel zum Tagesgeschäft passieren und alle Beteiligten müssen ihre Aufgaben frühzeitig planen, vorbereiten und erledigen. Auch den übrigen Kollegen kommt eine wichtige Aufgabe zu: Teamgeist zeigen. Ob das gemeinsame Mittagessen oder ein Fußballspiel in der Firmenmannschaft – Gemeinschaftsaktivitäten, und seien sie noch so klein, tragen zur Intergration des neuen Kollegen ins Team bei.

Maßnahmen wie diese entstehen aber nicht spontan, sondern müssen geplant und koordiniert werden. Den meisten Unternehmen fehlen dafür jedoch die Ressourcen. Abhilfe können hier auf Recruiting und Onboarding spezialisierte IT-Lösungen schaffen. Sie automatisieren und standardisieren das Finden, Integrieren und Einarbeiten von Azubis und Trainees. Dem Nachwuchs wird ein Portal in der Art eines sozialen Netzwerks zur Verfügung gestellt.

Hintergrund: Unternehmen müssen die Sprache der jungen Zielgruppe sprechen, offen mit ihr kommunizieren und echtes Engagement zeigen. Nur so können sie den entscheidenden Mehrwert im „War for Talents“ erreichen. Mithilfe eines individualisierten Online-Portals werden den neuen Mitarbeitern alle relevanten Informationen zur Verfügung gestellt. Ob fachlich oder sozial – die Integration des neuen Mitarbeiters ist effektiver, wenn man ihm bekannte Werkzeuge zur Verfügung stellt, die es ermöglichen, sich als Teil einer Community in das Unternehmen einzubringen.