MitarbeiterentsendungWas im Entsendungsvertrag stehen sollte

Global tätige Unternehmen entsenden häufig Mitarbeiter ins Ausland. Die Konditionen der Entsendung werden in einem Entsendungsvertrag geregelt. Was jeder Entsendungsvertrag enthalten sollte.

Viele deutsche Unternehmen sind zunehmend global tätig. Damit verbunden ist meist auch die Entsendung eigener Mitarbeiter ins Ausland. Die Mitarbeiterentsendung wirft viele rechtliche Fragen auf. Vor allem kleine und mittelständische Unternehmen stehen vor der Herausforderung, die Arbeitsverträge richtig zu gestalten und das geltende Recht bei der Entsendung der Mitarbeiter einzuhalten. Ein Entsendungsvertrag zwischen Unternehmen und Mitarbeiter regelt die Entsendung und sollte wenigstens vier Elemente beinhalten: das Weisungsrecht, die Kostenerstattung, die Krankenversicherung und die Arbeitszeiten.

Weisungsrecht und Berichtsstruktur

Bei der rechtlichen Gestaltung der Auslandsentsendung empfiehlt sich ein Blick auf den Arbeitsalltag des Entsendeten: Was sind die Aufgaben des Mitarbeiters vor Ort? Was sind die Ziele der Auslandsentsendung? Sind beide Aspekte definiert, kann festgelegt werden, wer gegenüber dem Mitarbeiter in Zukunft weisungsberechtigt ist und an wen der Expat vor Ort berichtet.

Maßgeblich für die geltende Berichtsstruktur während der Entsendung ist der wirtschaftliche Zweck, der mit der Entsendung des Mitarbeiters erreicht werden soll. Darin fließt auch die Überlegung ein, welchem wirtschaftlichen Interesse die Entsendung dienen soll – dem der Home-Gesellschaft oder dem der Host-Gesellschaft?

Für jede Entsendung bedarf es einer individuellen Anpassung der Weisungsberechtigung und Berichtslinie an lokale und projektspezifische Notwendigkeiten der Entsendung. Dadurch entstehen in der Praxis oftmals, je nach Firmenstruktur, auch doppelte Weisungs- und Berichtsstrukturen.

Mitarbeiterentsendung

Der Begriff Mitarbeiterentsendung hat seinen Ursprung im deutschen Sozialversicherungsrecht. Er bedeutet die weisungsgemäße Aufnahme einer Tätigkeit in einem anderen Land als der Bundesrepublik Deutschland für einen in Deutschland ansässigen Arbeitgeber im Rahmen eines inländischen Beschäftigungsverhältnisses. Die Mitarbeiterentsendung wird unterschieden nach:

  • Dienstreise: bis zu drei Monate
  • Abordnung: drei bis zwölf Monate
  • Delegation: zwölf Monate bis drei Jahre
  • Versetzung: befristeter/unbefristeter Zeitraum

Eine Mitarbeiterentsendung liegt auch dann vor, wenn ein Arbeitnehmer nur für eine bestimmte Tätigkeit im Ausland eingestellt wird und vorher für den entsendenden Arbeitgeber im Inland noch nicht tätig war.

Quelle: finanztip.de/hs-augsburg.de

Reisekosten und Nebenleistungen

Auslandsentsendungen sind in der Regel mit zusätzlichen Kosten verbunden. Dem Arbeitnehmer entstehen durch die Entsendung monetäre und nicht-monetäre Aufwendungen, die der Arbeitgeber ausgleichen muss. Dies sind beispielsweise Kosten für das Visum, eine Aufenthalts- und Arbeitserlaubnis, den Hinflug zwecks Arbeitsaufnahme sowie Umzugskosten. Darüber hinaus können im Gastland die Lebenshaltungskosten höher liegen, zum Beispiel für die Miete oder für die Schulausbildung der Kinder. Diese zusätzlichen Kosten oder Wertdifferenzen muss der Arbeitgeber ausgleichen. Hierfür sind vertragliche Regelungen erforderlich. Der damit verbundene administrative Aufwand sowie die durch Einzelabrechnungen entstehenden Kosten können vermieden werden, indem ein monatlicher Pauschalbetrag an den Arbeitnehmer ausgezahlt wird.

Im Gastland herrschen oft erschwerte Lebensbedingungen, zum Beispiel geringe Sicherheitsstandards oder extremes Klima. Für die erschwerten Bedingungen wird in der Regel ein Ausgleich gewährt. Üblicherweise wird dies durch eine pauschale Zulage abgegolten.

Auch bei der Erstattung von Flügen in die Heimat geht die Entwicklung hin zur Zahlung eines Pauschalbetrags. Diese Handhabung ist oftmals kostengünstiger als eine Zusage für ein fixes Kontingent an Flügen. Ein Kontingent kann gegebenenfalls hohe Kosten verursachen, wenn etwa Flüge erst kurzfristig gebucht werden.

Versicherungen und Krankheitsfall

Abhängig von der gewählten Entsendeform und der Dauer kann es passieren, dass der Mitarbeiter seinen Schutz aus der bestehenden gesetzlichen Krankenversicherung verliert oder die Leistungen nicht ausreichen, um die Krankenkosten im Ausland abzudecken. Dann muss der Abschluss einer privaten Krankenversicherung vertraglich geregelt werden.

Arbeitszeiten und Urlaubstage

Grundsätzlich gelten bei einer Entsendung für Arbeitszeiten und Urlaub die gesetzlichen Regelungen des Tätigkeitslandes. Dennoch ist es ratsam, die zu leistenden Arbeitsstunden in den Vertrag aufzunehmen. Oftmals leisten die entsendeten Mitarbeiter aufgrund der Gegebenheiten vor Ort und enger Zeitvorgaben wesentlich mehr Arbeitsstunden als im Heimatland üblich. Auch wenn die gesetzlichen Regelungen des Gastlandes längere Arbeitszeiten zulassen, sollte vertraglich festgelegt werden, wie die entsendungsbedingte Mehrarbeit ausgeglichen werden soll.

In der Praxis erfolgt der Ausgleich der Mehrarbeit häufig durch pauschale Projektzulagen. Im Hinblick auf die Anzahl der Urlaubs- und Feiertage bedarf es oftmals ebenfalls einer vertraglichen Regelung eines Ausgleichs, wenn die Anzahl der Urlaubs- und Feiertage im Gastland niedriger oder höher ist als im Heimatland.

Fazit

Gerade für kleine und mittelständische Unternehmen, die nur vereinzelt Mitarbeiter ins Ausland entsenden, ist es empfehlenswert, einheitliche vertragliche Standards für die zu regelnden Themen festzulegen. Speziell zu Nachteilsausgleichen, festgelegten Arbeits- und Urlaubszeiten sowie Kostenerstattungen sollten allzu große Differenzen zwischen Mitarbeitern unbedingt vermieden werden. Eine sorgfältig erstellte Vorlage für einen Entsendungsvertrag kann hier eine solide Grundlage bilden.

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