MitarbeiterführungSo gelingt die Führung virtueller Teams

Bei der Führung virtueller Teams ist der Start der Teamarbeit entscheidend. Was zu Beginn der Zusammenarbeit geregelt werden sollte und wie Sie als Führungskraft persönliche Kontakte auch in virtuellen Teams fördern und pflegen.
Von Dr. Eva B. Müller

Die Führung virtueller Teams bringt einige besondere Herausforderungen mit sich. Die Kommunikation läuft überwiegend über Medien und erschwert den Aufbau vertrauensvoller Beziehungen. Ein motivierender Teamgeist kann sich nur schwer ausbilden. Kulturelle Unterschiede führen leicht zu Missverständnissen und zu unterschiedlichen Interpretationen der Aufgaben und Rollen.

Damit die Führung virtueller Teams gelingt, braucht es eine gute Vorbereitung vor Beginn der virtuellen Zusammenarbeit und persönliche Kontakte der Teammitglieder im Alltag. Mit den folgenden Tipps gelingt es Ihnen als Führungskraft, den Teamgeist zu pflegen und die gemeinsamen Ziele zu erreichen.

Start der virtuellen Teamarbeit vorbereiten und durchführen

Je besser Führungskräfte den Start eines virtuellen Teams vorbereiten und durchführen, umso größer ist die Wahrscheinlichkeit des Teamerfolgs. Dazu eignet sich ein ein- bis zweitägiges Kick-Off-Meeting mit allen Teammitgliedern. Idealerweise treffen die Teammitglieder persönlich aufeinander, also von Angesicht zu Angesicht.

Welche Themen sind beim Kick-Off-Meeting für virtuelle Teamarbeit wichtig?

Kennenlernen und persönliche Interaktion

Das Ziel des Kennenlernens ist das Teambuilding, also der Aufbau vertrauensvoller Beziehungen. Vertrauen entsteht leichter, wenn sich die Teammitglieder persönlich sehen, sozial interagieren und eine gegenseitige Sympathie entwickeln.

Aufgaben bei virtueller Teamarbeit klären

Ein wichtiges Ziel zum Start der virtuellen Teamarbeit ist: Sie müssen als Führungskraft gemeinsam mit den Mitarbeitenden klären, wer welche Aufgaben übernimmt und welche Rollen dabei besetzt werden. Wichtig ist, dass alle Aufträge, für die Ihr Team verantwortlich ist, zuverlässig erledigt werden. Dabei ist es hilfreich, wenn Sie weitere Stakeholder vor Ort einbinden, Regeln zur Aufgabenbearbeitung vereinbaren und die Bedeutung von Termineinhaltung deutlich machen.

Technologische Umsetzung der virtuellen Teamarbeit sicherstellen

Ziel ist, die zu nutzenden Kommunikationsmittel zu definieren. Dazu klären Sie als Führungskraft:

  • Wann wird via Telefon, Video-, Audiokonferenz, E-Mail oder persönlich kommuniziert?
  • Wo werden gemeinsam bearbeitete Dokumente abgelegt?
  • Wer beantwortet bis wann welche Anfragen?
  • Wer stellt kompatible und geeignete Kommunikationstechnologie zur Verfügung?
  • Wird diese Technologie von jedem beherrscht?
  • Haben alle Teammitglieder von zu Hause und unterwegs Zugang?

Normen und Regeln der virtuellen Teamarbeit entwickeln und festlegen

In einem Team, das Face-to-Face zusammenarbeitet, entwickeln sich ungeschriebene Regeln der Zusammenarbeit in einem gruppendynamischen Prozess. Anders bei virtuellen Teams. Die Normen und Regeln des virtuellen Teams müssen vereinbart und niedergeschrieben werden. Das geschieht nach einer ein- bis zweistündigen Diskussion in einem Meeting. Die wichtigen Themen sind:

  • Telefon-, Video-, E-Mail- und Audio-Etikette
  • Richtlinien zur zeitlichen Bearbeitung von Telefongesprächen, E-Mails und Voicemails
  • Meeting-Management
  • Einräumen von mehr Zeit für Nichtmuttersprachler
  • Nutzung einer Meeting-Agenda
  • Protokollführung
  • Umgang mit unterschiedlichen Zeitzonen
  • Festlegung einer gemeinsamen Sprache
  • Umgang mit Konflikten

Tipp: Warum virtuelle Teams oft scheitern

In der Praxis scheitern virtuelle Teams häufig und bringen nicht die erwarteten Ergebnisse. Woran liegt das?

Wenig persönliche Kontakte
Vertrauen ist die Grundlage funktionierender Teams und braucht persönliche Kontakte, nicht nur digitale.

Fehlende gemeinsame Regeln
Jedes funktionierende Team besitzt ein Set von gemeinsamen Regeln, nach denen sich zwischenmenschliche Interaktion und Kooperation abspielen. Diese bilden sich in der Regel im Laufe der Zusammenarbeit heraus. Doch virtuelle Teams haben diese Zeit nicht.

Schwelende Konflikte
In virtuellen Teams werden Konflikte aufgrund der räumlichen Distanz meist erst erkannt, wenn es schon zu spät ist und Teammitglieder das Arbeiten einstellen oder das Team verlassen.

Fehlende oder falsche Führung
Virtuelle Teams führen sich nicht von selbst. Sie benötigen einen strukturierten Führungsstil ohne, dass die Kontrolle überhandnimmt.

Kulturelle Unterschiede
Kulturelle Unterschiede in virtuellen Teams werden oft nicht thematisiert. Dies können Unterschiede sein zwischen nationalen Kulturen, Unternehmenskulturen oder funktionalen Kulturen, also zwischen Abteilungen.

Kulturelle Aspekte bei der virtuellen Teamarbeit thematisieren

Während der Team-Meetings sollten die kulturellen Unterschiede der Teammitglieder immer wieder angesprochen werden. Ziel ist es, die vorhandenen kulturellen Unterschiede zu nutzen und kulturelle Konflikte möglichst zu vermeiden. Bei nationalen kulturellen Unterschieden sollten Führungskräfte die typischen kulturellen Unterschiede beziehungsweise Verhaltensweisen mit ihrem Team offen besprechen und klarstellen, dass diese Unterschiede auch Konfliktpotenzial bergen.

Auch zwischen Teammitgliedern aus unterschiedlichen Unternehmen kann es kulturelle Unterschiede geben. Die einen geben sich vielleicht eher harmonisch, andere lieben Wettbewerb und sind es gewohnt, bei der Zusammenarbeit die Ellenbogen einzusetzen. Selbst innerhalb eines einzelnen Unternehmens kann es kulturelle Unterschiede geben. Spannungen können zwischen verschiedenen Abteilungen und Teams innerhalb eines Unternehmens entstehen.

Eine tiefgehende Diskussion der möglichen oder schon bestehenden Konflikte versetzt virtuelle Projektteams in die Lage, in Konfliktsituationen die emotionale Struktur und die Denkstruktur der anderen zu verstehen und dementsprechend zu agieren. Die Führungskraft muss solche Situationen erkennen und mit den Betroffenen Lösungen finden.

Wie Sie als Führungskraft virtuelle Teams im Alltag führen

Nach den ersten Meetings und wenn die virtuelle Teamarbeit sich nach und nach etabliert hat, beginnt für Führungskräfte der Alltag der virtuellen Teamführung. Das Erarbeitete muss umgesetzt und immer wieder gefestigt werden. Das Team muss so geführt werden, dass es engagiert, leistungsstark und erfolgreich bleibt. Wie gelingt das?

Informellen Austausch bei virtueller Teamarbeit fördern

Erfahrungsgemäß fokussieren sich Mitglieder virtueller Teams schnell auf die aufgabenbezogenen Aspekte der Teamarbeit. Das ist der Sinn und Zweck eines Teams. Allerdings kommt dabei die soziale Seite oft zu kurz. Virtuell erfahrene Führungskräfte richten es so ein, dass vor und nach virtuellen Konferenzen kurz Zeit für etwas Smalltalk bleibt, an dem sie selbst regelmäßig teilnehmen und so als Vorbild fungieren.

Online und offline den persönlichen Kontakt pflegen

Auch virtuelle Teams leben von persönlichen Beziehungen. Neben den zahlreichen Online-Meetings reichen ein bis zwei Präsenz- oder Offline-Meetings im Jahr aus, damit Vertrauen aufgebaut und gepflegt wird. Die Teammitglieder, die öfter reisen und häufig in anderen Niederlassungen unterwegs sind, können dies nebenbei für die Pflege informeller Kontakte nutzen.

Gemeinsam feiern

Anlässe für gemeinsame Feiern im Team sind erreichte Ziele und Meilensteine in Projekten, aber auch Jubiläen, Hochzeiten und Geburtstage. Ob der kurze Dankesanruf bei einem Kollegen für die schnelle Hilfe oder eine Webkonferenz, um die erfolgreiche Beendigung eines Projekts gebührend zu feiern: Gesten erhalten die Freundschaft, fördern Vertrauen und den Zusammenhalt des Teams. Sie untermauern zudem die natürliche Autorität der Führungskraft.

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