MitarbeiterführungUnsicherheiten der Mitarbeiter mit dem VUCA-Modell abbauen

Mitarbeiter verspüren große Unsicherheit, wenn sich Rahmenbedingungen und die Arbeitsorganisation ändern. Führungskräfte müssen mit mehr Feedback und Unterstützung reagieren. Die folgenden Beispiele für Fragen und Aussagen der Führungskraft im Mitarbeitergespräch, die aus dem VUCA-Modell abgeleitet sind, helfen dabei.
Von Elton Schwerzel

In Zeiten von ortsunabhängiger Remote-Arbeit, Gig Economy und Homeoffice entstehen nicht nur für Arbeitgeber viele neue Herausforderungen, sondern auch für die Mitarbeiter selbst:

  • Wie strukturiere ich am besten mein Teammeeting oder den Arbeitsalltag im Homeoffice?
  • Wie bleibe ich dabei mit meinen Kollegen und Chefs in regelmäßigem Kontakt?
  • Und wie kann für meinen Vorgesetzten überhaupt klar sein, was ich Zuhause leiste?

Diese Unsicherheiten führen häufig zu überforderten Mitarbeitern, die ihr Potenzial nicht voll ausschöpfen können. Führungskräften obliegt deshalb die Aufgabe, Mitarbeitern zur Seite zu stehen und ihnen ihre Ängste und Sorgen zu nehmen. Eine Lösung, um der Verunsicherung bei Mitarbeitern frühzeitig entgegenzuwirken, sind regelmäßige Mitarbeitergespräche auf Basis des VUCA-Modells.

Neue Rahmenbedingungen führen zu neuen Spielregeln für die Arbeitsorganisation

Das VUCA-Modell (englisch für Volatility, Uncertainty, Complexity und Ambiguity) beschreibt im ursprünglichen Sinn Rahmenbedingungen und Herausforderungen, denen Unternehmen im Zuge der Digitalisierung ausgesetzt sind. Diese lassen sich jedoch auch auf die neuen Herausforderungen der Mitarbeiter wie Homeoffice oder Arbeit in interkulturellen Teams anwenden. Viele müssen aufgrund von innovativen Technologien und Prozessen Fähigkeiten und Fertigkeiten entwickeln, die bis dato schlichtweg noch nicht notwendig waren. Um diesen Prozess erfolgreich zu meistern, helfen regelmäßige Mitarbeitergespräche.

Folgende Beispiele zeigen, wie Hilfe- und Fragestellungen aussehen können und wie sich Führungskräfte am VUCA-Modell orientieren können, wenn sie ihre Mitarbeiter in dieser neuen Arbeitssituation unterstützen wollen. 

Volatility: Ständige Veränderungen meistern

Volatility (Volatilität) beschreibt die Schwankungen und die Schnelllebigkeit, die die Mitarbeiter in der modernen, digitalisierten Welt jeden Tag erleben. So ändern sich Mitarbeiterziele binnen kürzester Zeit oder neue Kenntnisse sind aufgrund neuer Technologien gefragt. Die Folge sind Mitarbeiter, die Schwierigkeiten haben, ihre Aufgaben richtig zu priorisieren, und denen essenzielle Fähigkeiten zur Bewältigung ihrer täglichen To-dos fehlen.

Durch folgende Formulierungen und Aussagen können Sie Ihren Mitarbeitern einen Ankerpunkt bieten, an dem diese sich orientieren können, wenn sich ihr Arbeitsumfeld ständig zu verändern scheint:

Ich finde es klasse, dass Sie sich stets Zwischenziele stecken und das große Ganze nie aus den Augen verlieren!

Lassen Sie uns gerne jeden Freitag einen fixen Termin vereinbaren, an dem wir über Ihre Highlights der Woche sprechen und offene Fragen klären.

Wie Sie das Problem XY gelöst haben, fand ich sehr gut! Behalten Sie das auch bei anderen Aufgabenstellungen bei.

Kommen Sie gerne jederzeit auf mich zu, wenn Sie sich bei der Aufgaben-Priorisierung unsicher sind.  

Folgende Fragen können dabei helfen, herauszufinden, wo der Schuh bei Ihren Mitarbeitern drückt:

Welche Kenntnisse und Fähigkeiten würden Sie gerne erwerben, um sich gut auf die kommenden Jahre vorbereitet zu fühlen?

Was fällt Ihnen im Arbeitsalltag noch schwer und wie kann ich Sie dabei unterstützen?

Hilft es Ihnen, wenn wir wöchentliche Besprechungstermine einführen, um Learnings und Probleme individuell zu besprechen?

Uncertainty: Wenn Dinge nicht planbar sind

Uncertainty (Unsicherheit) meint im Kontext des VUCA-Modells die erschwerte Vorhersagbarkeit von unternehmensrelevanten Ereignissen. Jüngstes Beispiel ist die Corona-Krise. Aufgrund der außergewöhnlichen Umstände und der Social-Distancing-Maßnahmen ist in einer solchen Situation der soziale Zusammenhalt wichtiger denn je. Denn Ihre Mitarbeiter fürchten möglicherweise nicht nur um ihre Gesundheit, sondern auch um ihren Job und ihre Karriere.

Um ihnen diese Angst zu nehmen und Klarheit ins Dunkel zu bringen, treffen Sie deutliche Aussagen, zeigen Sie Perspektiven auf und teilen Sie ehrliches Interesse:

Lassen Sie uns gerne bald in einem gemeinsamen Gespräch diskutieren, wie es unserem Unternehmen derzeit geht und was (personell) für die kommenden Monate geplant ist.

Um auch im Homeoffice stetig in Kontakt zu bleiben, haben wir uns zusätzlich für den Instant-Messaging-Dienst XY und für das Chat-Tool YZ entschieden. Dadurch können Sie ortsunabhängig mit Ihren Kollegen und mir in Kontakt bleiben, sich über die ungewohnte Situation austauschen und bei Schwierigkeiten direkt um Hilfe bitten.

Auch für mich ist dies eine außergewöhnliche Situation und ich möchte gerne gemeinsam mit Ihnen einen Weg finden, diese zu meistern.

Folgefragen bieten Ihnen bei Mitarbeitergesprächen eine Hilfestellung:

Wie kommen Sie mit der neuen Situation zurecht?

Welche Sorgen und Ängste haben Sie?

Gibt es Störfaktoren, die Sie verunsichern, und wie können wir diese neutralisieren?

Complexity: Das Ganze überblicken und Details beherrschen

Complexity (Komplexität) beschreibt die komplexe Vielfalt von Einflussfaktoren, die in gegenseitiger Abhängigkeit zueinander und Interaktion miteinander stehen. So arbeiten heute unterschiedliche Teams an einem Projekt. Bei einem internationalen Produkt-Launch müssen beispielsweise verschiedene Abteilungen, Agenturen und Projektmitarbeiter aus verschiedenen Ländern koordiniert, Aufgaben abgestimmt und Fristen eingehalten werden. Dieser Prozess fordert Fähigkeiten wie Organisationstalent, Durchsetzungsvermögen und Belastbarkeit von ihren Mitarbeitern ab, die für sie möglicherweise ungewohnt sind.

Durch folgende Aussagen können Sie Ihre Mitarbeiter motivieren, sich diesen neuen Herausforderungen zu stellen:

Aufgrund Ihrer Stärke 1 und Stärke 2 bin ich davon überzeugt, dass Sie bestens für diese Aufgabe geeignet sind.

Ich vertraue da voll und ganz auf Ihre Einschätzung und Expertise.

Aus meiner Erfahrung heraus haben Aufgabe 1 und Aufgabe 2 keine Priorität. Konzentrieren Sie sich stattdessen mehr auf folgende Aufgaben …

Folgende Fragestellungen helfen Ihnen, herauszufinden, wo Ihre Mitarbeiter Unterstützung benötigen:

Wie kommen Sie mit dem Aufgabenpensum zurecht?

Wie organisieren Sie sich, wenn mehrere zeitkritische Projekte Ihre Aufmerksamkeit benötigen?

Haben Sie eine bestimmte Strategie, um alle Projekte im Auge zu behalten?

Ambiguity: Mehr Klarheit verschaffen durch Werte und Sinn bei der Arbeit

Ambiguity (Mehrdeutigkeit) bedeutet eine erschwerte Orientierung abseits etablierter Strukturen. Es steht dabei eher das „Warum“ und „Wie“ im Vordergrund anstelle des „Was“. Viele Ihrer Mitarbeiter haben einen anderen Fokus bei der Arbeit. So sind harte Rahmenfaktoren wie Gehalt und Urlaubstage nicht mehr das A und O. Vielmehr rücken Unternehmensvorteile wie flexible Arbeitszeiten, eine gute Work-Life-Balance und eine familienfreundliche Unternehmensführung immer mehr in den Vordergrund.

Diese Aussagen helfen Ihren Mitarbeitern dabei, die eigene Arbeit als sinnstiftend und wertvoll zu betrachten und neue Kraft zu schöpfen:

Mir ist es sehr wichtig, dass Sie sich hier wohlfühlen. Darum kommen Sie bitte jederzeit auf mich zu, wenn Sie das Gefühl haben, dass das Arbeitsklima nicht stimmt oder Ihnen für die Work-Life-Balance etwas fehlt.

Selbstverständlich hat die Mitarbeiterzufriedenheit für mich höchste Priorität und ich verstehe, dass Sie neben der Arbeit auch ein Privatleben haben. Wenn es Ihnen hilft, können Sie gerne nach Absprache auch von Zuhause aus arbeiten.

Sie leisten mit Ihrer Arbeit einen großen Beitrag zum Unternehmenserfolg und dafür möchte ich Ihnen danken.

Durch diese Fragen finden Sie heraus, was Ihren Mitarbeitern wirklich wichtig ist:

Wie sieht Ihr perfekter Arbeitsalltag aus?

Erachten Sie Ihre Tätigkeit als wichtig?

Welche Benefits wünschen Sie sich vom Unternehmen?

Fazit

Durch regelmäßiges, persönliches Feedback erkennen Sie schnell, ob sich bei Ihren Mitarbeitern oder Kollegen Unsicherheit entwickelt oder aufgebaut hat und dieser direkt entgegenwirken. Der eine benötigt vielleicht etwas mehr Freiraum, der andere mehr Struktur oder eine regelmäßige Absprache. Umso wichtiger ist es, dass Sie auf die Bedürfnisse jedes Einzelnen eingehen. So merkt die Person, dass ihr Wohlergehen Priorität hat. Denn Mitarbeiter, die sich wohlfühlen und auf die Unterstützung ihres Teams vertrauen können, bieten Ihrem Unternehmen letztlich den größten Mehrwert.

Zurück zum Artikel