MitarbeitergesprächWie Sie Mitarbeitern Feedback geben

Mitarbeiter brauchen das Feedback von Vorgesetzten, um sich verbessern und weiterentwickeln zu können. Doch wie sollen Sie sich als Führungskraft im Vorfeld und während eines Feedback-Gesprächs verhalten? Wie geben Sie qualifiziertes Feedback?

Vereinbaren Sie mit Ihrem Mitarbeiter einen Termin für das Feedback-Gespräch und nennen Sie den Anlass. Ein Anlass kann zum Beispiel ein bestimmtes Fehlverhalten des Mitarbeiters gegenüber Kollegen sein. In solch einem Fall handelt es sich um ein Kritikgespräch.

Teilen Sie Ihrem Mitarbeiter das Thema des Feedback-Gesprächs mit, damit er sich auf das Gespräch vorbereiten kann. Beispiel-Formulierung: „Ihre Kollegen beschweren sich seit einiger Zeit über Ihre Auffassung von Zusammenarbeit im Projekt. Hierzu habe ich noch Klärungsbedarf und möchte mich deshalb gerne mit Ihnen in einem persönlichen Gespräch darüber unterhalten.“

Wenn Sie Ihrem Mitarbeiter den Anlass für das Feedback-Gespräch mitteilen, lassen Sie sich aber nicht schon vorab auf eine Diskussion mit ihm ein. Auch wenn er meinen sollte, zum Problem direkt Stellung beziehen und sich möglicherweise verteidigen zu müssen. Verweisen Sie ihn auf das anstehende Feedback-Gespräch und vereinbaren Sie einen konkreten Gesprächstermin, der möglichst bald stattfinden sollte. Am besten am gleichen Tag oder in der aktuellen Woche. 

Die Wertschätzung für Ihren Mitarbeiter ist die Grundlage für ein erfolgreiches Feedback-Gespräch. Bringen Sie ihm deshalb schon dadurch Respekt entgegen, dass Sie eine angenehme Atmosphäre schaffen, in der ein konzentriertes Gespräch möglich ist. Das bedeutet: Vermeiden Sie Störungen wie Telefonanrufe oder Anfragen Ihrer Sekretärin oder anderer Mitarbeiter. Schalten Sie Ihr Handy für die Dauer des Gesprächs aus.

Wenn Sie Unterlagen für das Gespräch brauchen, suchen Sie diese schon im Vorfeld heraus und legen sie griffbereit ab. Durch diese Vorbereitung gewinnt Ihr Mitarbeiter den Eindruck, dass Ihnen das Gespräch wichtig ist.

Beginnen Sie das Feedbackgepräch, indem Sie den Anlass des Gesprächs noch einmal nennen und erläutern: „Wir sind heute hier, weil ich Ihnen Feedback über ... geben möchte.“ Im Anschluss sollten Sie Ihrem Mitarbeiter danken, dass er sich trotz seiner laufenden Arbeit Zeit fürs Gespräch genommen hat. Dies drückt Wertschätzung aus. Dann sprechen Sie zunächst etwas Positives an, das Sie an Ihrem Mitarbeiter schätzen. Loben Sie also zunächst. Bei bevorstehender Kritik sollten Sie dies allerdings möglichst kurz halten und auf einen Aspekt beschränken.

Jetzt kommen Sie zum eigentlichen Kern des Feedback-Gesprächs und zum Verhalten des Mitarbeiters, das Sie ändern möchten. Nennen Sie dieses Verhalten und konkretisieren Sie Ihre Beobachtungen: „Bei Ihrem letzten Urlaub war Ihre Vertretung über den Stand Ihrer Arbeit nicht informiert.“ Nennen Sie im Anschluss die negativen Folgen dieses Verhaltens: „Wir mussten deshalb bei einigen Kunden nachfragen, ob Lieferungen fällig sind. Das hat keinen besonders guten Eindruck gemacht.“

Nachdem Sie Ihren Standpunkt vorgebracht haben, lassen Sie den Mitarbeiter zu Wort kommen. Stellen Sie dazu offene Fragen wie zum Beispiel: „Wie sehen Sie die Zusammenarbeit mit Ihren Kollegen?“ Oder: „Was könnte man aus Ihrer Sicht verbessern?“

Versuchen Sie zunächst, einen Konsens darüber zu erzielen, dass etwas verbessert werden muss. Diskutieren Sie verschiedene Möglichkeiten. In Bezug auf das genannte Beispiel könnte das eine verbesserte Übergabe bei Abwesenheit oder eine ausführlichere Dokumentation der Arbeit des Mitarbeiters sein.

Ihr Feedback muss klar und unmissverständlich ausfallen. Wenn Ihnen bestimmte Verhaltensweisen oder die Arbeitsergebnisse Ihres Mitarbeiters nicht zusagen, müssen Sie das auch deutlich ansprechen. Vermeiden Sie dabei unbedingt unsachliche Kritik oder gar Drohungen.

Feedback muss ehrlich gemeint und konstruktiv formuliert werden. Das bedeutet: Versuchen Sie weniger zu kritisieren und stattdessen Möglichkeiten für Veränderungen und Verbesserungen aufzuzeigen. Formulieren Sie die möglichen Verbesserungen als Ideen, so bleibt Ihrem Mitarbeiter noch Spielraum für eigene Vorschläge und Entscheidungen.

Verzichten Sie auf negative Du-Botschaften. Sie enthalten oft abwertende und beschuldigende Botschaften und rufen beim Mitarbeiter eher Widerstand als eine Korrektur seines Verhaltens hervor. Auch Formulierungen mit „man“ oder „wir“ beziehen den Mitarbeiter mit ein und können so ungewollt Blockaden oder Aggressionen auslösen. Beispiele für Du-Botschaften, die Sie vermeiden sollten:

• „Sie sagen immer ...“
• „Sie arbeiten zu langsam.“
• „Weil Sie das getan haben, wird jetzt ... passieren.“

Mit Ich-Botschaften hingegen signalisieren Sie Achtung und Respekt vor Ihrem Mitarbeiter. Sie teilen damit Ihre eigene Meinung und Ihre Gefühle mit. Beispiele:

• „Ich wünsche mir ...“
• „Aus meiner Sicht ...“
• „Meiner Erfahrung nach ...“

In einem Feedback-Gespräch geht es auch um Zielvereinbarungen für die Zukunft. Der Mitarbeiter soll beispielsweise mehr Leistung bringen oder sein Verhalten gegenüber Vorgesetzten, Kollegen oder Kunden ändern. Halten Sie alle Punkte, die Sie im Feedback-Gespräch besprochen haben, schriftlich fest. Das Dokument sollte vom Mitarbeiter und von Ihnen unterschrieben werden. Der Mitarbeiter erhält eine Kopie.

Zum Schluss vereinbaren Sie einen Termin, an dem Sie sich erneut mit dem Mitarbeiter zu einem Feedback-Gespräch treffen und analysieren, welche Fortschritte er bei der Umsetzung der vereinbarten Ziele gemacht hat. Verabschieden Sie den Mitarbeiter mit einem positiven Ausblick in die Zukunft. Beispiel: „Sie werden sehen, dass Ihnen die Umsetzung unserer Vereinbarungen viel bringen wird.“

Das Ziel eines Feedback-Gesprächs ist es, das Verhalten des Mitarbeiters zu ändern. Dazu müssen Lernprozesse beim Mitarbeiter ausgelöst werden. Das gelingt nicht, wenn der Mitarbeiter unter Druck gesetzt wird oder Angst hat. Veränderungen sind wahrscheinlicher, wenn sie freiwillig erfolgen und wenn der Mitarbeiter selbst vom Nutzen überzeugt ist.