MitarbeiterorientierungEinarbeiten von Mitarbeitern

Stellen zu besetzen wird durch den Fachkräftemangel immer schwieriger. Um so wichtiger ist es, dass die neuen Mitarbeiter sich von Anfang an im Unternehmen wohlfühlen und Anlässe, innerhalb der Probezeit zu kündigen, möglichst vermieden werden.

Ins kalte Wasser werfen?

Nach wie vor ist in deutschen Unternehmen eine seltsame Ignoranz gegenüber den Kosten, die eine Stellenbesetzung verursacht, zu beobachten. Je nach Branche kostet eine Stellenbesetzung für einen Mitarbeiter bis zu 15.000 Euro, in kritischen Branchen wie IT oder Bau ist dieser Betrag noch höher. Man sollte also meinen, dass Führungskräfte ein starkes Augenmerk auf das erfolgreiche Implacement, also die Einbindung und das Einarbeiten der neuen Mitarbeiter haben.

Viel zu oft ist das Gegenteil der Fall: Ein kurzer Rundgang durch das Unternehmen, ein Blumenstrauß und ein Händedruck, begleitet mit einem "Viel Glück." Romantisch verklärt nennen viele Führungskräfte diese Form der Einarbeitung "Ins kalte Wasser werfen" oder "Learning by doing". Wenn die neuen Mitarbeiter dann scheitern, wird die Ursache meist in einem verfehlten Einstellungsverfahren gesehen. Stattdessen sollten Sie einige wenige, aber sehr wirksame Regeln des Implacements beachten.

Nutzen Sie die Zeit zwischen Zusage und Arbeitsantritt

Wirksames Implacement beginnt bereits nach der Zusage. Unterhalten Sie sich mit dem Mitarbeiter über Veränderungen, die der Wechsel des Arbeitsplatzes mit sich bringt, und bieten Sie Ihre Hilfe an. Diese kann darin bestehen, dass Sie bei der Suche nach einer neuen Wohnung behilflich sind, Informationen über das Unternehmen, Ihre Branche oder der eventuell neuen Stadt zusenden. Wenn der Mitarbeiter aus einer anderen Stadt kommt und zu vermuten ist, dass ihm die Möglichkeiten der neuen Stadt unbekannt sind, geben Sie gezielt Informationen über Gastronomie, Vereine, Theater und andere soziale Aspekte. Manche Unternehmen haben eine laufend aktualisierte Mappe mit solchen Informationen und senden sie zusammen mit einer Monatskarte des öffentlichen Nahverkehrs zu. Erkundigen Sie sich nach besonderen Schwierigkeiten, die einem Mitarbeiter die Arbeit bei Ihnen vergällen könnte, zum Beispiel sehr lange Anfahrtswege, und überlegen Sie, ob Sie solche Schwierigkeiten mildern oder beseitigen können.

Entwickeln Sie eine Einarbeitungsstrategie

Größere Unternehmen haben ein Standard-Repertoire, mit dem neue Mitarbeiter eingeführt werden. Kopieren Sie von diesen Unternehmen, was zu Ihnen passt. So gibt es immer ein Meeting mit allen Mitarbeitern des Unternehmens, die an einem Tag angefangen haben. Wenn Sie nicht jeden Monat mehrere neue Mitarbeiter begrüßen dürfen, sollten Sie den Mitarbeiter, der die kürzeste Zeit in Ihrem Unternehmen ist, bitten, sich am ersten Tag an der Einführung des neuen Mitarbeiters zu beteiligen.

Oft entstehen durch die Ähnlichkeit der Situation Zweckbündnisse, die neuen Mitarbeitern über die ersten Hürden hinweg helfen. Was immer auch hilft, ist ein (gerne auch mehrtägiger) Durchlauf durch alle Abteilungen des Hauses, bei dem der neue Mitarbeiter die Chance bekommt, Abteilungen und Örtlichkeiten kennen zu lernen. Später bei der eigentlichen Aufgabe hilft dies dem Mitarbeiter, wenn er die internen Ansprechpartner schon kennt und umgekehrt.

Prüfen Sie, ob Sie individuell für jeden neuen Mitarbeiter einen Coach benennen können. Der Vorteil ist, dass der neue Mitarbeiter neben dem Vorgesetzten eine weitere Person hat, an die er sich bei Problemen wenden kann. Was Mitarbeiter ebenfalls bindet sind Seminare und Kurse, die innerhalb der Probezeit gewährt werden.

Der erste Tag

Im Zweifelsfall hat der neue Mitarbeiter Ihr Unternehmen erst ein oder zwei mal von innen gesehen. Versetzen Sie sich in seine Lage und "fühlen" Sie mit ihm. Was könnte gleich am ersten Tag Frustrationen erzeugen? Meist sind es vermeintlich wichtige Statussymbole wie das eigene Büro oder menschliche Probleme mit anderen Mitarbeitern, zum Beispiel große Altersunterschiede oder Probleme mit Rauchern. Manche dieser Probleme können Sie ausschalten, andere können Sie offen ansprechen.

Wenn der Mitarbeiter in einem Großraum-Büro sitzt, erklären Sie die Bedeutung kurzer Wege und schneller Kommunikation. Wenn Sie Schwierigkeiten mit einem Ihrer bisherigen Mitarbeiter erwarten, kann auch hier eine Bemerkung nicht schaden. "Herr Meyer ist manchmal etwas bärbeißig, nehmen Sie das nicht persönlich." Wenn Ihre bisherigen Mitarbeiter rauchen oder andere Neigungen mit externen Effekten haben, stellen Sie klar, dass sie auf den neuen Mitarbeiter Rücksicht nehmen müssen. Der klassische Rundgang durch das Unternehmen, so anstrengend er für den neuen Mitarbeiter auch sein mag, ist sicher sinnvoll, damit alle wissen, welches Gesicht sich hinter dem Namen verbirgt.

Frühe Anzeichen für Fehlentwicklungen

Wenn ein Mitarbeiter die Kündigung bereits ausgesprochen hat, ist es meist zu spät und manchmal auch nicht ratsam, noch entgegen zu steuern. Wer noch etwas ausrichten will, muss Fehlentwicklungen früher erkennen. Stellt der Mitarbeiter keine Forderungen bzw. äußert keine Wünsche? Solche passiven Verhaltensweisen lassen darauf schließen, dass der Mitarbeiter keine Hoffnung mehr hat, seinen Platz in dem Unternehmen zu finden.

Entwickelt er sich immer mehr zum Einzelgänger? Gemeinsames Mittagessen bzw. Kaffee-Trinken ist nicht jedermanns Sache, jedoch fühlen sich die meisten neuen Mitarbeiter am Anfang verpflichtet, diese Rituale mitzumachen. Eine schnelle Verweigerung dieser Rituale ist kein gutes Zeichen. Verlässt der Mitarbeiter nach in der ersten Zeit klaglos geleisteten Überstunden das Unternehmen betont pünktlich? Weitere Indizien sind insgesamt mangelnde soziale Kontakte, Bitten um einzelne freie Tage und eine Neigung zu Standard-Aufgaben, die keinen neuen Lernaufwand erfordern.

Gegenmaßnahmen sind die Zuteilung von besonders interessanten Aufgaben oder die Beteiligung an kleinen Events wie Geschäftsreisen oder Messebesuchen. Mitarbeitergespräche sollten den Tenor haben "Welche Aufgaben machen Ihnen denn besonders Spaß", um den Mitarbeiter vielleicht durch eine andere Fokussierung der Tätigkeiten wieder für das Unternehmen zu gewinnen.

Fünf Tipps, wie Sie neue Mitarbeiter im Unternehmen halten

Erfüllen Sie alle Versprechungen, die Sie geben. Das bezieht sich auch insbesondere auf Kleinigkeiten wie die Bereitstellung von Informationen oder das Besorgen von Büromaterial.
Sorgen Sie dafür, dass der Mitarbeiter bei allen sozialen Situationen eine Einführung erhält: Gehen Sie am ersten Tag mit ihm in die Kantine, stellen Sie ihn in seinem Meeting vor und bitten Sie auch seine Kollegen, sich in dieser Hinsicht zu kümmern.
Stellen Sie sicher, dass der Mitarbeiter zu Beginn nicht ausschließlich mit Routinetätigkeiten betraut wird. Schon zu Beginn sollte er statt dessen Einblicke in die interessanteren Aufgabenfelder erhalten.
Warnen Sie den neuen Mitarbeiter vor häufig auftretenden Problemen: „Wundern Sie sich nicht, wenn es mit der Erteilung der Zugangsberechtigungen nicht gleich klappt. Das braucht seine Zeit.“
Suchen Sie das Gespräch mit dem neuen Mitarbeiter, wann immer das möglich ist. Die Themen sind dabei nicht so wichtig, vielmehr geht es darum, schlechte Stimmungen und Frustrationen aufzuspüren.