MitarbeiterqualifikationTrainingskonzept erstellen in 7 Schritten

Bei der Mitarbeiterqualifizierung sollten Sie systematisch vorgehen. Wie Sie schrittweise ein Schulungskonzept für Mitarbeiter entwickeln.

Die Entwicklung von Qualifizierungsmaßnahmen für Mitarbeiter erfolgt in sieben Schritten:

  1. Bedarfsermittlung
  2. Zielgruppenanalyse
  3. Lernzieldefinition
  4. Konzeptentwicklung
  5. Erstellen der Lernmedien und Lernunterlagen
  6. Erprobung des Konzepts
  7. Durchführung und Erfolgskontrolle

Schritt 1: Bedarf ermitteln

Wenn Unternehmen eine Trainingsmaßnahme für Mitarbeiter beschließen, ist der eigentliche Qualifizierungsbedarf meist noch unklar. Vielmehr wurde ein Problem erkannt, wie: „Unsere Mitarbeiter müssen eigenständiger arbeiten.“ Die erste Aufgabe der Konzept-Entwickler ist dann zu analysieren, ob es sich bei dem Problem überhaupt um ein Qualifizierungsthema handelt. Schließlich könnte es auch sein, dass die Mitarbeiter zu wenig Entscheidungsspielräume haben, weshalb sie Dienst nach Vorschrift verrichten.

Handelt es sich um ein Schulungsthema, stellt sich die Frage, für wen? Denn die Mitarbeiter könnten auch Dienst nach Vorschrift machen, weil ihre Führungskräfte sie autoritär – also primär mit Anweisungen – führen und ihnen nicht die nötigen Informationen geben. Was die realen Problemursachen sind und welcher Schulungsbedarf für wen daraus resultiert, kann meist in Gesprächen ermittelt werden. Es sollten Gespräche geführt werden mit den potenziellen Teilnehmern, mit ihren Führungskräften und mit Personen, mit denen sie im Alltag zusammenarbeiten.

Schritt 2: Zielgruppe analysieren

Nach der Bedarfsermittlung steht fest, welche Mitarbeiter geschult werden sollen und welcher Qualifizierungsbedarf besteht. Im zweiten Schritt müssen die Adressaten der Qualifizierung näher analysiert werden:

  • Welche Vorbildung und Vorerfahrung haben die Teilnehmer bezogen auf das Trainingsthema?
  • Fällt ihnen das Lernen leicht oder schwer?

Wichtig ist auch, die Tätigkeit der Mitarbeiter und das Umfeld der Mitarbeiter im Unternehmen zu analysieren:

  • Mit wem kooperieren die Mitarbeiter im Alltag?
  • Welchen organisationalen Zwängen sind die Mitarbeiter unterworfen?

Diese Fragen sind nötig, um eine passende Lernarchitektur zu schmieden und die Lerninhalte richtig zu justieren. Außerdem kann so ermittelt werden, welche Probleme beim Lernen auftreten können.

Schritt 3: Lernziele definieren

Nach der Analyse des Qualifizierungsbedarfs und der Zielgruppe können die Lernziele auf einer realistischen Basis formuliert werden. Beim Definieren der Lernziele empfiehlt es sich, zunächst ein übergeordnetes Entwicklungsziel zu formulieren. Das Entwicklungsziel sollte aussagekräftig, realistisch, objektiv, messbar und akzeptabel sein. Aus dem übergeordneten Ziel können dann Teil- und Feinziele abgeleitet werden.

Bei Personalentwicklungsmaßnahmen, die auf eine Einstellungs- und Verhaltensänderung abzielen, sollte der Zeitfaktor nicht unterschätzt werden. Es braucht Zeit, bis bei den Teilnehmern die nötige Verhaltenssicherheit entsteht.

Schritt 4: Qualifizierungskonzept entwickeln

Nach diesen Vorarbeiten kann mit dem Entwickeln des eigentlichen Konzepts begonnen werden. Hierzu zählt auch nochmals die Prüfung, welche Lerninhalte für das Erreichen des übergeordneten Ziels unabdingbar und welche nur „nice to have“ sind. Ansonsten werden Trainingskonzepte inhaltlich schnell überfrachtet.

Nun gilt es auch zu ermitteln, mit welchen Methoden und Medien sich die Lernziele erreichen lassen. Ebenfalls sollte analysiert werden, bei welchen Trainingsinhalten es primär um ein Vermitteln von Fachwissen geht und wo eine Verhaltens- oder gar Einstellungsänderung angestrebt wird. Denn hieraus ergibt sich, inwieweit in die Qualifizierungsmaßnahme auch Trainings „off the job“ oder „on the job“ und Coachings integriert sein sollten. Definiert werden sollten auch Maßnahmen, um den Transfer zu sichern.

Schritt 5: Lernmedien und Lernunterlagen entwickeln

Steht das Grobkonzept der Maßnahme, muss es ausgearbeitet werden. Lernmedien und Lernunterlagen müssen entwickelt oder beschafft werden. Falsch ist hierbei der Anspruch, sämtliche Lernkonzepte, Lernmedien und Lernunterlagen neu zu entwickeln.

Unter Kosten-Nutzen-Aspekten ist es oft besser, auf bereits im Markt vorhandene Konzepte zurückzugreifen und diese dem Bedarf des Unternehmens anzupassen. Das gilt insbesondere für die Grundlagenvermittlung zu Themen wie Führung, Verkauf, Konfliktmanagement oder Selbstmanagement.

Schritt 6: Konzept erproben

Nach der Konzepterstellung empfiehlt sich ein Probelauf mit einer kleinen Gruppe. Dabei werden Erfahrungen gesammelt, um das Konzept und die Lernunterlagen weiter zu verbessern. Beim Problelauf lässt sich überprüfen:

  • Wird mit dem Konzept das Entwicklungsziel erreicht?
  • An welchen Punkten ist ein intensiveres Trainieren nötig?

Schritt 7: Maßnahme durchführen und Erfolg kontrollieren

Mit allen Qualifizierungsmaßnahmen sollte eine Erfolgskontrolle verknüpft sein – und zwar hinsichtlich des Lernerfolgs der Teilnehmer und der Kosten-Nutzen-Effizienz. Controllinginstrumente können Lerntests, Kunden- und Mitarbeiterbefragungen sowie Feldbeobachtungen sein. Als Messkriterien können themenabhängig die unterschiedlichsten betrieblichen Kennzahlen dienen, zum Beispiel die Abschlussquote im Verkauf oder die Ausschussquote in der Produktion.

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