MitarbeiterrabattPersonalrabatt aus steuerlicher Sicht

Viele Firmen gewähren ihren Arbeitnehmern Rabatte auf die eigenen Waren und Dienstleistungen. Solche Vergünstigungen lohnen sich für beide Seiten besonders dann, wenn der Fiskus außen vor bleibt. Unternehmen sollten Rabatte nicht ohne eingehende Prüfung der steuerlichen Folgen gewähren. Schnell stufen Betriebsprüfer Preisnachlässe als steuerpflichtigen Arbeitslohn ein und es drohen saftige Nachzahlungen samt Zinsen.

Der sogenannte Personalrabatt ist ein Rabatt auf Waren oder Dienstleistungen, die das Unternehmen selbst herstellt oder anbietet. Dazu zählen etwa Fahrzeuge im Kfz-Handel, handwerkliche Leistungen in Handwerksbetrieben, Freifahrten im Transportwesen oder Behandlungen im Gesundheitswesen, die nicht zu den Kassenleistungen zählen. Als Belegschaftsrabatt ist allerdings nicht begünstigt, was Arbeitgeber überwiegend für ihre Mitarbeiter produzieren, wie zum Beispiel das Kantinenessen.

Wann wird ein Personalrabatt zum steuerpflichtigen Arbeitslohn? Der Maßstab hierfür ist der Preis, der üblicherweise von Endverbrauchern für die Ware oder Dienstleistung bezahlt wird. Es gilt der Zeitpunkt, in dem der Arbeitnehmer den Preisnachlass erhält. Von diesem Endpreis werden pauschal vier Prozent abgezogen. Zahlt der Mitarbeiter nicht weniger als den um vier Prozent reduzierten üblichen Endpreis, dann sieht der Fiskus in der Vergünstigung keinen steuerpflichtigen Arbeitslohn. Fällt der Rabatt höher aus, wird die Vergünstigung steuerpflichtig.

Der zu versteuernde geldwerte Vorteil für den Arbeitnehmer ergibt sich aus der Differenz des um vier Prozent reduzierten üblichen Endpreises abzüglich des vom Mitarbeiter gezahlten Preises.

Vergünstigungen bis 1.080 Euro pro Mitarbeiter und Jahr bleiben steuerfrei. Jeder Euro über diesem Rabattfreibetrag ist steuer- und sozialabgabenpflichtig.

Um Fehlkalkulationen auszuschließen sollten Unternehmen bei der Berechnung des geldwerten Vorteils in Zweifelsfällen immer steuerlichen Rat einholen. So gewährleisten Firmen bei jedem Belegschaftsrabatt eine Win-win-Situation für alle Beteiligten.

Das A und O ist eine sorgfältige Dokumentation. Personalverantwortliche sollten gewährte Rabatte in jedem Fall als Sachbezug im Lohnkonto aufzeichnen und dabei den Abgabeort und den Abgabetag vermerken. So schaffen Firmen Transparenz und können Vorbehalte des Finanzamts leichter ausräumen.