ModerationWie Sie den Zeitplan bei Besprechungen einhalten

Wenn Sie Meetings vorbereiten, sollten Sie für jeden Tagesordnungspunkt (TOP) ausreichend Zeit einplanen. Zeitpuffer bei einer Besprechung sind wichtig und richtig, werden aber oft falsch eingesetzt. Üblicherweise wird bei der Zeitplanung die benötigte Zeit für jeden TOP geschätzt und dann wird noch ein Puffer draufgeschlagen. Trotzdem passiert es immer wieder, dass die Zeitpuffer nicht ausreichen und die Besprechungszeit überzogen wird. Warum das so ist, zeigt das Parkinsonsche Gesetz.

Arbeit dehnt sich so lange aus, wie Zeit dafür zur Verfügung steht. Steht mehr Zeit zur Verfügung, wird die Arbeit länger dauern. Dies besagt das Parkinsonsche Gesetz. Bei Besprechungen gilt dasselbe für die benötigte Zeit der einzelnen Tagesordnungspunkte. Wird zu jedem Tagesordnungspunkt ein Puffer eingeplant, dann wird der Puffer auch genutzt werden. Wenn Sie damit rechnen, dass ein TOP 15 Minuten benötigen wird, Sie im Zeitplan aber noch 5 Minuten als Puffer drauf schlagen, dann wird dieser Tagesordnungspunkt mit Sicherheit nicht nur die benötigten 15 Minuten dauern, sondern die geplanten 20 Minuten – mindestens.

Das liegt daran, dass alle Besprechungsteilnehmer ihr Verhalten dem gesetzten Zeitrahmen anpassen. Ist mehr Zeit eingeplant, fallen Redebeiträge länger aus, es wird ausgiebiger diskutiert und auch Grundsätzliches wird noch einmal thematisiert. Vor Ende der angesetzten Zeit fällt es auch der Moderatorin oder dem Moderator schwer, zum nächsten Punkt überzugehen, wenn der Agendapunkt eigentlich abgearbeitet ist. Ein Puffer, der zu jedem Tagesordnungspunkt eingeplant wird, verlängert die Besprechnung ohne Notwendigkeit.

Statt zu jedem Tagesordnungspunkt einen Puffer drauf zu schlagen, sollten Sie die Zeit knapp kalkulieren. Unter Zeitdruck sind wir in der Lage, schneller, konzentrierter und oft besser zu arbeiten, als wenn uns zu viel Zeit zur Verfügung steht. Dies gilt auch für die meisten Themen in Besprechungen. Deshalb heißt die erste wichtige Regel für die Moderation eines Meetings: Planen Sie pro Tagesordnungspunkt die Zeit knapp ein.

Durch die Knappheit erzeugen Sie die nötige Konzentration auf das Ziel des jeweiligen Agendapunkts und vermeiden ein zu leichtes Abschweifen. Die Teilnehmer gehen fokussierter an das jeweilige Thema heran, wenn sie wissen, dass dafür eine knappe Zeit vorgesehen ist.

Auf Puffer im Meeting sollten Sie aber nicht ganz verzichten, insbesondere dann nicht, wenn die Zeitplanung knapp bemessen ist. Es gilt die zweite Regel für richtige Zeitplanung: Setzen Sie einen Puffer ans Ende der Tagesordnung. Der Zeitpuffer sollte etwa zehn Prozent der gesamten Besprechungszeit betragen.

Der Zeitpuffer sollte für die Teilnehmer allerdings nicht als Puffer sichtbar sein. Die Moderatorin oder der Moderator des Meetings kann den Puffer im letzten Tagesordnungspunkt „verstecken“. Wenn der letzte Punkt geschätzte zehn Minuten dauert, könnten dafür 40 Minuten angesetzt werden. Für die vorangehenden Tagesordnungspunkte entsteht so ein Puffer von 30 Minuten. Die vorangehenden Punkte können bis zu 30 Minuten länger dauern, ohne dass die Zeit für den letzten Punkt knapp wird und die geplante Besprechungszeit überzogen wird.

Wird bei einem TOP ersichtlich, dass die eingeplante Zeit für ein sinnvolles Ergebnis nicht ausreicht, sollte die Besprechungsleitung dies rechtzeitig thematisieren. Die dritte Regel heißt daher: Auf mögliche Zeitüberschreitungen rechtzeitig hinweisen. Rechtzeitig heißt, vor dem Ende der geplanten Zeit.

Dabei wird mit den Teilnehmern vereinbart, wie mit diesem TOP weiter verfahren werden soll. Dazu hilft die Benennung der Möglichkeiten: „Können wir den Punkt in der gesetzten Zeit noch erledigen, wollen wir noch x Minuten vom letzten TOP dazu verwenden, oder müssen wir den Punkt vertagen?“ Oft einigen sich die Teilnehmer dann ganz schnell, ohne die vorgesehene Zeit zu überschreiten.

Wenn ein TOP mehr Zeit als geplant benötigt und die Besprechungsleitung anbietet, Zeit vom letzen Tagesordnungspunkt zu nutzen, legt sie den Zeitpuffer offen. Die Teilnehmer können entscheiden, eine bestimmte Zeit des Puffers zu nutzen, um den TOP sinnvoll abzuschließen. Für die Teilnehmer wird sichtbar, dass jetzt Pufferzeit verbraucht wird. Das verknappt die Pufferzeit, was wiederum den Fokus der Diskussion verbessert. Daher heißt die vierte und letzte Regel: Zeitpuffer gezielt und abgesprochen einsetzen.

Wenn Sie diese Regeln beherzigen, werden Ihre Besprechungen wahrscheinlich pünktlicher enden. Sollte der Zeitpuffer einmal nicht benötigt werden, freuen sich sicherlich auch alle Teilnehmer über ein früheres Ende des Meetings.