MS ProjectWie Sie eine Zeitachse oder Timeline anlegen und formatieren
Seit der Version 2010 ist die Zeitachse in MS Project standardmäßig integriert. In der Timeline lässt sich ein Zeitstrahl aus Phasen, Arbeitspaketen und Meilensteinen aus dem Projekt zusammenstellen und nach Bedarf formatieren. Sie passt sich zudem dynamisch an Terminänderungen im Plan an und kann mit wenigen Klicks in E-Mails oder PowerPoint eingefügt werden.
Erstellen einer Zeitachse
Wie Sie eine detaillierte Zeitachse erstellen, beschreiben wir in diesem Artikel am Beispiel eines Phasenplans für ein Team-Meeting. Darüber hinaus bekommen Sie Tipps zur Formatierung und zum Einfügen der Zeitachse in PowerPoint zur Weiterbearbeitung oder als feste Grafik.
Die Standardansicht nach der Installation von MS Project 2010, 2013 oder 2016 ist das Gantt-Diagramm (2013/2016) beziehungsweise Balkendiagramm (2010) mit einer Zeitachse. Viele Anwender können mit der Zeitachse aber nichts anfangen, blenden sie aus und vergessen sie. Oder sie ärgern sich, weil die leere Zeitachse viel Platz in Anspruch nimmt.
- Blenden Sie die Zeitachse ein oder aus, indem Sie ein Häkchen im Bereich Elemente anzeigen/Zeitachse auf dem Reiter Ansicht setzen oder entfernen.
Vorgänge in eine Zeitachse einfügen
Es gibt mehrere Möglichkeiten, aus Ihrem Zeitplan Sammelvorgänge, einzelne Vorgänge und Meilensteine auszuwählen und der Zeitachse hinzuzufügen. Sie können auch den Projektsammelvorgang, sprich „Zeile 0“, als Balken oder Legende aufnehmen.
Markieren Sie beispielsweise Vorgänge oder Sammelvorgänge im Gantt-Diagramm.
- „Ziehen“ Sie die Vorgänge mit gehaltener Steuerungstaste in die Zeitachse oder wählen Sie im Kontextmenü mit der rechten Maustaste Zur Zeitachse hinzufügen.
Bei Sammelvorgängen werden alle sichtbaren Vorgänge in darunter liegenden Ebenen eingefügt.
Funktion „Vorhandene Vorgänge“ nutzen
- Wählen Sie den Reiter Format aus und klicken Sie in dem Bereich Zeitachse, um die besonderen Formatierungsmöglichkeiten für die Zeitachse zu aktivieren.
- Klicken Sie anschließend auf Vorhandene Vorgänge.
Es öffnet sich ein Dialogfenster mit Ihrer gesamten Projektplanstruktur.
- Kreuzen Sie die benötigten Vorgänge an und bestätigen mit OK.
Nutzen Sie die weiteren Funktionen im Bereich Format/Einfügen nur, wenn Sie Ihrem Projekt zusätzliche Vorgänge oder Meilensteine hinzufügen wollen.
Vorgänge aus der Zeitachse entfernen
- Wählen Sie Vorgänge über die Projektplanstruktur mit dem Reiter Format/Einfügen/Vorhandene Vorgänge ab.
Oder selektieren Sie einen Vorgang oder Meilenstein in der Zeitachse:
- Klicken Sie Entf oder wählen Sie im Kontextmenü mit der rechten Maustaste Aus Zeitachse entfernen.
Zeitachse formatieren
Es gibt mehrere Möglichkeiten für die Formatierung. Wichtig ist, dass Sie vorher, wie oben beschrieben, die speziellen Formatierungsfunktionen für die Zeitachse aktiviert haben.
Projektsammelvorgang als Legende hervorrufen
- Markieren Sie den Projektsammelvorgang
- Ziehen Sie ihn mit gehaltener Steuerungstaste nach oben oder klicken Sie auf Als Legende anzeigen.
Vorgänge oder Sammelvorgänge können auf ähnliche Art als Legende anzeigt werden. Falls die Legenden oder Meilensteintexte übereinander liegen, selektieren Sie eine Legende und bewegen Sie sie mit gehaltener linker Maustaste an eine passende Stelle.
Formatierung von Hintergrundfarbe, Schriftart oder Farbe
- Klicken Sie auf einen Text, Balken oder Meilenstein, um ihn zu markieren.
- Ändern Sie anschließend die Hintergrundfarbe, Schriftart oder Farbe in dem Bereich Schriftart.
Zeitachse in eine Microsoft-Anwendung einfügen
Nachdem Sie die Zeitachse erstellt haben, möchten Sie diese in eine PowerPoint-Datei, in Outlook oder andere Microsoft-Office-Anwendungen einfügen.
- Klicken Sie auf Zeitachse.
- Mit der rechten Maustaste oder durch Klicken auf Zeitachse kopieren wählen Sie Für Präsentation.
- Wechseln Sie zu einer PowerPoint-Datei und fügen Sie die Zeitachse ein.
Damit haben Sie Ihre Zeitachse erstellt und in einen Bericht für das nächste Team-Meeting eingefügt.
Versionshinweis PowerPoint
Ab MS PowerPoint 2010 können Sie je nach Bedarf beim Einfügen mit der rechten Maus zwischen Zieldesign oder Grafik auswählen. Bei Zieldesign können Sie die einzelnen Bausteine der Zeitachse in PowerPoint weiter anpassen und bei Grafik nicht.
Wenn Sie Ihren Bericht fertiggestellt haben, können Sie die Zeitachse ausblenden und jederzeit, oder vor dem nächsten Meeting, wieder einblenden. Bei Planänderungen passt sie sich im Hintergrund automatisch an.