MustervorlageDas optimale Anschreiben zum Angebot

Ein Anschreiben zum Angebot muss aus Kundensicht formuliert und wertschätzend sein. Beachten Sie die folgenden Regeln und orientieren Sie sich an zwei Mustern für Brief und E-Mail, die zeigen, wie das Anschreiben zum Angebot jeweils formuliert sein kann.
Von Dr. Jürgen Fleig

Versenden Sie ein Angebot für Ihre Kunden immer mit einem Anschreiben. Mit dem Anschreiben haben Sie die Möglichkeit, die besonderen Merkmale und den besonderen Nutzen Ihrer Produkte oder Dienstleistungen herauszustellen.

Regeln für die Formulierung des Anschreibens

Der Kunde soll Ihr Angebot verstehen, die Vorteile für sich erkennen und spüren, dass Sie ihn wertschätzen. Beachten Sie für das Anschreiben die folgenden Regeln.

Nutzen nennen und erläutern

Das Anschreiben soll den wesentlichen Nutzen oder Vorteil für den Kunden nennen und kurz erläutern. Im Mittelpunkt des Schreibens steht der wichtigste Grund, warum der Kunde bei Ihnen kaufen soll.

Verständlich und freundlich formulieren

Formulieren Sie das Anschreiben verständlich, positiv und freundlich. Schreiben Sie in der Sprache des Kunden. Er muss das Anschreiben verstehen. Vermeiden Sie juristische oder technische Fachbegriffe, für den Kunden unverständliche Produktbezeichnungen oder Beamtensprache. Mit dem Anschreiben müssen Sie Ihr Angebot nicht juristisch absichern und alles Mögliche regeln oder ausschließen. Sie müssen den Kunden für sich gewinnen.

Alle Vorteile für den Kunden nennen

Alle Aspekte, die Sie ansprechen, sollten so formuliert sein, dass sie für den Kunden ein Vorteil sind. Auch der Preis, falls er im Anschreiben überhaupt genannt wird, sollte positiv vermittelt werden. Der Kunde tätigt eine Investition in seine Zukunft und bekommt dafür Ihre Leistung, die Sie im Angebot beschreiben.

Auf Fehlerfreiheit achten

Achten Sie, wie auch beim eigentlichen Angebot, auf die äußere Form des Anschreibens. Es muss fehlerfrei sein. Dies gilt auch für ein Schreiben, das in einer Fremdsprache formuliert wird.

Auf eine Seite beschränken

Beschränken Sie Ihr Anschreiben möglichst auf eine Seite, denn alle relevanten Informationen stehen im ausführlichen Angebot.

Was gehört in das Anschreiben?

Das Anschreiben zum Angebot besteht aus den folgenden Elementen:

  • Komplette und korrekte Firmenbezeichnung und Anschrift des Kunden
  • Ansprechpartner mit Titel im Adressfeld und in der Anrede
  • Betreff enthält: Bezug zur Ausschreibung oder Aufforderung zur Angebotsabgabe, zentrales Leistungsmerkmal Ihres Angebots sowie gegebenenfalls die Angebotsnummer
  • Dank für die Möglichkeit, ein Angebot abgeben zu dürfen
  • Bezug zum wichtigsten Ziel, das der Nachfrager in seiner Ausschreibung benannt hat
  • Wichtigster Grund, der für Ihr Angebot spricht
  • Bei Bedarf Erläuterungen und Hinweise zum Aufbau oder Inhalt des Angebots
  • Weitere Vorteile für den Kunden
  • Ankündigung, dass Sie in einigen Tagen nachfragen werden
  • Freundlicher Abschluss mit Hinweis auf den nächsten Schritt, den der Kunde nun tun sollte
  • Persönliche Unterschrift und eigene Kontaktdaten
  • Anlagenverweis zum Angebot

Muster für ein Anschreiben zum Angebot als Brief

Musterfirma GmbH
Dr. Michaela Müller
Musterstraße 20
12345 Musterstadt

TT.MM.JJJJ

Ihre Auftragsausschreibung Nummer 98765 vom TT.MM.JJJJ
Unser Angebot „Spritzgusswerkzeug mit automatischer Wechselvorrichtung“
Angebotsnummer 45678

Sehr geehrte Frau Dr. Müller,

herzlichen Dank für Ihre Anfrage zu einem Angebot, um Ihre Produktionsabläufe zu optimieren. Wir bieten Ihnen ein nach Ihren Anforderungen entwickeltes Spritzgusswerkzeug an. Dieses konstruieren wir so, dass Sie einen automatischen Wechsel des Werkzeugs in kürzester Zeit durchführen können. So reduzieren Sie Ihre Stillstandszeiten auf ein Minimum.

Im beiliegenden Angebot stellen wir die konstruktiven und funktionalen Merkmale und Elemente des Werkzeugs vor; mit der Preiskalkulation sind wir sicherlich innerhalb Ihrer Budgetvorgaben. Wir können Ihnen das Spritzgusswerkzeug spätestens vier Wochen nach Auftragserteilung liefern.

Darf ich Sie am TT.MM.JJJJ nachmittags anrufen, um noch offene Fragen zu klären? Selbstverständlich können Sie mich auch vorher schon ansprechen. Ansonsten stünde einer Auftragserteilung nichts mehr im Wege. Ich würde mich sehr freuen und versichere Ihnen eine termingerechte Ausführung genau nach Ihrer Spezifikation.

Mit freundlichen Grüßen

Werkzeugfirma AG
i.V. Max Mustermann
Leiter Vertrieb der Werkzeugfirma AG

Telefon: 01234-56789
E-Mail: max.mustermann@werkzeugfirma.de

Anlage:
Angebot „Spritzgusswerkzeug mit automatischer Wechselvorrichtung“ für Angebotsnummer 45678

Angebot per E-Mail versenden

Wenn Sie Ihr Angebot per E-Mail versenden, gelten für das Anschreiben die gleichen Regeln. Der Betreff ist allerdings kürzer: Ausschreibung oder Anfrage des Kunden, gegebenenfalls mit Ausschreibungsnummer sowie zentraler Vorteil Ihres Angebots in drei Wörtern. Der Text des Anschreibens in der E-Mail-Version kann der gleiche sein wie beim Anschreiben per Brief, kann aber auch knapper ausfallen. Sie können dem Angebot zusätzlich ein ausführliches Anschreiben im Anhang der E-Mail beifügen. In diesem Fall erstellen Sie das ausführliche Anschreiben wie bei der Brief-Version und hängen es als PDF-Datei an.

Muster für ein Anschreiben zum Angebot als E-Mail

Betreff:
Ihre Ausschreibung 98765 – unser Angebot „Spritzgusswerkzeug mit automatischer Wechselvorrichtung“

Sehr geehrter Herr Dr. Müller,

herzlichen Dank für Ihre Anfrage zu einem Angebot, um Ihre Produktionsabläufe zu optimieren. Wir bieten Ihnen ein nach Ihren Anforderungen entwickeltes Spritzgusswerkzeug an. Dieses konstruieren wir so, dass Sie einen automatischen Wechsel des Werkzeugs in kürzester Zeit durchführen können. So reduzieren Sie Ihre Stillstandszeiten auf ein Minimum.

Alles Weitere finden Sie im Angebot und im Begleitschreiben im Anhang.

Darf ich Sie am TT.MM.JJJJ nachmittags anrufen, um noch offene Fragen zu klären? Sie können sich vorher gerne auch bei mir melden.

Mit freundlichen Grüßen

Werkzeugfirma AG
i.V. Marion Mustermann
Vertriebsleitung der Werkzeugfirma AG

[Signatur]

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