Nachhaltiges PersonalmanagementNeue Mitarbeiter erfolgreich einarbeiten

Der erste Arbeitstag eines neuen Mitarbeiters beginnt. Neben freudiger Erwartung auf beiden Seiten – vorhandenes Personal und Neuankömmling – liegt auch Anspannung in der Luft. Die ersten Gespräche mit den Kollegen und der Führungskraft stehen an. Aus betrieblicher Sicht handelt es sich um eine nahezu alltägliche Situation und aus der Perspektive des Betroffenen um eine große Herausforderung. Weder kennt er die offiziellen und inoffiziellen Regeln der Zusammenarbeit noch die eingespielten Arbeitsabläufe, die für die anderen selbstverständlich sind. Seine Gedanken kreisen um Fragen wie: Was darf ich hier tun? Wer sind die anderen Teammitglieder? Werde ich meinen Aufgaben gewachsen sein?

Die Folgen des eigenen Tuns lassen sich noch nicht abschätzen und es beginnt die Suche nach einem der Situation angemessenen und den vermuteten Anforderungen entsprechendem Verhalten – um einen Lernprozess. Neuere Ergebnisse der Lernforschung zeigen: Menschen kommen als kompetente Lerner auf die Welt und können Erstaunliches lernen, wenn man sie nur lässt und nicht kränkt, entmutigt und langweilt. War es bisher gängige Annahme, Wissen könne von einer Person auf die andere übertragen werden – die Verantwortung für den Lernerfolg liege somit bei der Führungskraft – hat sich die Einschätzung mittlerweile gewandelt. Der Chef wird zum Lernbegleiter und Unterstützer. Nachhaltig agierende Führungskräfte vermitteln stets Lernzutrauen und Lernbegleitung, keine Belehrung oder gar bloße Erledigung von Lerninhalten.

Doch zurück zu den Personen, die sich Kompetenzen und Wissen aneignen müssen: Emotional schwanken neue Mitarbeiter zwischen Angst und Neugierde. Sie sind hin- und hergerissen zwischen Zurückhaltung und vorsichtiger Annäherung. Zentral ist in dieser Phase der Wunsch nach Orientierung. Hier sind die Vorgesetzten gefragt, die Strukturierungsvorgaben übermitteln sollten. Denn in der Praxis zeigt sich, dass gerade in kleinen und mittelständischen Unternehmen schon am ersten Arbeitstag Verbesserungsbedarf bei der Betreuung neuer Mitarbeiter besteht.

Häufig anzutreffen ist folgende Situation: Der oder die Neue wird mit einem Handschlag und einigen Floskeln durch den Vorgesetzten begrüßt. Anschließend heißt es arbeiten. Aber wie? Die eigene Unsicherheit mit nach außen getragener Souveränität überspielend, geht der frisch gebackene Mitarbeiter ans Werk. Abgesehen von den negativen Auswirkungen auf die Arbeitsmotivation des Neuankömmlings, verzögert sich durch einen solchen Fehlstart die gesamte Einarbeitungszeit und die Produktivität leidet.

Wie könnte es besser laufen? Nach einem Rundgang durch die Abteilung lädt der oder die Vorgesetzte sofort am ersten Tag zu einem Einführungsgespräch ein. Darin werden die Firmenphilosophie, die Tätigkeit, formelle wie informelle Teamregeln sowie die Erwartungen an den Mitarbeiter transparent gemacht. Je individueller der Chef dabei auf den Neuen eingeht, desto besser lässt dieser sich gewinnen. Die Führungskraft bietet für die ersten Monate regelmäßige Feedbackgespräche an. Ergänzend überreicht sie ihm eine Mappe mit allen wichtigen Informationen für Neulinge.

Einarbeitung beinhaltet neben der Freude, Neues zu lernen, auch die Möglichkeit des Scheiterns und Enttäuschungen. Führungskräfte müssen hier als Begleiter und Motivatoren tätig werden. Denn Mitarbeiter, die engagiert und zielstrebig arbeiten, ziehen ihren Antrieb aus der Tätigkeit selbst – sie identifizieren sich mit dem Unternehmen und seinen Zielen. Die Frage ist, wie ein solcher Zustand von Vorgesetzten gefördert werden kann. Nachhaltig und intrinsisch motivierend wirkt bei den meisten Menschen eine Umgebung, die Freiräume gewährt, etwas bewirken zu können – und durch die er oder sie bei Erreichen des Ziels belohnt wird.

Auf Seiten der Vorgesetzten ist eine nachhaltige Führung gefragt, die sowohl leistungsorientiert ist, als auch ihrer sozialen Verantwortung gerecht wird. Der bekannte Organisations- und Wirtschaftspsychologe von Rosenstiel äußert in diesem Zusammenhang: „Wenn er (Vorgesetzter) dann in einer für den Mitarbeiter spezifischen Weise mit ihm umgeht, ihn ernst nimmt, wertschätzt, ihn nicht über- oder unterfordert, ihn rechtzeitig in einer für ihn angemessenen Weise informiert, motiviert und in den Entscheidungsprozess einbezieht, dann ist dies der Weg zum Erfolg.“

Einarbeitung ist immer ein individueller Vorgang. Patentlösungen gibt es nicht. Die Wissenschaft liefert aber Anregungen zur Lösung der damit verbundenen Herausforderungen. Eine der gängigsten Theorien zur Mitarbeitermotivation entwickelte der amerikanische Psychologe Frederick Herzberg. Im Rahmen seiner „Zwei-Faktoren-Theorie“ bezieht er sich auf so genannte Motivatoren, die die Arbeitszufriedenheit und damit die Antriebskraft einer Person steigern. Zu den bekanntesten Motivatoren zählen:

• Wertschätzung
• Anerkennung
• Mehr Verantwortung
• Arbeitsinhalt

Die Arbeit selbst empfindet ein motivierter Mitarbeiter als erfüllend. Dies setzt voraus, dass er nicht nur routinemäßig abzuhandelnde Tätigkeiten zugewiesen bekommt. Ganz im Sinne der gekannten Motivationstheorie von Herzberg liegt ein Schwerpunkt der Chef-Tätigkeit in der Schaffung von intrinsischen Anreizen zur Leistungsmotivation.

Bei der effektiven und nachhaltigen Einweisung neuer Mitarbeiter wird der Schwerpunkt auf Ermutigung und Anerkennung gelegt. Transferorientiert wird der Lernprozess der Einarbeitung dann, wenn nicht nur die bloße Erledigung von Berufsinhalten oder Belehrungen auf der Tagesordnung stehen, sondern die Kompetenzen des Neulings erkannt und gestärkt werden. Denn in vielen Berufen sind die Mitarbeiter als fachkundige Experten gefragt, die mitdenken und sich aktiv einbringen. Wettbewerbsvorteile im Kampf um die klügsten Köpfe bringt ein durchdachtes, breit angelegtes Regiebuch für die Einarbeitung neuer Arbeitnehmer mit folgenden Angaben:

• Wer genau kümmert sich um den neuen Stelleninhaber?
• Was sind die Erwartungen des Vorgesetzten beziehungsweise der Kollegen an den Stelleninhaber?
• Welche Erwartungen verknüpft dieser wiederum mit dem neuen Arbeitsplatz?
• Was sind die Ziele und Inhalte der Tätigkeit und wie sind hier Prioritäten zu setzen?
• Welche technische Ausstattung muss der Arbeitsplatz haben?
• Auf welchen Wegen sollen neuen Mitarbeitern Anerkennung und Wertschätzung vermittelt, ihr Selbstwert gestärkt und mögliche Hemmungen abgebaut werden?
• Welche kommunikationsfördernden Gesprächstechniken, Umgangsformen, Rituale, Gesten und Symbole sollen eingesetzt werden?
• In welcher Form soll die formelle und informelle Integration ins Team erfolgen?
• Wann und in welchem Turnus sollten Feedbackgespräche mit dem Vorgesetzten erfolgen?

In kleinen und mittleren Unternehmen kann der Chef nicht ständig zur Verfügung stehen. Daher wird eine fachlich und persönlich geeignete Person benannt, die den Vorgesetzten – bezogen auf den ersten Aufzählungspunkt oben – entlastet. Bei der Erstellung dieses Leitfadens ist es wichtig, Worte mit konkreten Taten zu verbinden. An diesem Punkt kommt die Führungs- und Unternehmenskultur ins Spiel:

• Inwieweit wird Wert auf die nachhaltige Einarbeitung gelegt?
• Wurde bei vergangenen Neueinstellungen eine Einarbeitungsdokumentation erstellt?
• Wird diese regelmäßig aktualisiert und angewendet?

Die zielgerichtete Einweisung durch die Führungskraft und gegebenenfalls die Kollegen geht dabei von dem Leitbild des selbstgesteuert lernenden Arbeitnehmers aus. Berücksichtigt werden muss auch die letzte Einarbeitungsphase des Mitarbeiters. Gerade bei älteren Beschäftigten kann die letzte Einführung schon länger zurückliegen. In diesem Fall ist eine Sicherheit und Vertrauen stiftende Atmosphäre ohne zusätzlichen Stress von besonderer Bedeutung. Die Kunst liegt in einem motivierenden Regiestil, der nicht nur mit dem üblichen Standardrepertoire daherkommt. Als hilfreiches Zaubermittel erweist sich häufig Humor.

Am Ende der Einarbeitung verfügt der neue Mitarbeiter im Idealfall über das Rüstzeug, seine zukünftigen Arbeitsziele zu erreichen. Doch glaubt er auch selbst an seinen Umsetzungserfolg? Ist er in der Lage und motiviert, seine Tätigkeit auszuüben? Genau zu diesem Zeitpunkt sollte im Sinn des kontinuierlichen Verbesserungsprozesses eine Selbstreflexion der Führungskraft unter der Fragestellungen erfolgen: Was lief gut beziehungsweise schlecht bei der Einarbeitung und was lässt sich bei zukünftigen Einarbeitungen optimieren?