Freundlich absagenSo sagen Sie höflich Nein
Wann sollten Sie freundlich absagen?
Manchmal kommen Vorgesetzte, Kolleginnen, Kollegen oder Kunden zu uns, damit wir für sie etwas erledigen, was nicht unsere Aufgabe ist. Solchen Wünschen können wir aus Gefälligkeit nachkommen. Aber das kostet Zeit, die uns dann bei unseren eigentlichen Aufgaben fehlt.
Deshalb müssen wir auch mal absagen oder Nein sagen. Mit den folgenden Tipps fällt das Nein sagen leichter.
Begründung für das Nein angeben
Ein Nein wird vom Bittenden leichter akzeptiert, wenn er diese Entscheidung nachvollziehen kann. Wenn Sie Ihr Nein begründen, wird es nachvollziehbar und verständlich. Auch Ihnen fällt es leichter, es auszusprechen, wenn Sie sich über den Grund im Klaren sind. Dabei kommt es gar nicht auf das Gewicht des Grundes an. Entscheidend ist, dass überhaupt ein Grund genannt wird.
Nein sagen mit Begründung
- „Ich kann das heute leider nicht mehr erledigen, weil ich meiner Tochter versprochen habe, sie von der Schule abzuholen.“
- „Ich kann diese Aufgabe leider nicht für dich übernehmen, weil ich mich dazu erst aufwendig einarbeiten müsste.“
- „Ich kann Ihnen leider keinen weiteren Rabatt einräumen, weil wir hier schon einen sehr günstigen Sonderpreis angesetzt haben.“
Direkt im Anschluss an eine solche Aussage kann eine Pause entstehen, weil der Gesprächspartner nicht mit dieser Antwort gerechnet hat. Diese Pause von wenigen Sekunden müssen Sie aushalten. Sagen Sie nichts. Meist weichen Sie ansonsten Ihr Nein wieder auf. Nach Ihrer Nein-Aussage ist der Gesprächspartner am Zug, zu reagieren.
Manchmal haken die Gesprächspartner am genannten Grund ein. Etwa nach dem Motto: „Aber dann könntest du doch …“. Bleiben Sie bei Ihrem Nein, lassen Sie sich auf keine Diskussion über den genannten Grund ein.
Wiederholen Sie: „Nein, das geht nicht.“ Nur dieses Mal ohne weitere Begründung.
Sich Nein-Antworten zurechtlegen
Bereiten Sie sich vor. Überlegen Sie sich Nein-Antworten für typische Situationen, in denen Vorgesetzte, Kolleginnen, Kollegen oder Kunden Sie um etwas bitten, das Sie nicht gewähren können oder wollen. Schreiben Sie diese Antworten wortwörtlich so auf, wie Sie sie sagen wollen und behalten Sie die Antworten in Griffweite. Die drei oben genannten Beispiele zeigen, wie solche Nein-Antworten formuliert sein können.
Nein sagen fällt den meisten Menschen schwer, weil sie meinen, andere damit zu verletzen. Selbst wenn sie Nein sagen wollen und sich das fest vorgenommen haben, schaffen sie es nicht, es im entscheidenden Moment tatsächlich zu sagen. Stattdessen weichen sie aus, geben nach – und am Ende kommt beim Gegenüber doch ein „Ja“ an. Die Folge: Sie ärgern sich über sich selbst. Deshalb sollten Sie Ihre Nein-Antworten aufschreiben.
Nein sagen üben
Auch wenn die Nein-Antwort aufgeschrieben ist, fällt das Aussprechen in der konkreten Situation vielen Menschen immer noch schwer. Üben Sie deshalb zu Hause: Sagen Sie die Nein-Antwort mehrmals vor einem Spiegel laut auf oder sprechen Sie sie Ihrem Partner oder einem Freund vor. Dinge, die uns schwerfallen, müssen trainiert werden.
Ja-Sagen mit Aufschub und Gegenleistung verlangen
Wenn es Ihnen dennoch immer wieder schwerfällt, Nein zu sagen, dann fordern Sie wenigstens einen Aufschub oder eine Gegenleistung. Das gilt auch für den Fall, dass Sie theoretisch Nein sagen könnten, aber praktisch Nachteile damit verbunden sind. Wer seine Vorgesetzten immer wieder mal abblitzen lässt, hinterlässt keinen guten Eindruck. Wer die Bitte einer Kollegin brüsk zurückweist, darf sich nicht wundern, wenn diese genauso reagiert, wenn man ihre Hilfe bräuchte.
Deshalb kann aus dem Nein ein Ja werden – wenn es eine Gegenleistung dafür gibt. Auch solche Formulierungen sollten Sie sich zurechtlegen.
Beispiele für das Ja-Sagen mit Aufschub
- „Ich kann das für Sie erledigen. Heute und morgen komme ich aber nicht dazu. Übermorgen haben Sie es auf dem Schreibtisch.“
- „Ich kann diese Aufgabe für dich übernehmen. Momentan muss ich aber XY noch fertig machen. Kannst du mich am Montag noch einmal darauf ansprechen?“
Gegenleistung einfordern
- „Ich werde diesen Auftrag gerne für Sie übernehmen. Derzeit stehen noch drei andere Aufgaben an. Bitte sagen Sie mir, was für Sie aktuell wichtiger ist.“
- „Ich kann diese Aufgabe für dich übernehmen. Kannst du mich dafür nächste Woche bei der Besprechung vertreten?“
Alternativen anbieten
Eine andere Variante des Nein-Sagens ist, Alternativen anzubieten. Das fällt sehr viel leichter, als einfach Nein zu sagen. Für den Gesprächspartner ist diese Antwort meistens auch akzeptabel. Überlegen Sie sich Alternativen, mit denen Sie der Bitte entgegenkommen, die für Sie aber keinen wesentlichen Mehraufwand bedeuten.
Alternativen anbieten
Kollegin: „Hast du gerade Zeit für mich?“
Ihre Antwort: „Jetzt nicht, du kannst mir aber eine E-Mail senden.“
Kollege: „Kannst du die Aufgabe aus unserem Projekt übernehmen?“
Ihre Antwort: „Das kann ich leider nicht, weil ich selbst bis Montag noch zwei Besprechungen vorbereiten muss. Ich kann dir aber gerne meine Unterlagen zur Verfügung stellen.“
Chefin: „Können Sie heute Abend noch den Bericht mit mir durchgehen?“
Ihre Antwort: „Heute Abend kann ich leider nicht, weil ich meine Tochter abholen muss. Sie können mir aber den Ausdruck mitgeben und ich schaue es mir gleich morgen früh an.“
Nein sagen heißt Prioritäten zu setzen
Nein-Sagen ist eine besondere Form der Prioritätensetzung. Sie legen damit fest, was Ihnen wirklich wichtig ist. Wenn Sie auf jede Bitte mit „Ja“ antworten, dann legen andere für Sie Ihre Prioritäten fest – nicht selten zu Ihrem Nachteil. Am Ende bekommen Sie Ihre eigenen Aufgaben nicht erledigt und geraten in Stress.
Beachten Sie auch: Gerade beim Nein-Sagen macht der Ton die Musik. Bleiben Sie mit Ihrem Nein immer sachlich, respektvoll und freundlich – aber auch bestimmt. Es geht nicht darum, den Gesprächspartner als Mensch zurückzuweisen, sondern um die Sache oder die Bitte.
Wenn Sie gelernt haben, Nein zu sagen, sollten Sie dennoch nicht jede Bitte abschlagen. Lässt Ihr Zeitplan es zu, steht nichts Wichtigeres an und wollen Sie dem Kollegen einen Gefallen tun, können Sie auch Ja sagen. Dann jedoch sollten Sie auch wirklich „Ja“ meinen und Ihre Zusage nicht bereuen.