Neue MitarbeiterWie das digitale Onboarding gelingt

Das Homeoffice fordert neue Teamstrukturen. An welchem Ort Mitarbeiter sitzen, spielt zunehmend keine Rolle mehr. Mehr und mehr Unternehmen probieren moderne Bürokonzepte aus. Doch wenn ganze Teams im Homeoffice sitzen, muss auch das Onboarding neuer Kolleginnen und Kollegen digital möglich sein. Wie funktioniert das?

Es braucht Maßnahmen, die Nähe und Teamgeist virtuell vermitteln können. Der Kontakt zu den neuen Kollegen wird im digitalen Raum deutlich erschwert. Dadurch geht viel an zwischenmenschlichem Gefühl verloren. Für einen einfachen virtuellen Start müssen Personalabteilung (Human Resource, HR) und Führungskräfte das Teambuilding mit gezielten Onboarding-Maßnahmen digitalisieren.

Wie werde ich als neuer Mitarbeiter, neue Mitarbeiterin Teil des Teams? Für eine gute Einarbeitung sollten sich Arbeitgeber in Arbeitnehmer hineinversetzen. Sprich: Im Vorfeld die Onboarding-Journey durchgehen. Dazu gehört, dass die Abstimmung untereinander per Video, Telefon oder Chat ab dem ersten Tag funktioniert.

Die technische Infrastruktur dazu bieten Tools wie beispielsweise Slack, MS Teams oder Google Hangouts. Alle Dienste bieten die Möglichkeit des gemeinsamen digitalen Arbeitens. Dazu gehören Video-Meetings und das Teilen von Dokumenten genauso wie das Chatten für einen schnellen Austausch.

Je mehr persönliche Nähe in der Anfangszeit übermittelt wird, desto größer die Verbundenheit zum neuen Arbeitgeber. Ein guter Start ist in jedem Fall die persönliche Begrüßung durch den Vorgesetzten. Wenn Führungskräfte sich am ersten Tag vorstellen, fühlen sich neue Teammitglieder wertgeschätzt und gut aufgehoben. Wenn es persönlich nicht möglich ist (wie in der momentanen Situation), empfiehlt es sich, dies per Video-Meeting zu machen. Auch ein Willkommenspaket mit kleinen, möglichst gebrandeten Geschenken vermittelt ein Stück weit Unternehmenskultur und kann das Gemeinschaftsgefühl steigern.

Oft ist es gerade am Anfang nicht leicht, den Kontakt zu den noch unbekannten Kollegen herzustellen. Manchmal funktioniert die Technik nicht einwandfrei oder es gibt andere Herausforderungen. Hier empfiehlt es sich, dass sich alle Ansprechpartner und Kollegen zu Beginn in einem Video-Call vorstellen. Dann fällt es meist leichter, bei Problemen direkt nachzufragen.

Darüber hinaus kann eine persönliche Willkommenspatin ein effizientes Mittel darstellen. Diese sollte ihre Aufgaben kennen, dafür geschult sein und die benötigte Zeit haben. In Mobile-Office-Zeiten gehört es dazu, den neuen Kollegen auf einem virtuellen Rundgang durch das Büro mitzunehmen oder am geteilten Bildschirm Arbeitsdokumente zu erläutern. Zusätzlich können kurze Erklärvideos helfen, sich im hauseigenen Kollaborationssystem zurechtzufinden oder das nötige IT-Sicherheitstraining zu absolvieren.

Eine gute Teamkultur verschafft Motivation und damit auch mehr Unternehmenserfolg. Führungskräfte und HR sollten daher schnell dafür sorgen, dass neue Mitarbeiter Teil des Teams werden.

Dabei helfen Maßnahmen wie ein digitales Kaffeetrinken oder ein Mystery-Lunch. Hier treffen sich Mitarbeiter mit wechselnden Personen zum virtuellen Mittagessen. Auch ein Speed-Dating nach vorgefertigtem Script hilft den Neuen, ein Gespür dafür zu bekommen, wie Kolleginnen, Kollegen und Unternehmen ticken.

Ein gutes Weiterbildungsprogramm macht den Arbeitgeber attraktiver und erleichtert das Onboarding – gerade dann, wenn den Mitarbeitern bestimmte technische Skills noch fehlen. E-Learning sollte daher direkt von Beginn an Teil der Einarbeitung sein.

Dazu gehören technische und fachliche Webinare oder ein persönliches Coaching. Auch sprachliche Skills sind mehr als ein nice-to-have. Wenn sich Teams dezentral zusammensetzen und Unternehmen international agieren, können sprachliche Barrieren die Teamdynamik bremsen. Durch ein besseres Verständnis untereinander lässt sich der Zusammenhalt ausbauen – intern und im Kundenkontakt. Gerade hier ist eine reibungslose Kommunikation wichtig.

Um das Online-Training auch im Homeoffice anzubieten, bedarf es keiner neuen Software. Einige Anbieter bieten mit einer cloudbasierten Lösung einen einfachen Zugang zum digitalen Lernen. Das Training ist oft auf individuelle Lernziele zugeschnitten, sodass neue Mitarbeiter jederzeit einsteigen können. Moderne Formate wie das Lernen in virtuellen Klassenverbänden fördern die Zusammenarbeit und das Gemeinschaftsgefühl.

Wenn nach den ersten Wochen die ersten Hürden bewältigt sind, müssen Unternehmen darauf achten, dass sie ihre neuen Mitarbeiter nicht direkt sich selbst überlassen. An festen sozialen Beziehungen innerhalb der Teams sollte konstant gearbeitet werden. Es braucht den regelmäßigen Austausch.

Ein gemeinsames Stand-up-Meeting am Morgen sorgt für einen guten Start in den Tag. Das wöchentliche One-on-One mit der Vorgesetzten gibt wertvolles Feedback. Gerade im digitalen Raum braucht es noch viel mehr Lob und Wertschätzung, damit die Motivation bestehen bleibt. Nur über das persönliche Gespräch wissen Vorgesetzte, wie sich ihre neuen Mitarbeiter fühlen oder welche Probleme sie haben. Zum virtuellen Arbeiten gehört also eine gewisse Routine. Abläufe müssen klar sein, Meetings regelmäßig, Verantwortlichkeiten geregelt.

Neue Mitarbeiter bleiben, wenn sie ein gutes Gefühl vermittelt bekommen und die Arbeit Spaß macht. Wenn die physische Zusammenarbeit fehlt, braucht es noch mehr persönliche Nähe. Virtuelle Welcome-Days, regelmäßiges Feedback oder digitales Speed-Dating fördern das Teamgefühl beim virtuellen Onboarding. Die Basis dafür besteht aus einer funktionierenden technischen Ausstattung, organisatorischem Geschick der HR-Abteilung, flexiblen E-Learning-Strukturen und einer gewissen Routine. Wenn all das vom ersten Arbeitstag an gegeben ist, erleichtert das den Start für neue Mitarbeiter enorm.