Neues Projekt planenWie Sie beim Brainstorming im Team vorgehen

Brainstorming dient der Ideensammlung. Mit dieser Schritt-für-Schritt-Anleitung gestalten Sie das Brainstorming effektiv und bringen Ergebnisse hervor, aus denen Sie Projekte ableiten und Projektlösungen entwickeln.

Brainstorming ist eine Arbeitstechnik, die beim Projektmanagement hilft. Sie entwickeln mit Brainstorming Ideen, die zu einem Projekt werden oder für einzelne Projektaufgaben gute Lösungen liefern. Die folgende Anleitung führt Sie durch den Brainstorming-Prozess mit anschließender Umsetzung der Ergebnisse im Projekt.

Schritt 1: Ziele und Anlass für das Brainstorming

Eine Zielvorgabe ist Voraussetzung für das Brainstorming-Meeting. Im ersten Schritt beantworten Sie als Führungskraft deshalb die Fragen: Wofür oder warum brauchen wir ein Brainstorming? Was soll mit dem Brainstorming erreicht werden? Wie soll der Erfolg aussehen?

Schritt 2: Teamauswahl

Wählen Sie basierend auf dem Projektschwerpunkt die Teammitglieder aus. Diese sollten mit dem Projekt oder dem Problem vertraut sein und über genügend Fachkenntnis verfügen, um aktiv ihren Beitrag zum Brainstorming-Meeting zu leisten.

Schritt 3: Die richtigen Fragen stellen

Legen Sie fest, welche Fragen und Aufgaben Sie dem Brainstorming-Team stellen wollen. Es ist ratsam, sich auf ein oder zwei Hauptfragen zu beschränken, um die Besprechung so fokussiert wie möglich zu gestalten. Die Fragen können sich vor Projektstart aus der Aufgaben- oder Problemstellung ergeben, wegen der es überhaupt ein Projekt geben soll. Oder die Fragen resultieren aus einzelnen Teilaufgaben und Problemen, die während eines Projekts bearbeitet werden müssen.

Schritt 4: Brainstorming-Methode wählen

Entscheiden Sie je nach Team und Komplexität des Themas, welche Brainstorming-Methode oder Technik die besten Resultate hervorbringt. Zum Beispiel ist für kreative Projekte eine Methode zur schnellen Ideenfindung nützlich, bei komplexen technischen Problemen unter Umständen eine Warum-Analyse passend. Techniken für ein Brainstorming-Meeting sind zum Beispiel:

  • Brainwriting: Teammitglieder notieren einzeln ihre Ideen und besprechen sie anschließend zusammen.
  • Figure Storming: Jedes Teammitglied erörtert ein Problem aus der Perspektive einer anderen Person.
  • Schnelle Ideenfindung: Teammitglieder notieren innerhalb einer vorgegebenen Zeit so viele neue Ideen zur Lösung eines Problems wie möglich.
  • Warum-Analyse: Anhand von fünf Warum-Fragen analysiert ein Team ein Problem.

Schritt 5: Individuelle Brainstorming-Sessions durchführen

Nachdem Sie das Team und die Vorgehensweise ausgewählt haben, bitten Sie die Teammitglieder einzeln, ihre Ideen zunächst nur mit Ihnen zu entwickeln. Das hilft, sich auf die Besprechung vorzubereiten.

Schritt 6: Gruppen-Brainstorming

Im nächsten Schritt führen Sie das Brainstorming-Meeting durch. Je nachdem für welche Methode Sie sich im Vorfeld entschieden haben, sollten Sie diese anwenden und die entstandenen Ideen festhalten. Dabei ist unbedingt darauf zu achten, dass sich die Besprechung auf das zu lösende Problem oder die zu beantwortende Frage konzentriert. Je fokussierter Sie ein Brainstorming-Meeting durchführen, desto besser sind die Resultate.

Schritt 7: Ideen erfassen

Dokumentieren Sie die Ideen mit einem Tool. Das kann ein Whiteboard, eine Mindmapping-Software oder eine andere Plattform sein. Die Aufzeichnungen sollten alle Ideen sowie die anschließende Diskussion umfassen. Die Dokumentation dient im Anschluss an die Besprechung als Grundlage für das Projektmanagement und die Projektplanung.

Schritt 8: Projektplan erstellen

Im nächsten Schritt erarbeiten Sie anhand der Resultate, der Ideen und Lösungen des Brainstormings, einen detaillierten Projektstrukturplan mit den nächsten Maßnahmen.

Schritt 9: Projekt umsetzen

Basierend auf dem Projektstrukturplan beginnt das Projekt selbst oder die Umsetzung der Lösung innerhalb des laufenden Projekts – als Teil der damit verbundenen Projektaufgabe (Arbeitspaket).

Schritt 10: Resultate überprüfen

Kontrollieren Sie nach Abschluss der Projektarbeit, inwiefern alle Ziele erreicht wurden. Dieser wichtige Schritt wird oft vergessen. Dabei lässt sich nur durch eine Überprüfung am Ende der Projektarbeit die Wirksamkeit der Brainstormings und der Projektumsetzung feststellen. Halten Sie dazu fest, welche Ergebnisse aus dem Brainstorming zu Beginn der Projektarbeit während der Projektarbeit wertvolle Anregungen oder konkrete Lösungen gebracht haben. Das fördert auch, dass Brainstorming-Methoden zu einem etablierten und geschätzten Werkzeug der Projektarbeit werden.

Fazit

Selbstverständlich können einzelne Schritte von der hier beschriebenen Vorgehensweise abweichen. Grundsätzliches Ziel sollte es aber sein, sicherzustellen, dass Sie einen konkreten Plan haben, bevor Sie ein Brainstorming-Meeting starten. Andernfalls werden die Ideen keine Wirkung zeigen und das sich anschließende Projekt von den Ergebnissen nicht profitieren können.

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