Offene RechnungWas tun, wenn Kunden nicht zahlen?

Mahnungen sind in der Regel emotionslos formuliert. Auch die Abläufe für den ersten bis dritten Mahnlauf sowie der abschließende Schritt, der gerichtliche Mahnbescheid, sind für jeden Kunden identisch. Oft lässt sich auch nicht gleich auf den ersten Blick erkennen, welche Beträge wirklich fällig sind, weil die Gestaltung wenig kundenorientiert ist.

Schon der Begriff „Mahnung“ wirkt sehr hart, erst recht, wenn ein Kunde ohne böse Absicht oder ausnahmsweise eine Zahlung vergisst. Denkbar wäre somit, dem Kunden nach zwei Wochen der Fälligkeit eine höflich formulierte Erinnerung zu schicken. So fühlt er sich nicht auf den Schlips getreten und die Kundenbindung ist nicht in Gefahr. Zahlt der Kunde dann immer noch nicht, kann eine Mahnung verschickt werden.

Auch das Gespräch am Telefon oder unter vier Augen kann helfen, konkret zu erfahren, was die Gründe (oder auch Ausreden) sind, die Rechnung nicht zu bezahlen. Ein Gespräch aber erst dann zu suchen, wenn in naher Zukunft der gerichtliche Mahnbescheid angestrebt wird, erzeugt für beide Seiten eine Drucksituation.

Nur die wenigsten Kunden kennen die Mitarbeiter aus der Buchhaltung. Entsprechend haben sie eine schwache Beziehung zu ihnen – und wirken aufgrund ihrer Sachlichkeit und Entschiedenheit schnell arrogant. Bei offenen Rechnungen ist zwar Klartext angesagt, doch sollte je nach individuellem Fall verfahren werden. Es macht einen Unterschied, ob 100 oder 10.000 Euro offen sind, sich die Rechnung in der Mahnstufe eins oder drei befindet oder es sich um einen neuen oder jahrelang treuen Kunden handelt.

Ist der Vertrieb selbst involviert, fühlen sich viele Verkäufer für das Ansprechen dieses Themas nicht verantwortlich. Entweder es ist ihnen peinlich, oder sie wissen nicht, wie sie das Thema diskret, aber verbindlich ansprechen sollen. Eine passende Formulierung, mit der Verkäufer an den Kunden herantreten, könnte sein: „Ich habe eine Information aus unserer Buchhaltung bekommen. Wie wollen wir weiter verfahren? Was soll ich meinen Kollegen in der Buchhaltung sagen, damit diese beruhigt sind?“

Dass Kunden nicht rechtzeitig bezahlen, kann auch an einem unklar formulierten Zahlungsziel liegen. Einige Unternehmen verschicken nämlich Rechnungen, die kein konkretes Fälligkeitsdatum enthalten. Formulierungen wie „Zahlbar nach 14 Tagen“ sind kalendermäßig nicht eindeutig bestimmbar. Das Problem: Wann sind die 14 Tage konkret verstrichen?

Formulierungen wie „Bitte zahlen Sie bis zum 31.09.2015“ sind eindeutig und dokumentieren für alle Beteiligten, wann die Rechnung tatsächlich und unbestreitbar fällig ist.

Viele Unternehmen freuen sich vorrangig über die eigenen Umsatzzahlen – und merken erst viel zu spät, dass unterm Strich doch nicht so viel übrig bleibt wie geplant. Gerade Forderungsausfälle können sich gravierend auswirken. Eine ehrliche, vorausschauende Planung über die voraussichtlichen Zahlungseingänge und -ausgänge der nächsten Wochen und Monate gibt Hinweise, ob die unternehmerische Zukunft gefährdet ist. Wer sich regelmäßig um neue Aufträge, sowohl mit bestehenden als auch neuen Kunden bemüht, hat hier in der Regel weniger Probleme als Anbieter, die sich im Bereich der Akquise eher passiv verhalten. Auch eine Bonitätsprüfung vor der Erstbelieferung oder der Zusage größerer Aufträge kann helfen, Schwierigkeiten zu vermeiden.

Überwiegend kleinere Unternehmen haben Hemmungen, überfällige und angemahnte Rechnungen letztlich doch wie angekündigt gerichtlich einzutreiben. Sie mahnen und drohen zwar, trauen sich aber nicht, den letzten Schritt zu tun. Sie befürchten, dass die säumigen Kunden schlecht über sie reden. Doch wer ordentlich geleistet hat, hat auch Anspruch auf sein Geld.

Wer befürchtet, dass säumige Kunden auch in nächster Zeit nicht bezahlen werden, gibt den gesamten Vorgang des gerichtlichen Mahnwesens besser an Dienstleister ab, die das Ganze ohne persönliche Emotionen und auch strategisch angehen.