Ohne E-Mail effizienter und direkter kommunizieren

Die Vision lautet: Die E-Mail-Flut im Unternehmen eindämmen und dadurch die Produktivität der Anwender und ihre Zufriedenheit nachhaltig erhöhen. Schließlich sind weit über hundert E-Mails pro Tag im Posteingang eines Mitarbeiters eher die Regel als die Ausnahme. Welcher Mitarbeiter gerät da nicht an die Grenzen seiner Aufmerksamkeit? Denn statt die Arbeit zu erleichtern, stellen die E-Mail-Berge eher eine zusätzliche Belastung dar. Zum einen kostet das Lesen und Bearbeiten jede Menge Zeit, zum anderen werden die Empfänger durch eingehende Mails immer wieder in ihrem Tun aufgehalten und es dauert länger, bis ein Arbeitsschritt abgeschlossen ist. Im Schnitt ist jedoch nur eine von zehn E-Mails wichtiger als die Aufgabe, die von der eintreffenden Nachricht unterbrochen wird. So werden viel zu häufig wichtige, strategische Dinge fehlerhaft oder gar nicht erledigt.

Unterdessen wächst jedoch die Zahl der Mitarbeiter, die auch nach Feierabend zu Hause ständig online sind und ihre elektronische Post per Smartphone abrufen. Bereits jeder fünfte Angestellte klagt über erhöhten Stress durch die riesige E-Mail-Flut. Dass das Volumen ein- und ausgehender E-Mails inzwischen ein für die Geschäftswelt kaum mehr tragbares Ausmaß angenommen hat, belegen folgende Schätzungen: Danach verbringen Führungskräfte zwischen 5 und 20 Stunden pro Woche allein mit dem Lesen und Schreiben von E-Mails. Hinzu kommt, dass sie bereits verstärkt mit sozialen Netzwerken arbeiten. Mitarbeiter im mittleren Management verbringen mehr als 25 Prozent ihrer Zeit damit, Informationen zu suchen. Und dieser Aufwand wird eher weiter steigen: Bereits 2013 wird über die Hälfte aller neuen digitalen Inhalte aus Aktualisierungen oder überarbeiteten Versionen vorhandener Informationen bestehen.

In der Recruiting-Strategie vieler Unternehmen findet daher gerade ein Umdenken statt. Immer häufiger richtet sich der Blick auf die inneren Werte des Unternehmens und das Wohlergehen der Mitarbeiter, deren Engagement letztlich für den Geschäftserfolg entscheidend ist. Ein wesentlicher Faktor für ein produktives Arbeitsklima ist eine Kultur, in der Kreativität und Ideen gefördert werden. Dabei gilt es jedoch, aus Ideen gezielt Innovationen zu machen. Denn nur konsequent durchdachte und vom Markt akzeptierte Neuerungen steigern den Unternehmenswert. Kreative Vorschläge und Ideen sollten also gefördert und kanalisiert werden, damit sie ihre positive Wirkung entfalten können. Unternehmen haben die Aufgabe, den internen Innovationsprozess zu unterstützen, zu erleichtern, beratend zu begleiten und den Mitarbeitern einen Gestaltungsspielraum zu geben.

Um Agilität und Mitarbeitermotivation zu fördern, setzen moderne Arbeitgeber bereits heute auf neue Technologien jenseits der E-Mail – insbesondere für die interne Kommunikation zwischen den Mitarbeitern. Dazu zählen vor allem optimierte Anwendungen auf Basis von Kooperationsplattformen sowie soziale Medien, die für einen unkomplizierten Informationsaustausch in Echtzeit sorgen. Zwar scheuen viele Unternehmen vor dem Einsatz öffentlicher sozialer Netzwerke wie Facebook oder LinkedIn zurück, arbeiten jedoch mit Kommunikationswerkzeugen wie Instant Messenger und geschlossenen Systemen wie „Jive“ oder dem „Microsoft Lync“, die ähnlich funktionieren. Zudem lässt sich mit Hilfe solcher Tools über eine Ampel signalisieren, dass man gerade nicht gestört werden will.

Damit haben „Ketten-E-Mails“, die sich monatelang mit wechselnden Verteilern und Themen durch das Unternehmen schlängeln, oder „E-Mail-Chats“, die den Posteingang verstopfen, ausgedient. Der Verzicht auf die E-Mail entlastet nicht nur die Mailboxen, sondern verändert auch die Art und Weise der Kommunikation in den Unternehmen grundlegend. Mehr noch: Die gesamte Unternehmenskultur bis hin zur Rolle des Managers definiert sich neu. Hierarchische Strukturen sind passé, stattdessen etabliert sich die direkte Kommunikation. Gefragt sind persönliche Gespräche und Teamarbeit statt eine eingleisige Befehlsstruktur. Oftmals ist es für alle Beteiligen deutlich effizienter, den persönlichen Austausch mit einem Kollegen drei Bürotüren weiter zu suchen, als eine E-Mail zu formulieren und zur Sicherheit noch zwei Vorgesetzte auf „CC“ zu setzen.

Hinzu kommt, dass wertvolle Informationen oft versickern, wenn sie in den Postfächern einzelner Mitarbeiter archiviert werden. Sind sie hingegen in einem zentralen Informationspool für jeden auffindbar abgelegt, kann dies die gemeinsame Entscheidungsfindung beschleunigen. Folglich können Sharepoint-Laufwerke und Cloud-Lösungen zu einer Dezimierung des E-Mail-Aufkommens beitragen, da aktualisierte Dateien zentral abgelegt werden und neue Versionen nicht immer wieder per E-Mail versendet werden müssen. Auch Blogs und Wikis sind für Unternehmen interessant, um auf Informationen auch später jederzeit zurückgreifen zu können. Sie steigern die Effizienz und vereinfachen die Kommunikation.

Ansätze wie diese sind gerade im Hinblick auf die Rekrutierung junger Talente nicht zu unterschätzen. Bei der nachrückenden Generation an Arbeitnehmern gelten E-Mails schon heute als antiquiert – so, als würde ein Unternehmen seine komplette interne und externe Kommunikation per Briefpost und Fax bewältigen. Vor allem Jugendliche und junge Berufseinsteiger nutzen heute verstärkt Social Communities, SMS, Skype und andere neue Kommunikationsplattformen. Es verwundert also kaum, dass soziale Medien auch im Bewerbungsprozess eine immer wichtigere Rolle spielen, und zwar über alle Altersgruppen hinweg. Jeder vierte Bewerber nutzt bereits Internetplattformen zur Jobsuche. Zu diesem Ergebnis kommt der „Global Workforce Index“ des Personaldienstleisters Kelly Services.

Während in vielen Unternehmen ein Arbeitstag ohne E-Mails noch schwer vorstellbar ist, sagen andere den explosionsartig wachsenden Mengen elektronischer Nachrichten bereits gezielt den Kampf an. Entschlossen verfolgen sie den Plan, die E-Mail als Kommunikationsmittel binnen weniger Monate aus der internen Kommunikation zu verbannen. Stattdessen sollen vielversprechende Alternativen wie Collaboration- und Social-Media-Tools den Arbeitsalltag der Mitarbeiter effizienter und angenehmer gestalten. Hinter diesem radikalen Schritt steht die Überzeugung, dass die E-Mail als primäres Kommunikationsmittel für Unternehmen und die Geschäftswelt schon bald an Bedeutung verlieren wird. Vergleichbar mit der industriellen Revolution, in deren Folge die Wirtschaft erste Maßnahmen im Kampf gegen die Umweltverschmutzung traf, soll das Vorhaben eine Kehrtwende einleiten. Riesige Datenmengen, die unsere Arbeitsumgebung buchstäblich überwuchern und auch im privaten Bereich Überhand nehmen, könnten damit schon bald der Vergangenheit angehören.