OptimierungDas Mitarbeiter-Ressourcen-Konzept

Ein Mitarbeiter-Ressourcen-Konzept zeigt auf, an welchen Stellen im Unternehmen Verbesserungsbedarf besteht. Zunächst wird geprüft, ob es schriftliche Stellenbeschreibungen, Richtlinien für die Produktion und Qualitätskontrolle im Unternehmen gibt. Darauf folgen Maßnahmen, um die Organisationsstruktur und die Betriebsprozesse zu optimieren.

Die Wirtschaftskrise bestimmt das Tagesgeschehen in den meisten Unternehmen. Viele schnallen den sprichwörtlichen Gürtel enger und entlassen Mitarbeiter. Hintergedanke dabei: „Wenn es uns wieder besser geht, stellen wir neu ein.“

Bei dieser radikalen Vorgehensweise besteht die Gefahr, dass die Firmenstruktur zu stark geändert wird. Die vorhandenen Mitarbeiter sind frustriert und bangen um ihren Arbeitsplatz. Im schlimmsten Fall geben sie sich pessimistischen Gedanken wie „Es hat ja doch alles keinen Zweck – morgen bin ich arbeitslos.“ hin. Dass ein Mensch in dieser Stimmung keine beruflichen Höchstleistungen bringt, ist nachvollziehbar.

Ein anderer Weg aus der Krise geht in die entgegengesetzte Richtung: Das Prinzip ist, die eigenen Leute wieder ins Boot zu holen und mehr aus dem Vorhandenen zu machen. Wenn Ihre Mitarbeiter so eingesetzt sind, dass sie ihre Fähigkeiten optimal einbringen können, haben Sie schon viel gewonnen. Und wenn Sie Ihre Aufmerksamkeit dabei auch auf Schwachstellen im Betriebsprozess lenken, sparen Sie durch gezielte Verbesserungsmaßnahmen eine Menge Geld, das Sie sonst sprichwörtlich „in die Luft pusten“.

Was Sie als Führungskraft selbst tun können, um den Verbesserungsbedarf in Ihrem Unternehmen aufzudecken:

  1. Nehmen Sie die Perspektive Ihrer Kunden, Mitarbeiter und Dienstleister ein: Oder noch besser: Befragen Sie diese Interessengruppen und andere Menschen, die engeren Kontakt zu Ihrer Firma haben. Unterschiedliche Sichtweisen helfen Ihnen dabei, den Kern der Sache herauszuarbeiten.
  2. Lernen Sie den Alltag Ihrer Mitarbeiter kennen: Ein Seitenwechsel vom Chefsessel zum Beispiel. in die Produktionshalle kann viel bewirken. Nicht nur, dass die meisten Mitarbeiter es positiv bewerten, wenn Sie „mit anpacken“. Sie erhalten auch einen noch besseren Einblick in Arbeits- und Organisationsabläufe. Sie können sich ein Bild machen von den Schwierigkeiten im Arbeitsalltag, von Machtverhältnissen innerhalb einer Abteilung, von bürokratischen Hindernissen und so weiter. Beziehen Sie aber in Ihre Überlegungen mit ein, dass die Mitarbeiter zunächst verunsichert sein könnten, weil sie den Seitenwechsel als negative Kontrollmaßnahme von Seiten des Chefs ansehen. Hier kommt es auf ein vertrauensvolles Verhältnis zu Ihren Leuten an.
  3. Analysieren Sie die Reklamationen: Sie selbst oder ein Mitarbeiter nehmen sich persönlich jeder einzelnen Reklamation an. Gehen Sie in die zuständigen Abteilungen, recherchieren Sie und beobachten Sie, bis Sie die Reklamationsursache herausgefunden haben. Meist handelt es sich dabei um Schwachstellen oder Abläufe, die immer wieder zu Problemen führen. Ein Erfahrungswert: In vielen Unternehmen treten Verzögerungen in der Auftragsabwicklung und Qualitätsmängel auf, weil die interne Kommunikation verbessert werden muss!

Noch genauere Informationen liefert ein staatlich gefördertes Mitarbeiter- Ressourcen-Konzept. Es zeigt auf, an welchen Stellen in der Firma Verbesserungsbedarf besteht und basiert auf folgender Systematik: Zunächst wird geprüft, ob es schriftliche Stellenbeschreibungen, Richtlinien für die Produktion und Qualitätskontrolle im Unternehmen gibt – und ob diese allen Mitarbeitern bekannt und zugänglich sind. Anschließend richtet sich der Blick auf

  1. das vorhandene Profil und die vorliegende Aufgaben- / Stellenbeschreibung des Mitarbeiter,
  2. die Tätigkeitsbeschreibung aus seiner Sicht und seine Selbstbeurteilung,
  3. die Mitarbeiterbeurteilung durch den Vorgesetzten und die Führungsbeurteilung (Vorgesetzter) durch den Mitarbeiter,
  4. die Selbstbeurteilung der Führungskraft und
  5. die Erstellung einer verbesserten Aufgabenbeschreibung.

Die Ergebnisse werden durch persönliche Befragungen von Mitarbeitern aller Hierarchieebenen ermittelt. Im zweiten Teil stehen die Organisationsstruktur und die Ablauforganisation im Fokus:

  1. Ist-Zustand der Unternehmens- / Organisationsstruktur;
  2. Ablauforganisation je Fachbereich (Angebots- und Auftragsabwicklung);
  3. Daten-Mengengerüsterfassung.

Die Auswertung enthält Hinweise zur verbesserten Aufgaben- und Stellenbeschreibung sowie Informations-, Qualifizierungs- und Potenzialentwicklungshinweise zu den einzelnen Befragten. Außerdem werden Maßnahmen empfohlen, um die Organisationsstruktur und die Betriebsprozesse zu optimieren.

Ein Mitarbeiter-Ressourcen-Konzept kann im gesamten Unternehmen und auch nur in einzelnen Abteilungen eingesetzt werden. Die Peter Caleb Management- und Wirtschaftsberatung hat dieses Konzept in vielen Firmen realisiert und mit 750 Mitarbeitern aller Hierarchieebenen Audits durchgeführt. Das Ergebnis: Die personenbezogene Leistung steigerte sich zwischen 15 und 30 Prozent.

Möchten Sie den Optimierungsbedarf in Ihrem Unternehmen überprüfen, stellt Ihnen die Peter Caleb Management- und Wirtschaftsberatung einen kostenlosen Schnelltest zur Verfügung. Den Test-Fragebogen können Sie per Mail anfordern. Drucken Sie ihn mehrmals aus (für sich selbst und für Mitarbeiter). Sie erkennen nach dem Ausfüllen am Ergebnis, ob und in welchen Bereichen Ihres Unternehmens es vermutlich hapert – und wie Ihre Mitarbeiter die Situation beurteilen. Wichtig ist bei der Weitergabe des Bogens an Mitarbeiter, dass deren Anonymität gewahrt bleibt. Nur so können Sie sicher sein, dass Sie ein realistisches Ergebnis erhalten.

[Bild: Fotolia.com]

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