OrganisationSchlechtes Büromanagement kann unangenehme Folgen haben

Wie wird im Betrieb geplant und gehandelt? Wie transparent und aktuell sind scheinbar banale Bereiche wie Büroorganisation und Ablage? Wer Geld von der Bank braucht oder seine Firma verkaufen möchte, muss solche Fragen heute umfassend beantworten. Doch auch zur Prozessoptimierung sind klare Strukturen und gutes Management unerlässlich.

In vielen Firmen – auch kleinen Handwerksbetrieben und Familienunternehmen – stehen Nachfolgeentscheidungen an. Nicht selten fehlen Familienangehörige, an die der scheidende Eigentümer seinen Betrieb übergeben kann. Also muss ein externer Käufer gefunden werden. Je überschaubarer für diesen die Abläufe im Unternehmen sind, um so größer wird sein Vertrauen sein – und seine Bereitschaft, einen angemessenen Kaufpreis zu zahlen.

Wer im Zeitalter von Basel II Startkapital für den Kauf eines Unternehmens braucht, steht vor dem gleichen Problem wie jemand, der für laufende Geschäfte einen Kredit benötigt: Auch für die Entscheidungsträger der Banken ist heute der Managementfaktor ein Thema. Wird im Unternehmen vor sich hin gewuselt und aus dem Bauch heraus entschieden? Werden Aufgaben nebenbei erledigt, weil man das schon immer so gemacht hat? Oder sind Arbeitsabläufe planvoll und transparent strukturiert, die Mitarbeiter leistungsgerecht bezahlt und regelmäßig weiterqualifiziert? Innerhalb des Ratingverfahrens, in dem nach Basel II der Zins für Fremdkapital ermittelt wird, haben Transparenz und Nachvollziehbarkeit auch im Rahmen der Büroorganisation einen hohen Wert: Sie tragen zehn Prozent zum Gesamturteil bei. Wo früher das „Vertrauen in die Person, weil man sie kennt“ ausreichte, sind heute objektiv messbare Informationen gefragt. Es muss keine ISO-Zertifizierung sein. Aber messbare und damit überprüfbare Prozesse, Daten und Fakten.

Transparenz erleichtert die Arbeit

Dazu gehören eindeutige Stellenbeschreibungen und ein Organigramm, das über Verantwortlichkeiten und Vertretungspläne ebenso Auskunft gibt wie über Informationsflüsse. Hier hilft es oft schon, eine Tabelle anzufertigen, die Aufgaben, Verantwortlichkeiten und Beschreibungen festhält. Aus solch einem Dokument sollte ersichtlich sein:

  • Wer hat wem etwas zu sagen? Wer ist wem gegenüber weisungsbefugt?
  • Branchen- und produktspezifisches Know-how, das jeder nutzen kann, weil die Ablage beziehungsweise das Archiv und das Berichtswesen kontinuierlich aktualisiert, überschaubar und selbsterklärend konstruiert sind.

Wer in einer weiteren Tabelle seine Ablage festgelegt hat und mit Farben nach Bereich und Kalenderjahren unterscheidet, hat es am Ende des Jahres mit dem Archivieren und Anlegen von neuen Ordnern leicht. Schließlich erleichtert dies nach den gesetzlichen Aufbewahrungsfristen sogar das Ausmisten im Archiv und spart Raum und Miete für unnötigen Lagerraum.

Wenn Sie in Ihrem Unternehmen – egal wie klein es ist – alltägliche Aufgaben klar definieren, dies schriftlich festhalten und Ihren Mitarbeitern kommunizieren, machen Sie den Betrieb auch intern transparenter und erleichtern allen die Arbeit. Wird jemand krank, kann ein anderer problemlos einspringen. Der Vertretung hilft eine kleine "Anleitung" darüber, wo man die für heute wichtigen Aufgaben findet, was die Prioritäten und wer die wichtigen Ansprechpartner für den jeweiligen Bereich sind. Auch Terminkalender und Wiedervorlage - egal ob elektronisch oder auf dem Papier - sollten diszipliniert und kontinuierlich geführt werden.

Was man messen kann, kann man leichter optimieren. Meilensteine auf dem Weg zum Ziel können jederzeit überprüft und Veränderungen angepasst werden. Fehlerquellen lassen sich rechtzeitig erkennen und korrigieren. Ich empfehle daher feste Zeiten für ein Gespräch mit mehreren Personen, damit die Schnittstellen gut koordiniert sind und man handeln kann, wenn der Zielkorridor nicht erreicht werden kann. Je disziplinierter solch ein Austausch gestaltet wird, desto kürzer und gewinnbringender ist er langfristig.

Ein gut organisiertes Büro mit durchlässigen Prozessen und offener Kommunikation

  • schafft Sicherheit: Nie mehr verliert jemand Zeit damit, etwas zu suchen;
  • verleiht Souveränität: Sie haben für sich selbst eine Klarheit geschaffen, die Sie vertreten können – auch gegenüber externen Geldgebern oder neuen Eigentümern.
  • verdeutlicht die Wertigkeit des Unternehmens: Ergebnisse sind messbar, Korrekturen gezielt möglich, neue Ziele daraus realistisch ableit- und umsetzbar.

Eine planvoll und messbar strukturierte Büroorganisation erhöht also die Chance auf Kapital zu vertretbaren Konditionen. Ihr Fehlen dagegen erhöht den Kapitalzins. Das kann unterm Strich richtig teuer werden.

[Bild: fotolia.com]

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