OutlookAus Word und Excel Aufgaben anlegen

Aufgaben notieren und merken – ohne die Arbeit zu unterbrechen.

Sie schreiben in Word an einem umfangreichen Projektbericht oder erstellen gerade eine Excel-Auswertung. Da fällt Ihnen die Planungssitzung von nächster Woche ein, die Sie noch vorbereiten müssen. Wenn Sie dann Ihre Arbeit mit Word oder Excel unterbrechen und in Outlook eine Aufgabe anlegen, vergehen schnell einmal zehn Minuten. Und wenn Sie schon in Outlook sind, schauen Sie vielleicht noch in Ihrem E-Mail-Postfach nach neuen Nachrichten und beantworten diese. Kehren Sie dann zurück zu Word oder Excel, vergehen erneut wertvolle Minuten, bis Sie wieder den Faden aufgenommen haben.

Sie können ohne Arbeitsunterbrechung direkt aus Word oder Excel heraus eine Aufgabe in Outlook generieren – auch dann, wenn Outlook nicht geöffnet ist. Word und Excel bieten Ihnen hierfür einen Befehl an, den Sie lediglich aktivieren müssen.

Symbolleiste für den Schnellzugriff um nützliche Befehle ergänzen

In den Office-Versionen ab 2007 wird Ihnen ober- oder unterhalb des Menübands die Symbolleiste für den Schnellzugriff eingeblendet. Im ersten Schritt integrieren Sie den Befehl Outlook-Aufgabe erstellen in diese Symbolleiste. Danach klicken Sie nur noch auf dieses Symbol und legen eine Aufgabe in Outlook an.

Schritt für Schritt passen Sie die Symbolleiste für den Schnellzugriff an:

  • Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf ein Symbol in der Symbolleiste für den Schnellzugriff.
  • Im Kontextmenü wählen Sie je nach Ihrer eingesetzten Office-Version den Eintrag Passen Sie die Symbolleiste für den Schnellzugriff an (Office 2013/2016), Symbolleiste für den Schnellzugriff anpassen (Office 2007/2010).

Es öffnet sich das Dialogfeld Word-Optionen beziehungsweise Excel-Optionen: In der linken Navigationsleiste ist der Eintrag Symbolleiste für den Schnellzugriff (Office 2010/2013/2016) beziehungsweise Anpassen (Office 2007) bereits aktiviert.

Wählen Sie im Listenfeld Befehle auswählen je nach Ihrer Office-Version den folgenden Eintrag aus:

  • Office 2013/2016: Nicht im Menüband enthaltene Befehle
  • Office 2010: Befehle nicht im Menüband
  • Office 2007: Befehle nicht in der Multifunktionsleiste

In der Befehlsliste blättern Sie über die Laufleiste bis zum Befehl Microsoft Outlook-Aufgabe erstellen (Office 2010/2013/2016) beziehungsweise Microsoft Office Outlook-Aufgabe erstellen (Office 2007). Markieren Sie ihn per Klick.

Noch schneller springen Sie innerhalb der Befehlsliste auf den ersten Eintrag beginnend mit dem Buchstaben M, indem Sie mit der Maustaste in die Liste klicken und auf der Tastatur den Buchstaben M drücken.

  • Klicken Sie auf die Schaltfläche Hinzufügen, um den Befehl in die Symbolleiste für den Schnellzugriff zu übernehmen.
  • Per Klick auf die kleinen Pfeile rechts neben dem linken Fenster ändern Sie die Position des Befehls und verschieben ihn an die von Ihnen gewünschte Stelle innerhalb der Symbolleiste.
  • Übernehmen Sie Ihre Änderungen an der Symbolleiste mit einem Klick auf OK. Das Dialogfeld wird ausgeblendet.

In Ihrer Symbolleiste für den Schnellzugriff steht Ihnen nun das neue Symbol für den gerade integrierten Befehl zur Verfügung:

Symbolleiste um neue Befehle in Office 2003 ergänzen

Arbeiten Sie noch mit Word 2003 oder Excel 2003, legen Sie den Befehl in eine Symbolleiste. Führen Sie die folgenden Schritte aus:

  • Öffnen Sie in Word die Menüfolge Extras – Anpassen.
  • Holen Sie mit einem Klick auf den Registername Befehle das Register nach vorne.
  • Wählen Sie unter Kategorien den Eintrag Alle Befehle aus.

Im nebenstehenden Bereich listet Word unter Befehle alle Befehle auf.

  • Blättern Sie hier auf den Eintrag AufgabeErstellen und klicken Sie ihn mit der Maus an.
  • Mit gedrückter linker Maustaste ziehen Sie den Befehl an die gewünschte Position in einer Symbolleiste.

Sobald Sie die Maustaste lösen, ist der Befehl in der Symbolleiste verankert.

Outlook-Aufgabe aus Word oder Excel anlegen

Fällt Ihnen jetzt während Ihrer Arbeit in Word oder Excel eine zukünftige Aufgabe ein, klicken Sie auf die neue Schaltfläche in der Symbolleiste für den Schnellzugriff. Es öffnet sich ein neues Aufgabenfenster in Outlook – auch wenn Outlook nicht geöffnet ist:

Im Feld Betreff wird automatisch der Name des aktiven Word-Dokuments angezeigt. Im Aufgabenfenster wird das Word-/Excel-Dokument als Verknüpfung angezeigt.

Haben Sie Ihrem Word-Dokument noch keinen Namen vergeben, so erhalten Sie die Meldung: „Sie müssen das Dokument speichern, bevor Sie daraus eine Aufgabe erstellen können.“

  • Blenden Sie die Meldung per Klick auf OK aus.
  • Speichern Sie das Word-Dokument unter einem Namen ab.
  • Klicken Sie erneut auf das neue Symbol in der Symbolleiste für den Schnellzugriff.

Für Excel ist das Anlegen einer Aufgabe aus einer leeren Arbeitsmappe kein Problem. Hier erhalten Sie keine Meldung. Auch nicht, wenn Sie eine Tabelle ändern und vor dem Speichern Ihrer Daten auf das Symbol Aufgabe erstellen in der Symbolleiste für den Schnellzugriff klicken.

In der Aufgabe wird nur eine Verknüpfung zur Arbeitsmappe gespeichert und nicht die Daten aus Ihrer Tabelle. Die Betreff-Angabe in Excel wird nicht aus dem Excel-Dateiname übernommen – geben Sie einen aussagekräftigen Betreff-Text ein.

Möchten Sie eine neue Aufgabe anlegen, die nichts mit dem momentan bearbeiteten Dokument zu tun hat, so ändern Sie einfach den Text im Feld Betreff und löschen das verknüpfte Dokument im Aufgabenbereich.

Nehmen Sie in aller Ruhe die Angaben zu Ihrer Aufgabe vor: Tragen Sie einen Fälligkeitstermin ein oder das Datum, wann Sie erinnert werden möchten. Vergessen Sie nicht Ihre Aufgabe mit Klick auf Speichern und Schließen zu speichern.

Nach dem Speichern Ihrer Aufgabe arbeiten Sie an Ihrem eigentlichen Word-Bericht oder Ihrer Excel-Auswertung weiter – ohne großen Zeitverlust. Sobald Sie Outlook öffnen und sich die Aufgabenliste anzeigen lassen, haben Sie alle erfassten Aufgaben im Überblick. So vergessen Sie nie mehr eine wichtige Aufgabe.

Dazu im Management-Handbuch

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