OutlookE-Mails archivieren und blitzschnell darauf zugreifen

Archiv-Ordner anlegen, Archivierungsfunktion aufrufen, auf archivierte E-Mails zugreifen.

Alle in Outlook anfallenden Daten – gerade auch die ein- und ausgehenden E-Mails mitsamt Dateianhängen – werden üblicherweise nicht direkt auf dem Arbeitsplatzrechner einzelner Mitarbeiter gespeichert. Dies geschieht auf einem Mail-Server, der den Nachrichtenverkehr im Unternehmen regelt.

Mail-Server haben nur begrenzte Speicherkapazität

Da der Mail-Server wie jeder Rechner nur eine begrenzte Kapazität hat, kommt es bei teilweise mehreren Hundert Benutzern irgendwann zum „Überlauf“. Um das zu verhindern, setzt die E-Mail-Administration in der Regel Obergrenzen für die Größe der Postfächer fest. Ist die Obergrenze erreicht und es gehen weitere E-Mails ein, erhalten die Absender automatisch eine Nachricht, dass das Postfach voll ist und die Nachricht nicht zugestellt werden kann. Wichtige Nachrichten können so nicht zugestellt werden – was zu einem wirtschaftlichen Schaden für das Unternehmen führen kann.

Ist keine generelle Obergrenze für Postfächer festgelegt und die Festplattenkapazität des Mail-Servers erschöpft, ist der Nachrichtenverkehr per E-Mail nicht mehr möglich. Nur unter hohem Aufwand kann das System dann wieder zum Laufen gebracht werden. Deshalb: Halten Sie die Postfachgröße klein, um diesen Gefahren vorzubeugen. Löschen Sie alte, nicht mehr aktuelle beziehungsweise nicht mehr benötigte Nachrichten regelmäßig.

Archiv-Ordner anlegen ab Version 2007

Zuerst legen Sie ein Archiv-Ordner an, in den Sie später alle Ihre nicht mehr benötigten E-Mails aus Outlook verschieben. So geht’s:

  • Öffnen Sie mit der Tastenkombination [Windows]+[E] den Datei-Manager von Windows.
  • Legen Sie einen Ordner mit dem Namen Outlook-Archiv für die E-Mail-Archivierung an: Datei – Neu – Ordner – Outlook-Archiv.

Achten Sie dabei darauf, dass Sie den neuen Ordner in einem Bereich anlegen, der von der automatischen Datensicherung Ihres Unternehmens beziehungsweise Ihrer privaten Datensicherung erfasst wird.

  • Legen Sie den Ordner auf dem zentralen Datenserver an und nicht direkt auf Laufwerk C: oder D: auf Ihrem Arbeitsplatz-PC!

Wenn Sie privat Ihr Laufwerk D: für die Datenspeicherung benutzen und dieses regelmäßig sichern, ist Ihr Ordner für das Outlook-Archiv dort gut aufgehoben. Im Folgenden gehen wir auf die private Archivierung ein, die Schritte sind im Unternehmen aber identisch, lediglich der Ablageort des Outlook-Archivs ist unterschiedlich.

Archivierungsfunktion aufrufen

Nach dieser Vorarbeit rufen Sie die Archivierungsfunktion von Outlook auf. Hier jeweils für die Versionen 2010/2013 sowie 2007 separat dargestellt:

Outlook 2010/2013:

  • Starten Sie Outlook.
  • Klicken Sie auf Datei – Optionen. Es öffnet sich das Dialogfeld Outlook-Optionen.
  • Klicken Sie im linken Bereich auf Erweitert. Im rechten Teil des Fensters sehen Sie die Überschrift AutoArchivierung.
  • Klicken Sie auf die Schaltfläche Einstellungen für AutoArchivierung.

Outlook 2007:

  • Starten Sie Outlook.
  • Klicken Sie auf Extras – Optionen. Es öffnet sich das Dialogfeld Optionen.
  • Holen Sie per Klick das Register Weitere nach vorne.
  • Klicken Sie im Bereich AutoArchivierung auf die Schaltfläche AutoArchivierung. Es öffnet sich das gleichnamige Dialogfeld.
  • Übernehmen Sie die im Bild gemachten Einstellungen.
  • Aktivieren Sie den Punkt Alte Elemente verschieben nach und klicken Sie anschließend auf die Schaltfläche Durchsuchen. Der Dateimanager öffnet sich.
  • Suchen Sie den zuvor angelegten Ordner Outlook-Archiv und klicken Sie ihn an.
  • Bestätigen Sie mit Öffnen beziehungsweise OK.
  • Klicken Sie anschließend auf die Schaltfläche Einstellungen auf alle Ordner anwenden.
  • Schließen Sie die Fenster per Klick auf OK.

Diese Aktion bewirkt, dass Outlook regelmäßig alle 10 Tage Ihre E-Mails prüft und – wenn Sie die Einstellung aktiviert haben auch nach vorheriger Nachfrage – alle „alten“ E-Mails in die Archiv-Datei verschiebt. Dies ist eine von Ihrem Outlook-Postfach unabhängiger Speicherbereich. Aus Ihrem Outlook-Postfach werden die E-Mails beim Verschieben ins Archiv gelöscht, sodass die Postfachgröße immer wieder regelmäßig verkleinert wird.

Archivierung starten

Bis zur ersten Archivierungsaktion kann einige Zeit vergehen. Wenn Sie AutoArchivierung nach Bestätigung beginnen durch Setzen des Häkchens aktiviert haben, erscheint nach einigen Minuten das entsprechende Bestätigungsfenster. Bestätigen Sie mit OK. Die Archivierung beginnt; ansonsten läuft diese im Hintergrund.

Auf archivierte E-Mails zugreifen

Nach der ersten Archivierungsaktion wird die Archiv-Datei angelegt. In Outlook wird sie in der Ordnerliste angezeigt, sodass Sie die archivierten E-Mails per Klick auf den Ordnernamen jederzeit ansehen und bearbeiten können.

Dazu im Management-Handbuch

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