OutlookE-Mails mit Zeitverschiebung versenden

Wahrscheinlich geht es Ihnen auch manchmal so, dass Ihnen kurz nach dem Versand einer E-Mail noch ein Sachverhalt einfällt, den Sie eigentlich gerne auch in Ihrer Nachricht aufgenommen hätten. Oder Sie merken, dass ein wichtiger Anhang fehlt.

Gerade im Geschäftsalltag ist es wichtig, eine E-Mail noch einmal Korrektur zu lesen oder den Anhang zu überprüfen, bevor die Nachricht dem Empfänger endgültig zugestellt wird. Mithilfe des Regel-Assistenten sagen Sie Outlook, dass Ihre E-Mails noch eine Weile im Postfach bleiben, bevor sie endgültig dem Empfänger zugestellt werden. Ihre E-Mails werden also mit einem Zeitversatz verschickt.

Wenn Sie Ihre E-Mails zeitverzögert auf den Weg bringen wollen, gehen Sie wie folgt vor:

• Wählen Sie Start – Regeln – Regeln und Benachrichtigungen verwalten.

Sie gelangen in das gleichnamige Dialogfeld.

• Aktivieren Sie, falls notwendig, das Register E-Mail-Regeln. Klicken Sie auf den Link Neue Regel.

Sie erreichen den Regel-Assistenten von Outlook.

• Klicken Sie im Bereich Regel ohne Vorlage erstellen auf den Eintrag Regel auf von mir gesendete Nachrichten anwenden und anschließend auf die Schaltfläche Weiter.

Im folgenden Fenster sind keine Einstellungen notwendig.

• Klicken Sie auch auf die Schaltfläche Weiter.

Outlook blendet einen Hinweis ein: Die Regel wird auf alle Nachrichten, die Sie versenden, angewendet.

• Bestätigen Sie durch einen Klick auf Ja, dass Sie dieses Vorhaben wünschen.

Der Regel-Assistent wird weiter modifiziert.

• Setzen Sie im nächsten Dialogfeld Regel-Assistent im Bereich 1. Schritt Aktion(en) auswählen einen Haken in das letzte Kontrollkästchen diese eine Anzahl von Minuten verzögert übermitteln.

• Klicken Sie unter 2. Schritt: Regelbeschreibung bearbeiten auf den Link eine Anzahl von.

Im folgenden Fenster geben Sie den gewünschten Zeitpuffer an.

In der Praxis hat es sich bewährt, den Zeitpuffer nicht zu groß zu wählen. Fünf bis zehn Minuten sind eine gute Wahl. Der maximale Zeitversatz ist auf 120 Minuten, sprich zwei Stunden, begrenzt.

• Bestätigen Sie Ihre Einstellung durch einen Klick auf OK.

• Klicken Sie auf die Schaltfläche Weiter.

Im folgenden Fenster haben Sie die Möglichkeit, Ausnahmen von der Regel zu bestimmen.

Wenn Sie beispielsweise mit einem Kollegen oder Mitarbeiter immer sehr dringende Informationen austauschen, definieren Sie die Namen dieser Personen als Ausnahme. Unser Ziel ist es jedoch, grundsätzlich einen Zeitversatz einzurichten.

• Klicken Sie deshalb erneut auf Weiter.

Im nächsten Schritt vergeben Sie einen aussagekräftigen Namen für Ihre Regel. Hier empfiehlt sich eine Bezeichnung wie Zeitpuffer oder Zeitverzögerung.

• Schließen Sie den Vorgang durch einen Klick auf Fertig stellen ab.

Sie kehren zurück in den Ausgangsdialog Regeln und Benachrichtigungen verwalten.

• Verlassen Sie das Fenster durch einen Klick auf OK.

Beachten Sie, dass bei zeitlichen Verzögerungen die E-Mails zunächst im Postausgang verbleiben. Sie werden von Outlook nur verschickt, wenn Outlook aktiv ist und Ihr Computer eine Verbindung zum Internet hat. Eine Ausnahme gibt es: Die E-Mails werden bei einer Verbindung von Outlook zum Exchange-Server, für das nur ein Exchange-Konto eingerichtet ist, auch verschickt, wenn Outlook geschlossen ist.

Wenn Sie die Regeln nachträglich ändern möchten, können Sie das unter anderem im Datei-Menü erledigen.

• Klicken Sie auf die Schaltfläche Regeln und Benachrichtigungen verwalten.

Sie gelangen in das Fenster Regeln und Benachrichtigungen.

• Klicken Sie nacheinander die zu ändernde Regel und die Befehle Regel ändern – Regeleinstellung bearbeiten an.