OutlookEinzelne E-Mails zu einem späteren Termin versenden

E-Mails erreichen die Empfänger sehr schnell. Es gibt jedoch auch Fälle, da sollen E-Mails erst später gelesen werden. Hierfür bietet Outlook verschiedene Funktionen.

Um für eine ganz bestimmte E-Mail eine Zeitverschiebung durchzuführen, gehen Sie wie folgt vor:

• Schreiben Sie Ihre E-Mail wie gewohnt. Bevor Sie die Schaltfläche Senden einsetzen, klicken Sie im Menü auf die Registerkarte Optionen.

• Klicken Sie in der Befehlsgruppe Weitere Optionen auf die Schaltfläche Übermittlung verzögern. Es öffnet sich das Dialogfeld Eigenschaften.

• Aktivieren Sie im Bereich Übermittlungsoptionen das Kontrollkästchen Übermittlung verzögern bis.

• Geben Sie in den nebenstehenden Feldern das Datum und die Uhrzeit ein, zu der Sie die E-Mail verschicken möchten.

• Verlassen Sie das Eigenschaften-Fenster über die Schaltfläche Schließen.

Outlook merkt sich den gewünschten Sendetermin.

• Klicken Sie wie gewohnt auf Senden, um Ihre E-Mail auf den Weg zu bringen.

Outlook legt Ihre E-Mail in den Postausgang. Dort bleibt sie bis zum gewünschten Sende-Zeitpunkt liegen und wird verschickt.

Der zukünftige Versand ist allerdings an folgende Voraussetzungen gebunden:

• Outlook ist aktiv.

• Ihr PC hat eine Verbindung zum Internet.

Ist Ihr PC zu der angesetzten Versandzeit nicht mit dem Internet verbunden, wird die E-Mail nicht verschickt. Der Sendevorgang erfolgt erst, wenn der PC das nächste Mal eine Internetverbindung hat.

Hierzu ein Beispiel: Sie haben am Freitag ihren letzten Arbeitstag vor dem Urlaub und möchten Ihren Kollegen per E-Mail über einen bestimmten Vorgang informieren. Da Sie aus Zeitgründen unterbinden möchten, dass diese noch mit umfangreichen Fragen auf Sie zukommen, teilen Sie Outlook mit, die E-Mail erst am kommenden Montag um 8:00 Uhr zu verschicken.

Doch hier verbirgt sich eine Stolperfalle: Zu dieser Zeit hat Ihr Rechner urlaubsbedingt keine Verbindung zum Internet. Die E-Mail wird also erst nach Ihrer Abwesenheit versendet und zwar genau dann, wenn Ihr PC wieder eine Internetverbindung hat. Seien Sie vorsichtig: Möglicherweise ist zu diesem Zeitpunkt bereits eine wichtige Frist verstrichen, über die Sie die Kollegen informieren wollten.

Keine Regel ohne Ausnahme. Wenn folgende Voraussetzungen erfüllt sind, wird Ihre E-Mail auch während Ihrer Abwesenheit auf den Weg gebracht:

• Outlook kommuniziert mit einem Exchange-Server.

• Es ist nur ein Exchange-Konto eingerichtet. Dieses wird nicht parallel zu einem POP3-Konto betrieben.

• Die Kommunikation erfolgt im Online-Modus.

Es gibt allerdings Arbeitgeber, die die Möglichkeit des zeitversetzen E-Mail-Versands über den Exchange Server unterbinden, zum Beispiel um keinen Zweifel über die chronologische Reihenfolge der verschickten E-Mails aufkommen zu lassen.