OutlookGemeinsame Termine vereinbaren

Kalender für Kollegen freigeben, Verfügbarkeit von Teilnehmern ermitteln, Besprechungsanfrage verschicken.

Kollegen Einblick in den eigenen Kalender zu gewähren ist eine einfache Möglichkeit, um das Prozedere rund um die Terminabsprache abzukürzen. Doch dabei sollten Sie zunächst darauf achten, private Termine auszublenden.

Kennzeichnen Sie dafür im Vorfeld unter Termine – Kategorien den Termin als Privat. Dritte sehen dann lediglich, dass das vorgeschlagene Zeitfenster belegt ist.

Grundsätzlich gibt es drei Freigabe- bzw. Veröffentlichungsvarianten:

  • Per E-Mail
  • Über ein Microsoft-Exchange-Konto
  • Als ICS-Datei auf Outlook.com

Hinweis: Microsoft Exchange Server

Microsoft Exchange Server ist eine Software, die die Mitglieder von Arbeitsgruppen bei der zentralen Verwaltung von E-Mails oder Terminen unterstützt.

Verfügbarkeit von Teilnehmern ermitteln

So geben Sie Ihren Kalender für Kollegen frei:

  • Aktivieren Sie für die Freigabe per E-Mail das Register Start.
  • Entscheiden Sie sich unter Freigeben für E-Mail-Kalender.
  • Wählen Sie anschließend den gewünschten Kalender und dort den Zeitraum aus, den Sie zeigen möchten.
  • Regeln Sie über die intuitiv zu bedienende Funktion Detail, wie viel von Ihrem Kalender sichtbar sein soll.
  • Bestätigen Sie Ihre Einstellungen über OK.

Freigabe über den Microsoft Exchange Server

  • Klicken Sie im Menü Start auf Kalender freigeben.
  • Geben Sie unter An ein, für wen der Kalender zur Verfügung stehen soll.

Auch bei dieser Variante haben Sie die Möglichkeit, Details auszuwählen.

Beachten Sie: Die Funktion Kalender freigeben ist nur aktiviert, wenn Sie Microsoft Exchange Server einsetzen.

Zugriff auf freigegebene Kalender verschaffen

Den Zugriff auf freigegebene Kalender von Kollegen verschaffen Sie sich wie folgt:

  • Aktivieren Sie in der Kalenderansicht das Register Start.
  • Klicken Sie im Bereich Kalender verwalten auf Kalender öffnen – Freigegebenen Kalender öffnen.

    Geben Sie etwas zum Namen der Person an, deren Kalender Sie öffnen möchten. Anschließend wird der Terminplaner angezeigt und Sie können die freien Kapazitäten des Betreffenden einsehen.

Falls es Probleme gibt und eine Anzeigeberechtigung wider Erwarten nicht vorliegt, können Sie den Kollegen mit Hilfe von Outlook direkt um Erlaubnis bitten, Ihnen Einsicht in seine Kalenderdaten zu gewähren. Die Software blendet dazu eine Freigabeanforderung ein, die Sie mit Ja beantworten.

Wenn Sie den Microsoft Exchange Server einsetzen, erhöht das den Komfort der Besprechungsanfragen. Dann können Sie in den freigegebenen Kalendern der Teilnehmer sehen, welche Zeitfenster zur Verfügung stehen. Auf diese Weise lässt sich das Hin- und Herschicken von Terminanfragen weiter reduzieren.

Hinweis: ICS-Datei auf outlook.com veröffentlichen

Sie kommen ohne Exchange aus, wenn Sie Ihre Kalender als ICS-Datei speichern und auf Outlook.com veröffentlichen. Das iCalendar-Format finden Sie unter Datei – Kalender speichern.

Besprechungsanfrage in vier Schritten verschicken

Nachdem Sie die Verfügbarkeit Ihrer Kollegen geklärt haben, starten Sie Ihre Terminanfrage:

    Geben Sie einen Termin in Ihren Kalender ein.

  • Wählen Sie über die Gruppe Teilnehmer die Empfänger aus.
  • Möchten Sie Alternativtermine zulassen, achten Sie darauf, dass unter Antwortoptionen der Eintrag Vorschläge für Besprechungszeitänderungen zulassen mit einem Häkchen gekennzeichnet ist.
  • Klicken Sie auf die Schaltfläche Senden, um die Besprechungsanfrage abzuschicken.

 

Wollen Sie Ihren Kollegen keine Gelegenheit geben, einen Termin abzulehnen, deaktivieren Sie den Befehl Bitte um Antwort im Bereich Antwortoptionen.

Dazu im Management-Handbuch

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