OutlookMit QuickStep E-Mail-Aufgaben automatisieren

Mit der Funktion QuickStep lassen sich verschiedene E-Mail-Aufgaben mit nur einem Mausklick erledigen.

Der Einsatz von QuickSteps ist vergleichbar mit einem aufgezeichneten Makro in Word oder Excel. Letztlich übernehmen beide – Makros und QuickSteps – Aufgaben für den Anwender. Der Hintergrund ist: Sie möchten Aufgaben in nur einem einzigen Schritt erledigen.

Sie können beispielsweise E-Mails per QuickStep verschieben, löschen oder versenden. Besonders praktisch: Wenn Sie einem QuickStep ein Tastenkürzel zuweisen, starten Sie ihn noch schneller.

Beispiel: Sie sammeln alle eingehenden E-Mails eines ganz bestimmten Absenders in einem Unterordner und leiten diese regelmäßig an einen oder mehrere Kollegen weiter. Diesen beiden Aufgaben können Sie einen QuickStep zuweisen, der die Aufgaben in einem einzigen Arbeitsschritt für Sie erledigt.

Insgesamt können Sie QuickStep folgenden Aufgabenkategorien zuordnen:

  • Ablage
  • Status ändern
  • Kategorien, Aufgaben und Kennzeichnungen
  • Antworten
  • Termin
  • Unterhaltungen

In jeder Kategorie stehen verschiedene Aufgaben zur Verfügung. Die Rubrik Status ändern beispielsweise enthält folgende Aktionen:

  • Als gelesen markieren
  • Als ungelesen markieren
  • Priorität einstellen auf

Automatisierte E-Mail-Aufgabe einrichten

In den unterschiedlichen Outlook-Versionen unterscheiden sich die nachfolgend beschriebenen Arbeitsschritte kaum:

  • Aktivieren Sie das Register Start und klicken Sie im Bereich QuickSteps auf die Schaltfläche Neu erstellen.
  • Im Dialogfeld QuickStep bearbeiten tragen Sie in das Feld Name eine Bezeichnung für die auszuführende Aufgabe ein.
  • Klicken Sie anschließend auf die Schaltfläche Aktion auswählen.

Entscheiden Sie sich zum Beispiel für die Option In Ordner verschieben und teilen Sie Outlook im nächsten Schritt mit, in welchen Ordner Sie die E-Mail ablegen möchten.

  • Klicken Sie auf Ordner auswählen.

Outlook zeigt die Ordner sofort an. Das erleichtert Ihnen die Nutzung: Sie brauchen nur noch den Zielordner aus der Liste auswählen.

Jetzt haben Sie zwei Möglichkeiten: Sie können es bei dieser Aktion belassen und mit Schritt 7 fortfahren. Im Beispiel wollen Sie die in den angegebenen Ordner verschobenen E-Mails auch noch an einen Kollegen weiterleiten.

  • Klicken Sie erneut auf Aktion auswählen und wählen die Aktion Weiterleiten aus.

Wollen Sie beim Aufruf Ihres QuickSteps Zeit sparen, vergeben Sie noch eine Tastenkombination.

  • Wählen Sie die gewünschte Tastenkombination einfach per Mausklick in das Eingabefeld bei Tastenkombination aus.

Bei Bedarf können Sie noch einen QuickInfo-Text anzeigen. Dieser wird eingeblendet, wenn Sie den Mauszeiger auf den QuickStep bewegen.

Hinweis: Sie haben nur 9 Tastenkombinationen für Ihre QuickSteps zur Verfügung:

STRG + Umschalt + 1
STRG + Umschalt + 2
STRG + Umschalt + 3
usf.

  • Beenden Sie den Vorgang über Fertig stellen.

Der Name des QuickSteps erscheint automatisch im Bereich QuickSteps im Start-Menü.

Ab sofort ist der QuickStep einsatzbereit. Das heißt, Sie können auf eine E-Mail klicken, den QuickStep auswählen und Outlook erledigt den Rest für Sie.

Über diese 3 Aufrufmöglichkeiten starten Sie Ihren QuickStep:

  • Aktivieren Sie das Register Start und klicken Sie im Bereich QuickSteps auf den Namen des gewünschten QuickSteps.
  • Gehen Sie über das Kontextmenü, zeigen dort auf den Befehl QuickSteps und wählen den gewünschten Quickstep über den zugeordneten Namen aus der Liste aus.
  • Verwenden Sie – falls vorhanden – die zugewiesene Tastenkombination.

Hinweis: Die QuickStep-Funktion steht nur für E-Mails, also nicht für den Kalender, Kontakte oder andere Features zur Verfügung.

Dazu im Management-Handbuch

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