OutlookOrdner selbst erstellen und Platz im E-Mail-Postfach schaffen

E-Mails in selbst erstellten Ordnern verwalten und nervenaufreibende Zeit fürs Suchen sparen.

Ihr E-Mail-Postfach wächst stetig an und Sie verlieren langsam aber sicher die Übersicht? Wenn Sie aus der Masse der elektronischen Nachrichten eine ganz bestimmte E-Mail benötigen, bietet sich eine eigene Ordnerstruktur an.

Klare Ordnerstruktur planen

Benutzerdefinierte Ordner helfen Ihnen bei der Suche und Organisation Ihrer elektronischen Post. Was die Anzahl der Ordner anbelangt, ist Microsoft Office großzügig und schränkt Sie als Anwender weder in deren Größe noch in deren Anzahl ein. Grenzen setzen allenfalls der Festplattenspeicherplatz beziehungsweise der zuständige Systemadministrator.

Sie können also sowohl für den Posteingangsordner als auch für die gesendeten E-Mails im Postausgangsordner beliebig viele Unterordner nach Ihrem individuellen Bedarf einrichten.

Wenn Sie einen Unterordner für den Posteingang oder Ausgang angelegt haben, können Sie weiter verzweigen – je Unterordner also weitere Ordner anlegen.

Vorsicht vor zu komplexen Ordner-Strukturen

Wenn Ihre Ordner-Strukturen zu komplex werden, erreichen Sie unter Umständen das Gegenteil von dem, was Sie ursprünglich beabsichtigt haben. Es bringt letztlich nichts, wenn Sie zuerst überlegen müssen, in welchem Ordner sich die gesuchte Nachricht befindet. Oder wenn Sie möglicherweise in verschiedenen Ordner nachschauen müssen, um Zugriff auf die gewünschte E-Mail zu erhalten.

So richten Sie eigene Ordner ein

Das Einrichten von Ordnern unterscheidet sich bei den verschiedenen Office-Versionen kaum. Um eigene Unterorder für Ihren Posteingang anzulegen, führen Sie folgende Arbeitsschritte durch:

  • Markieren Sie den Posteingangsordner und öffnen Sie anschließend das Register Ordner.
  • Klicken Sie auf die Schalfläche Neuer Ordner.

Es öffnet sich das gleichnamige Dialogfeld. Wenn es schneller gehen soll:

  • Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf Ihren Posteingangsordner Posteingang und wählen Sie im Kontextmenü den Befehl Neuer Ordner.
  • Geben Sie im folgenden Dialog in das Feld Name eine aussagekräftige Bezeichnung für Ihren Ordner ein.

Es eignen sich zum Beispiel Absendernamen, Firmennamen, Namen von Auftraggeber, Institutionen oder Gruppen. Sie können auch zuerst die privaten und die geschäftlichen E-Mails trennen (siehe Grafik oben).

In Outlook 2016 geht es noch bequemer. Wenn Sie den Befehl Neuer Ordner über das Kontextmenü auswählen, erscheint sofort ein Eingabefeld, in das Sie den gewünschten Ordnernamen eintragen.

  • Bestätigen Sie den neuen Order mit OK.

Danach wird er unterhalb des Posteingangsordners angezeigt.

  • Erstellen Sie über diese Vorgehensweise weitere Ordner.

Nachdem Sie die gewünschten Ordner angelegt haben, teilen Sie alle eingehenden – und auch alle bereits vorhandenen E-Mails – auf die Ordner auf. Hierzu ziehen Sie die gewünschte E-Mail mit gedrückt gehaltener linker Maustaste einfach auf den gewünschten Ordner. Sobald Sie den Mauszeiger auf dem neuen Ordnernamen platziert haben, lassen Sie die Maustaste los. Auf diese Art verschieben Sie Ihre elektronischen Nachrichten bequem vom herkömmlichen Posteingang in einen definierten Ordner.

Ordnernamen umbenennen

Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den Ordner, dem Sie einen anderen Namen geben möchten. Im Kontextmenü stehen Ihnen Befehle zur Verfügung, um den Ordner umzubenennen, zu verschieben, zu kopieren, zu löschen sowie weitere Aktionen.

Auf die gleiche Art und Weise, wie Sie im Posteingang neue Ordner anlegen, erstellen Sie auch in Ihrem Postausgang neue Ordner. Im Nu können Sie auch Ihre Ausgangspost strukturiert ablegen.

Gesuchte E-Mail schnell finden

Suchen Sie in einem bestimmten personenbezogenen Ordner beispielsweise nach einem bestimmten Stichwort, so finden Sie zügig mit einem Doppelklick Ihre E-Mail:

  • Öffnen Sie den gewünschten Ordner per Doppelklick.

Oberhalb der Liste befindet sich ein Eingabefeld.

  • Geben Sie den Suchbegriff ein und drücken Sie die Eingabe-Taste.

Ist der Suchbegriff in einer E-Mail vorhanden, listet Outlook sofort die entsprechende(n) E-Mail(s) auf.

Der Vorteil: Möglicherweise befindet sich der Suchbegriff noch im Mailverkehr anderer Absender. Durch die Unterteilung Ihres Posteingangsordners in Unterordner suchen Sie nur in dem Ordner des bestimmten Absenders. So haben Sie schnell Zugriff auf Ihre gesuchte E-Mail.

Behalten Sie alle E-Mails in einem einzigen Posteingangsordner, zeigt Ihre Trefferliste viele unnötige E-Mail-Fundstellen. Mit den Tipps aus diesem Beitrag sparen Sie sich die unnötige Suche und finden Ihre E-Mails schnell wieder.

Dazu im Management-Handbuch

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