OutlookSo werden E-Mails nicht vom eingebauten Junk-Filter aussortiert

Der eingebaute Junk-E-Mail-Filter in Outlook verschiebt nicht nur Spam-Mails in den Junk-Ordner. Mitunter landen dort auch E-Mails von Kunden und Lieferanten. Wie Sie den Filter in Outlook einstellen, damit E-Mails von wichtigen Absendern nicht ausgefiltert werden.

Einen Absender als sicher festlegen

Über einen Filter verschiebt Microsoft Outlook verdächtige Spam-Nachrichten in den sogenannten Junk-Ordner. Dabei kann es vorkommen, dass Nachrichten von Kunden, Lieferanten oder Mitarbeitern unbeabsichtigt in den Ordner aussortiert werden und Ihnen nicht zugehen.

In Outlook können Sie festlegen, bei welchen Absendern Sie sichergehen wollen, dass deren E-Mails nicht im Junk-Ordner landen. Dazu stufen Sie die entsprechenden Personen als sichere Absender ein.

Die nachfolgend beschriebenen Arbeitsschritte gelten im Wesentlichen ab der Version Outlook 2010.

  • Aktivieren Sie die E-Mai-Funktion und dort die Registerkarte Start.
  • Klicken Sie in der Befehlsgruppe Löschen auf die Schaltfläche Junk-E-Mail.

Die folgenden vier Befehle sind in diesem Zusammenhang mit dem Einstufen sicherer Absender von Bedeutung:

  • Absender nie sperren

  • Domäne des Absenders nie sperren

  • Diese Gruppe oder Verteilerliste nie sperren

  • Junk-E-Mail-Optionen

Durch einen Klick auf den Befehl Junk-E-Mail-Optionen gelangen Sie in das gleichnamige Fenster. Dort stehen unter anderem die Registerkarten Sichere Absender und Sichere Empfänger zur Verfügung.

  • Aktivieren Sie das Register Sichere Absender.

Stellen Sie sicher, dass die Kontrollkästchen Meine Kontakte sind auch vertrauenswürdige Absender und Personen, an die ich E-Mails schicke, automatisch der Liste sicherer Absender hinzufügen mit einem Haken gekennzeichnet sind.

Zusätzlich können Sie die Liste sicherer Absender ganz gezielt um einzelne Absender, die nicht in Ihrem Adressbuch aufgeführt sind, sowie ganze Domains – also Firmenadressen - in die Liste der sicheren Absender ergänzen:

  • Klicken Sie dazu im Fenster Junk-E-Mail Optionen auf die Schaltfläche Hinzufügen.
  • Tragen Sie anschließend die gewünschten Adressen ein.
  • Übernehmen Sie die Adresse per Klick auf OK.
  • Um eine Domain als sicher zu definieren, geben Sie die Adresse im Format „@Firmenname.de“ein.
  • Bestätigen Sie Ihre Einstellungen mit einem Klick auf OK.

Einzelne Absender können Sie noch einfacher als „sicher“ deklarieren:

  • Markieren Sie die gewünschte Adresse entweder im Postausgangs- oder Posteingangsordner.
  • Wählen Sie im Menü Start – Junk-E-Mail – Absender nie sperren.

Sie können auch eine E-Mail des Absenders mit der rechten Maustaste anklicken und im Kontextmenü Junk-E-Mail – Absender nie sperren auswählen.

Sie erhalten eine Nachricht, dass der Absender der gewählten Nachricht zur Liste der sicheren Absender hinzugefügt wurde. Die beiden Befehle Domäne des Absenders nie sperren und Diese Gruppe oder Verteilerliste nie sperren setzen Sie analog ein.

Adresslisten importieren und exportieren

Darüber hinaus haben Sie die Möglichkeit, komplette Adresslisten zu importieren. Und auch Listen, die vertrauenswürdige Empfänger enthalten, können Sie exportieren.

Wenn Sie selbst auf Verteilerlisten vermerkt sind, können Sie die Verteileradressen ebenfalls der Registerkarte Sichere Empfänger hinzufügen. Das Handling entspricht dem Hinzufügen von sicheren Absendern.

Manchmal ist es weniger aufwändig, die eine oder andere Junk-E-Mail zu löschen, als regelmäßig den Spam Ordner zu durchforsten:

  • Wählen Sie Start – Junk-E-Mail-Optionen.
  • Stellen Sie im Register Optionen die Option Niedrig: Es werden nur die offensichtlichsten Junk-E-Mail-Nachrichten in den Junk-E-Mail Ordner verschoben ein.
  • Übernehmen Sie Ihre Einstellungen per Klick auf OK.

Dazu im Management-Handbuch

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