OutlookTermine und Ressourcen mit Gruppenzeitplänen optimieren

Wie Sie mit Gruppenzeitplänen die Zeitpläne verschiedener Mitarbeiter anzeigen.

Über Gruppenzeitpläne lassen sich Meetings mit mehreren Teilnehmern organisieren, aber auch Ressourcen wie Tagungsräume, Projektoren für Präsentationen oder Fahrzeuge des Firmenfuhrparks komfortabel verwalten.

Termine auf einen Blick abstimmen

Angenommen, Sie müssen ein Meeting organisieren und zu diesem Zweck ein Besprechungszimmer reservieren. Außerdem benötigen Sie technisches Equipment für eine Präsentation, die während des Meetings gezeigt werden soll. Dann müssen Sie – ohne Outlook – zunächst die freien Zeitfenster der beteiligten Mitarbeiter abstimmen sowie recherchieren, ob der gewünschte Raum und die weiteren Ressourcen verfügbar sind.

Hier kommen die Gruppenzeitpläne ins Spiel. Outlook ermöglicht es, mehrere Gruppenzeitpläne parallel einzurichten und zu verwalten. Während der eine Gruppenzeitplan eine Gruppe von Personen, beispielsweise alle Mitarbeiter einer Abteilung, verwaltet, organisiert der nächste Zeitplan Ressourcen wie etwa Räumlichkeiten.

Ein Blick in die entsprechenden Zeitpläne vereinfacht die Planung: Sie sehen sofort, wann, wer oder was verfügbar ist oder wer gegebenenfalls welche Aktivitäten geplant hat. Lästiges und zeitraubendes Nachfragen und Abstimmen entfällt.

Software-Voraussetzungen

Folgende Voraussetzungen müssen erfüllt sein, um die Gruppenzeitpläne in Outlook einsetzen zu können:

  • Wollen Sie die Vorteile der Gruppenkalender-Funktion nutzen, benötigen Sie ein Konto für Microsoft Exchange Server.
  • Vor dem Einrichten des Gruppenzeitplans muss der Exchange-Server-Administrator ein Postfachkonto auf dem Server für Sie erstellen und Ihnen die notwendigen Berechtigungen erteilen.

Microsoft Exchange Server ist eine Software, die die Mitglieder von Arbeitsgruppen bei der zentralen Verwaltung von E-Mails oder auch Terminen unterstützt.

Gruppenzeitplan einrichten

  • Wählen Sie Gruppenzeitpläne – Neu.
  • Vergeben Sie einen aussagekräftigen Namen und bestätigen Sie diesen durch einen Klick auf die Schaltfläche OK.
  • Geben Sie einen Namen für den neuen Gruppenzeitplan ein, und klicken Sie auf OK.
  • Um Kollegen oder Mitarbeiter hinzuzufügen, klicken Sie auf Weitere einladen und dann auf Von Adressbuch hinzufügen beziehungsweise auf Öffentlichen Ordner hinzufügen.

Ein Gruppenzeitplan kann nämlich sowohl Kontakte als auch Ressourcen aus einem öffentlichen Ordner verwenden.

  • Fügen Sie die gewünschten Namen hinzu und bestätigen mit OK.
  • Beenden Sie den Vorgang über Speichern und Schließen.

Um einen überflüssig gewordenen Gruppenzeitplan zu entfernen, markieren Sie ihn und klicken auf Löschen.

Gruppenzeitplan anzeigen

Um Gruppenzeitpläne anzuzeigen, müssen Sie lediglich den gewünschten Plan auswählen und auf Öffnen klicken. Anschließend sehen Sie alle Frei-/Gebucht-Informationen der Mitglieder.

Das Aktualisieren der Frei-/Gebucht-Daten erledigen Sie mit nur zwei Mausklicks:

  • Klicken Sie nacheinander auf Optionen und Frei/Gebucht aktualisieren.

Besonders komfortabel arbeiten Sie mit der AutoAuswahl: So suchen Sie eine Zeit, zu der alle Gruppenmitglieder für ein Meeting zur Verfügung stehen.

Wenn Sie Details Ihrer gebuchten Zeiten nicht für Dritte zur Einsicht bereitstellen möchten, können Sie diese als privat kennzeichnen.

Dazu im Management-Handbuch

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