OutlookUngelesene E-Mails auffällig hervorheben

Wie Sie noch nicht bearbeitete E-Mails markant anzeigen.

Ungelesene E-Mails geraten leicht in Vergessenheit. Enthalten sie wichtige oder zeitkritische Informationen, kann Sie das in unangenehme Situationen bringen. Den damit verbundenen Stress verhindern Sie, indem Sie solche Nachrichten mit kräftigen Farben hervorheben.

Die nachfolgenden Arbeitsschritte können Sie ab der Version 2010 anwenden.

Ungelesene E-Mails mit einer Farbe kennzeichnen

  • Aktivieren Sie das Menü Ansicht.
  • Klicken Sie im linken Bildschirm im Bereich Aktuelle Ansicht auf die Schaltfläche Ansichtseinstellungen.
  • Über die Schaltfläche Bedingte Formatierung gelangen Sie in das gleichnamige Fenster.

Standardmäßig sind dort alle Kontrollkästchen abgehakt. An diesen Einstellungen müssen Sie nichts ändern. Wenn allerdings das Kontrollkästchen Ungelesene Nachrichten nicht mit einem Haken gekennzeichnet ist, setzen Sie sie ihn.

Das Dialogfeld ist etwas irreführend: Sie müssen nämlich trotz Haken den Eintrag Ungelesene Nachrichten markieren.

  • Klicken Sie den Eintrag an, sodass er markiert ist.

Sie erkennen eine ausgewählte Regel daran, dass diese im Bereich Eigenschaften der ausgewählten Regel explizit im Feld Name angegeben wird.

  • Bleiben Sie im Dialogfeld Bedingte Formatierung und klicken Sie die Schaltfläche Schriftart an.

Es öffnet sich das gleichnamige Dialogfeld (Abb. 3). Hier nehmen Sie die eigentlichen Einstellungen vor:

  • Wählen Sie unter Farbe über das Listenfeld den Eintrag Rot aus.

Wenn Sie diese Farbe mit der Auszeichnung Fett kursiv kombinieren und auch noch den Schriftgrad erhöhen, übersehen Sie ungelesene Nachrichten nicht mehr.

  • Verlassen Sie alle Fenster durch einen Klick auf die Schaltfläche OK.

Unbearbeitete E-Mails werden von nun an in der von Ihnen eingerichteten benutzerdefinierten Formatierung am Bildschirm auffällig angezeigt.

 

Neue Farben für weitere Ordner zur Verfügung stellen

Die zuvor eingestellte Farbe wird nur für den aktuell geöffneten Ordner, wie zum Beispiel den Posteingang genutzt. Es ist aber möglich, die Einstellungen auch auf andere Ordner zu übertragen:

  • Bleiben Sie im Menü Ansicht und klicken Sie im Bereich Aktuelle Ansicht auf die Schaltfläche Ansicht ändern.
  • Wählen Sie den Befehl Aktuelle Ansicht für andere E-Mail-Ordner übernehmen.

Outlook ruft das Fenster Ansicht übernehmen auf.

  • Setzen Sie einen Haken bei allen Ordner, in denen Sie ungelesene Nachrichten mit den im Vorfeld definierten Formatierungen anzeigen möchten.
  • Bestätigen Sie Ihre Einstellungen mit OK.

Wenn Sie sich zusätzlich zu der farblichen Kennzeichnung ungelesener E-Mails von Outlook auf eine neu eingetroffene E-Mail aufmerksam machen lassen, sehen Sie sofort, wenn eine erwartete E-Mail eintrifft und verlieren keine Zeit bei der Bearbeitung.

Nehmen Sie die Einstellungen unter Datei – Optionen – E-Mail vor:

  • Kennzeichnen Sie im Bereich Nachrichteneingang die gewünschte Option aus und lassen Sie beispielsweise einen Sound ertönen.
  • Bestätigen Sie Ihre Einstellungen mit OK.

Dazu im Management-Handbuch

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