Personalabteilungen im Mittelstand müssen strategisch arbeiten und Fachkräfte gewinnen

Herr Dr. Fitz, was läuft falsch in den Personalabteilungen mittelständischer Unternehmen?
Die Mitarbeiter in den Personalabteilungen erledigen immer noch zu erheblichen Teilen nicht wertschöpfende Routineaufgaben. Sie erfassen Arbeitszeiten, regeln Urlaubsansprüche oder sorgen für die pünktliche Gehaltsabrechnung. Für strategische Aufgaben und Gespräche mit der Belegschaft bleibt da in der Regel kaum Zeit. Die Folge: Im Unternehmen selbst sind die Personaler kaum sichtbar.

Warum sollen Personaler denn überhaupt sichtbar sein?
Eine gute Personalabteilung ist nicht lautlos, man spürt ihre Arbeit im ganzen Betrieb. Und ihre Aufgaben sind wichtiger denn je. Der Mittelstand ist bereits heute weitaus stärker als große Unternehmen vom Fachkräftemangel betroffen. Es ist die zentrale Aufgabe der Personalabteilung, hier Lösungen zu finden, qualifizierte neue Fachkräfte zu gewinnen, aber genauso die bestehenden Mitarbeiter zu fördern und im Betrieb zu halten. Dafür muss Raum geschaffen werden.

Was muss getan werden, um diesen Raum für solche strategischen Aufgaben zu schaffen?
Zum einen gehört die Organisation auf den Prüfstand. Es darf nicht sein, dass administrative und wertschöpfende Tätigkeiten von ein und derselben Person geleistet werden, wie es heute in vielen mittelständischen Unternehmen der Fall ist. Da wird die Belegschaft beispielsweise einfach alphabetisch unter den Personalern aufgeteilt, die dann für die Rundum-Betreuung ihrer Mitarbeiter zuständig sind. Zum anderen sollten operative Aufgaben möglichst automatisiert werden, denn das spart Kosten und schafft Freiraum für die wirklich wichtigen Tätigkeiten. Gleichzeitig empfiehlt es sich, die Arbeitsabläufe klarer zu definieren und die Entscheidungswege zu kürzen.

Das klingt nach dem großen Rundum-Schlag. Wie sollen die Unternehmen vorgehen bei der Neuorganisation von Prozessen?
Es empfiehlt sich zuerst ein Blick auf die erfolgreichen Unternehmen und die Orientierung an Best Practices. Eine Performance Analyse, die Schwachstellen offenlegt, und die Orientierung an Best Practices können hier Unterstützung leisten. Ebenso sind Lösungen für personalwirtschaftliche Modelle wichtig, wie zum Beispiel HR-Leitlinien, die als Masterplan für die strategischen Vorgaben moderner Personalarbeit dienen. Im Ergebnis führt eine erfolgreiche Neuorganisation zu einer durchgängig einheitlichen Orientierung sämtlicher HR-Tätigkeiten, die mit der Geschäftsführungsstrategie beginnt und bis hin zur Tätigkeitsbeschreibung jedes einzelnen Mitarbeiters reicht.

Herr Dr. Fitz, wir bedanken uns für dieses Gespräch.