PersonalarbeitShared Services Center im Kommen

Shared Service Center sollen operative und administrative Aufgaben der Personalabteilungen übernehmen. Ging es dabei bislang vor allem darum, Kosten zu sparen, steht jetzt die bessere Servicequalität im Vordergrund. Aber es hapert noch bei Abstimmung und Integration.

Personalabteilungen wählen immer öfter den „Shared-Services“-Ansatz, um die operativen und administrativen Aufgaben innerhalb ihres Bereiches effizienter und kostengünstiger zu bewältigen. 75 Prozent der befragten Unternehmen haben ihr Shared Services Center (SSC) seit der Gründung bereits ausgebaut und 84 Prozent planen, es in naher Zukunft noch weiter auszubauen. Die Mehrheit der bereits etablierten HR-Shared-Services-Center wachsen bereits, so die Ergebnisse der aktuellen Studie „The Next Generation Shared Services Research“, durchgeführt von der Managementberatung Hewitt Associates und SharedXpertise. 

Kundenzufriedenheit hat oberste Priorität

Im Rahmen der Studie wurden 97 multinationale Organisationen befragt. Bei 78 Prozent der Befragten sollen HR-Shared-Services-Center in erster Linie die Kundenzufriedenheit steigern. Erst an zweiter Stelle wurde mit 70 Prozent die Reduzierung von Kosten angeführt. Nelson Taapken, Leiter des Bereichs HR Excellence von Hewitt Associates in Deutschland, sagt:

„In der Vergangenheit waren Veränderungen sehr stark an Kosten- und Effizienzkennzahlen orientiert anstatt an Relevanz oder Erfolgswirksamkeit. Interessant ist, dass jetzt die Effektivität die Prioritätenliste der HR-Verantwortlichen anführt und das Argument der Kostenreduktion in den Hintergrund rückt. Heute ist klar, dass HR-Dienstleistung dann Erfolg hat, wenn sie den Mitarbeitern das erforderliche Dienstleistungsniveau zum tiefstmöglichsten Preis anbietet.“

„Wir-Gefühl“ fehlt noch

Die Integration eines Shared Service Centers in den bestehenden HR-Bereich wird von den Befragten als problematisch erachtet, da sich der HR-Bereich und das Center nicht als eine Einheit verstehen. Die Aufgaben, die im Shared Service Center liegen, sollten im HR-Bereich als Teil des integrierten HR-Prozesses verstanden werden. Doch die Untersuchung zeigt, dass die HR-Abteilungen die administrativen Tätigkeiten nicht mehr als ihre Aufgabe und Verantwortung sehen, sobald es einen Spezialisierten Dienstleister dafür gibt.

Zum anderen besteht zusätzlich in der Umstrukturierungsphase die Gefahr, dass der bestehende HR-Bereich zu sehr in seiner alten Funktionsweise verharrt und administrative Tätigkeiten weiterhin selbst durchführt. Dies kann einer Realisierung von effizienten Prozessen und den damit verbundenen Kosteneinsparungen im Wege stehen. Taapken rät:

„Die Ergebnisse der Studie zeigen deutlich, dass HR-Shared-Services die HR-Profis in administrativen Belangen stark entlasten. Sie erhalten einen neuen Spielraum, um den Fokus auf strategischere und für das Unternehmen gewinnbringendere Aktivitäten zu richten oder ein Netzwerk mit den Verantwortlichen der einzelnen Unternehmensbereiche aufzubauen."

Dieser Erfolg trete jedoch nur dann ein, wenn das Miteinander aller HR-Funktionsbereiche in der Governance-Struktur verbindlich geregelt sei. Hierfür solle bereits in der Konzeptionsphase ausreichend Zeit verwendet werden, erklärt Taapken weiter.

Shared Service Center entstanden ursprünglich in den 80er Jahren in den Finanz­abteilungen, um grundlegende administrative Aufgaben wie zum Beispiel die Fakturierung oder das Bezahlen von Rechnungen zu bündeln und kosteneffizient abzuwickeln. In den letzten 30 Jahren etablierten sich Shared Services auch in anderen Unternehmensbereichen. Mehr dazu unter:

Shared Service Center bedienen die Kollegen wie Kunden

[dw; Quelle: Hewitt; Bild: Fotolia]

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