Personalauswahl und Einstellungsprozess

Ob die Konjunktur boomt oder schwächelt: Wirklich gute Bewerber sind meist rar, und sie haben die Wahl, für wen sie arbeiten. Die Unternehmen wiederum müssen um die Gunst dieser Bewerber buhlen und sich bei ihnen als Top-Arbeitgeber profilieren. Doch das ist den Verantwortlichen oft nicht ausreichend klar, und entsprechend schludrig gestalten sie den Einstellungsprozess. Die Konsequenz: Einige Bewerber, die das Unternehmen gerne einstellen würde, entscheiden sich nach dem Auswahlverfahren – aus vermeidbaren Gründen – doch für einen anderen Arbeitgeber. Deshalb sollten Unternehmen beim Gestalten des Einstellungsprozesses auf folgende Dinge achten: 

1. Auf Augenhöhe kommunizieren

Top-Bewerber haben meist mehrere Optionen, und sie wechseln ihre Stelle nur, wenn sie von einem Unternehmen 100-prozentig überzeugt sind. Weil jeder Stellenwechsel mit Risiken verbunden ist, sollten Firmen bei Bewerbern nicht das Gefühl erzeugen, sie seien Bittsteller. Das fängt schon bei der Frage an, ob das Unternehmen einen Vorstellungstermin vorschreibt oder ob es mit dem Bewerber einen passenden Termin sucht.

Wird der Bewerber wie ein Gast empfangen oder zunächst wie ein Gepäckstück im Vorzimmer platziert? Gleicht das Vorstellungsgespräch eher einem Verhör oder ist es ein Gespräch auf Augenhöhe? Gewinnt ein Bewerber das Gefühl, nicht mit Respekt behandelt zu werden, geht er innerlich auf Distanz zum Unternehmen und schenkt einem anderen Betrieb seine Sympathie.

2. Einstellungsprozess definieren

Top-Bewerber haben meist mehrere Eisen im Feuer. Also muss das Unternehmen seine Mitbewerber ausstechen – auch mit Hilfe der Professionalität, die es beim Gestalten des Einstellungsprozesses beweist. Bewerber möchten sich einem Unternehmen anvertrauen, deshalb ist es erforderlich, den Einstellungsprozess zu definieren. 

Das haben viele Betriebe, außer im Bereich Vertrieb, bislang noch nicht getan. Bei der Personalsuche und -auswahl agieren sie oft noch zu sehr nach der Maxime: Irgendwie funktioniert das schon, auf zwei oder drei Tage kommt es nicht an. Die Folge: Bei den guten Bewerbern stellt sich zunehmend ein schlechtes Gefühl ein, weil sie Kleinigkeiten irritieren. Am Ende unterschreiben sie ihren Arbeitsvertrag nicht, weil sie zweifeln, in diesem Unternehmen glücklich zu werden oder einfach nur deshalb, weil ein anderes Unternehmen schneller war und sich professioneller verhalten hat.

3. Wertschätzung signalisieren

Wenn ein Kandidat ein Unternehmen besucht, ist er dessen Gast, und so sollte er auch behandelt werden. Zum Beispiel bietet es sich an, dass während des Einstellungsgesprächs auch einmal kurz der oberste Unternehmenslenker anklopft, selbst wenn es inhaltlich nicht nötig wäre. Auch lobende Worte, etwa über die Ausbildung, die bisherige Tätigkeit oder das Gesprächsverhalten des Bewerbers, ab und an sinnvoll ins Gespräch eingestreut, schaffen eine angenehme Atmosphäre.

Wertschätzung signalisieren auch Angebote wie der Besuch des möglichen künftigen Arbeitsplatzes oder Fragen wie „was ist Ihnen bei der Wahl Ihres künftigen Arbeitgebers wichtig?“ Die Feststellung, „eine so erfahrene Arbeitskraft wie Sie hat ja viele Optionen“, runden den guten Eindruck über das Unternehmen ab.

4. Über das Vorgehen informieren

Bewerber sind oft nicht im Bilde, was den aktuellen Stand ihrer Bewerbungen anbelangt. Häufig sind sie nicht einmal sicher, ob ihre Bewerbungsunterlagen beim Unternehmen überhaupt angekommen sind, denn viele Unternehmen versenden keine Eingangsbestätigungen mehr, in denen auch kurz das weitere Procedere erläutert wird. Auf Bewerber macht das keinen guten Eindruck.

Ähnlich ist es, wenn nach Bewerbungsgesprächen das weitere Vorgehen in der Schwebe bleibt. Warum nicht mit offenen Karten spielen, Vertrauen schaffen und zum Beispiel sagen:

5. Ankündigungen einhalten 

Oft begehen Unternehmen folgenden Fauxpas: Die Fachabteilung ist sich mit einem Bewerber einig und sichert ihm zu, im Laufe der Woche den Arbeitsvertrag zu erhalten. Sie weiß aber nicht, dass sich der zuständige Mitarbeiter in der Personalabteilung in diesem Zeitraum auf einer Fortbildung befindet. Also trifft der Arbeitsvertrag erst eine Woche später als versprochen beim Bewerber ein. Dies kann dazu führen, dass sich Bewerber wieder umentscheiden, denn sie vermuten, dass das Unternehmen mit gezinkten Karten spielt beziehungsweise dass sie vielleicht doch nur zweite Wahl sind.

Unternehmen sollten ihre Bewerber deshalb rechtzeitig über Verzögerungen informieren und ihnen auch plausible Gründe dafür nennen. Meist sind Verzögerungen nämlich auf ganz banale, praktische Ursachen zurückzuführen, die die Bewerber allerdings nicht kennen, was zur Folge haben kann, dass sie beginnen zu spekulieren und im Extremfall sogar ihre Entscheidung hinterfragen.

6. Kontakt und Beziehung pflegen

Bei Top-Positionen erstreckt sich der Auswahl- und Einstellungsprozess oft über mehrere Monate. Da schadet es nicht, zwischenzeitlich mit den aussichtsreichsten Kandidaten einfach einmal zu telefonieren, selbst wenn sich im Verfahren nichts Neues ergeben hat. Und was spricht dagegen, ihnen mit ein paar handschriftlichen Zeilen die neuste Ausgabe der Mitarbeiterzeitung zu schicken? Auch das vermittelt Bewerbern das Gefühl, sie werden als Person wahr- und ernstgenommen und sind ein begehrter Kandidat. Das gleiche gilt, wenn ein neuer Mitarbeiter aufgrund seiner langen Kündigungsfrist seine Stelle erst in einigen Monaten antreten kann. Auch dann sollten Unternehmen die Wartezeit aktiv nutzen, um den Neuen auf dem Laufenden zu halten und ihn emotional ans Unternehmen zu binden.

Den Kontakt halten sollten Unternehmen auch zu den Bewerbern, denen sie eine Absage erteilen mussten. Denn möglicherweise wird zu gegebener Zeit wieder eine ähnliche Stelle zu besetzen sein, und dann lässt sich Zeit und Geld sparen, wenn man bestimmte Kandidaten noch in der Hinterhand hat.