PersonalcontrollingPersonalkennzahlen einführen und pflegen – am Beispiel erklärt

Sollen Personalkennzahlen eingeführt werden, findet dieser Prozess systematisch in Abstimmung mit den Bedürfnissen des HR-Controlling statt. Auch das Human Resource Management (HRM) benötigt Kennzahlen, um die aktuelle Personalstatistik führen, Prognosedaten entwickeln und daraus zukünftige Zustände vorhersagen zu können.

Relevante Faktoren für die Einführung von Personalkennzahlen sind:

• Wie entwickeln sich Schlüsselqualifikationen in unserem Unternehmen?
• Wie groß ist die Führungsspanne unserer Führungskräfte?
• Investieren wir heute tatsächlich mehr in die Ausbildung der Mitarbeiter als in der Vergangenheit?
• Wo haben wir unsere Bildungsziele verfehlt, wo erreicht?
• Gibt es in der Fluktuation Unterschiede zwischen den Abteilungen?
• Welche HR-Dienstleistungen sind besonders gefragt?
• Ist die Produktivität unserer Mitarbeiter in den letzten Jahren stark genug gewachsen, um die anstehende Expansion in ausländische Märkte meistern zu können?

Bevor Sie mit der Erfassung, Einführung und Verwaltung der Kennzahlen beginnen, wählen Sie aus, welche Zahlen überhaupt relevant sind. Meistens hängt die Auswahl von Vorgaben des Managements ab oder das Management formuliert konkrete Anforderungen an die Kennzahlen.

Die wichtigsten HR-Kennzahlen sind:

• Headcount (Köpfe) und Full-Time-Equivalents (teilzeitbeschäftigte Mitarbeitende)
• Quote der Leihmitarbeiter
• Überstunden
• Krankenstände und Arbeitsunfälle
• offener Urlaub und Freizeitguthaben
• Fluktuation
• Ausbildungsaktivitäten (Tage, Kosten und ggf. Kategorien)
• Alter und Dienstjahre der Beschäftigten und die sich daraus ergebende Struktur

Obwohl in der Literatur häufig noch deutlich mehr Kennzahlen genannt werden, lohnt es sich in der Regel für ein Unternehmen nicht, sie alle zu erfassen. In der Praxis hat sich die obige Auswahl bewährt. Natürlich kann die Liste beliebig ergänzt oder gekürzt werden – je nachdem, welche Kennzahlen individuell in Ihrem Unternehmen relevant sind.

Die Auswahl sollte sich allerdings begründen lassen. Hauptargument hierbei: Wir benötigen diese Zahlen, weil sich damit Erfolge messen, Entwicklungen konkret ablesen, Zahlen vergleichen und Mängel aufdecken lassen.

Um ein leistungsfähiges und auf Dauer zuverlässiges Kennzahlensystem aufbauen, betreiben und pflegen zu können, sollten einige Grundsätze beachtet werden. Wichtig ist, dass individuelle Kennzahlen sorgfältig erhoben werden.

Hierbei empfiehlt sich folgende Vorgehensweise:

• Festlegung und Gewichtung der HR-Ziele und HR-Themenfelder
• Festlegung der Kennzahlen und Kennzahlenbereiche
• Festlegung der Kommunikationsmittel der Kennzahlen
• Auswahl der Kennzahlen-Empfänger
• Sicherung der Informationsquellen und Vergleichsgrundlagen
• Festlegung der Erhebungszeitpunkte und Erhebungsmethoden
• Auswahl der Mitarbeiter für die Erstellung der Kennzahlen
• Festlegung der Darstellung der Kennzahlenergebnisse
• Einführung eines organisierten Reportings
• Maßnahmenpläne und Zielsetzungen

Das folgende Fallbeispiel zeigt, in welchen Phasen ein Kennzahlensystem in der HR eingeführt und organisiert werden kann. 

Die ABC GmbH ist ein Dienstleistungsunternehmen und befindet sich auf Wachstumskurs. Auch der Personalbestand steigt stetig an. Dies, ein striktes Kostenmanagement sowie die hohe Priorität, die die Geschäftsleitung dem Human Resource Management beimisst, führen dazu, dass ein kleines, überschaubares Kennzahlen-System als Grundlage für Verbesserungen, Optimierungen sowie als Steuerungsmittel fürs Kostenmanagement eingeführt werden soll.

Wichtig ist auch, Rahmenbedingungen für ein schnelles Eingreifen und mögliche Korrekturmaßnahmen zu schaffen. Ein effizientes Reporting soll die Akzeptanz, Kommunikation und Beachtung sicherstellen.

Als wichtige Probleme und Herausforderungen werden die Kostenentwicklung, die Mitarbeiterbindung in Schlüsselpositionen sowie die Messbarkeit und Erfolgskontrolle in der Personalentwicklung identifiziert. Untersuchungsbereiche sind daher:

• Personalkosten
• Fluktuation
• Personalentwicklung
• Produktivität und Leistung
• Projektteam und Zeitrahmen

In der Folge wird ein Projektteam zusammengestellt und mit weitgehenden Kompetenzen sowie einem Budget ausgestattet. Man möchte das Kennzahlensystem in einem Monat konzipieren. In zwei Monaten sollen erste Resultate und ein erstes Reporting erfolgen. Dazu wählt die ABC GmbH ein mehrstufiges Vorgehen:

1. Workshop

Es wird ein Workshop durchgeführt, an dem auch die Geschäftsleitung und Führungskräfte teilnehmen. Dabei wird schon in dieser Phase darauf geachtet, alle Anregungen und Bedürfnisse der Führungskräfte aufzunehmen und einzubeziehen, um auf eine breite Akzeptanz zu stoßen.

2. Konzepterarbeitung

In einem zweiten Schritt wird die Konzepterarbeitung zu diesen Schwerpunkten an die Projektmitglieder delegiert.

3. Kennzahlen-Entscheid

In einem dritten Schritt werden die Kennzahlen definiert, auf Zielkongruenz geprüft und von der Geschäftsleitung und allen Führungskräften abgesegnet.

4. Testlauf mit Beispiel-Kennzahlen

Mit vier Schlüssel-Kennzahlen wird der gesamte Prozess getestet und durchgespielt – von der Datenbeschaffung über die Erhebung und Analyse bis zum Reporting und beispielhaften Maßnahmen-Katalogen. Dies wird der Geschäftsleitung präsentiert.

Die Verantwortung für das Kennzahlensystem übernimmt ein Team aus dem Personalbereich, das direkt der Geschäftsleitung unterstellt ist. Damit möchte man allen Mitarbeitern die Bedeutung dieser Maßnahme signalisieren.

Die ABC GmbH legt fest, jeden zweiten Monat Kurzinformationen mit einem Umfang von höchstens zwei bis drei Seiten zu verteilen. Drei Mal pro Jahr finden ausführliche Reportings, Präsentationen und Diskussionen statt. Dabei werden die folgenden Punkte jeweils besonders hervorgehoben:

• Kennzahl des Monats mit Hintergründen und Analysen
• Fokussierung auf eine Abteilung bei jedem Reporting
• Konsequenter Rückblick auf Maßnahmen und Resultate
• Priorisierung der Kennzahl-Betrachtungen

Das Reporting erfolgt ausschließlich in digitaler Form durch den Versand per E-Mail, PDF und Excel. Dabei sollen die Kennzahlen und die dazugehörigen Informationen attraktiv und anschaulich aufbereitet und visualisiert werden. Die Informationen sind auch via Web-Plattform abrufbar. Adressaten der Reportings sind betroffene Führungskräfte, die Geschäftsleitung, die gesamte HR-Abteilung und das Finanzwesen.

Zwei Mal pro Jahr findet vor der Geschäftsleitung eine Erfolgs- und Qualitätskontrolle des gesamten Kennzahlensystems mit vier klar definierten Aufgabenstellungen statt:

• Interpretationen beziehungsweise Schlussfolgerungen wichtiger Problemkreise
• Sicherstellung und Erfolgskontrolle notwendiger Maßnahmen
• Kongruenz des Kennzahlen-Systems mit Unternehmenszielen
• Kosten-Aufwand-Nutzen-Analyse des Kennzahlensystems

Dieses Fallbeispiel kann auch für den Aufbau eines HR-Kennzahlen-Cockpits behilflich sein.