PersonalentwicklungWie Sie ein Mitarbeiterprofil erstellen

Ein Mitarbeiterprofil zeigt, über welche Kenntnisse, Fähigkeiten und Erfahrungen Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter verfügen. Das Mitarbeiterprofil hilft, Stärken auszubauen und zu motivieren. Wie ein Mitarbeiterprofil mit der Kann-Will-Darf-Soll-Methode erstellt wird.

Gute Führungskräfte gehen auf die unterschiedlichen Bedürfnisse ihrer Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter ein, um diese zu motivieren. Sie erstellen dazu Mitarbeiterprofile. Diese sind das Ergebnis der Erfassung der Kompetenzen sowie der Ermittlung der Potenziale der Beschäftigten. Auf dem Markt gibt es unterschiedliche Methoden und Tools, mit denen diese Profile erstellt werden können. Diese reichen von einer eher oberflächlichen Analyse der Persönlichkeit bis hin zu granularen Methoden, die die gesamte Persönlichkeit erfassen.

Eine Methode ist die sogenannte „Kann-Will-Darf-Soll-Methode“. Als Führungskraft bestimmen Sie damit die Leistungsfähigkeit Ihres Teams, bauen zielgenau Schwächen ab und Stärken aus. Außerdem erkennen Sie, wie Sie Ihre Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter motivieren können. In drei Schritten erstellen Sie ein Mitarbeiterprofil.

Eigenschaften des Mitarbeiters notieren

Teilen Sie ein Blatt Papier in vier Felder auf und betiteln Sie diese mit Kann, Will, Darf und Soll. Danach brainstormen Sie für jedes Feld die Eigenschaften, die Ihrer Meinung nach zur entsprechenden Person passen. Natürlich können Sie nicht komplett in diese Person hineinschauen, aber bestimmt haben Sie ein Gefühl dafür, was sie oder er kann, was sie antreibt, also was sie wollen, welche Kompetenzen sie haben (darf) und welche Anforderungen Sie an diese Person stellen (soll). Passen Sie Ihre Dokumentation nach ein paar Tagen gegebenenfalls noch einmal an.

Beispiel für einen Mitarbeiter aus dem Controlling (noch unvollständig)

Rückmeldung des Mitarbeiters mit Fragetechniken einholen

Suchen Sie das Gespräch mit der Mitarbeiterin oder Ihrem Mitarbeiter und bitten Sie um Feedback und Ergänzungen in den einzelnen vier Feldern. Fragen Sie strukturiert nach und nutzen Sie entsprechende Fragetechniken. Hierfür bietet sich zum einen die sogenannte 5-W-Methode, kurz, 5-Why an.

Bei dieser Fragetechnik geht es um die Bestimmung von Ursache und Wirkung. Einem Problem soll auf den Grund gegangen werden. Dabei ist es aus psychologischer Sicht wichtig, das englische Wort „why“ nicht mit „warum” zu übersetzen. „Warum” löst bei Befragten einen Schutzmechanismus aus, was zu Blockaden führen kann. Ein „Warum” werten Mitarbeitende als Aufforderung zur Rechtfertigung. Nutzen Sie also lieber Wörter wie „wieso” oder „weshalb”.

Fragen Sie sooft nach, bis Sie beim tatsächlichen Grund angekommen sind. Lassen Sie Ihrem Gegenüber aber genügend Zeit zum Nachdenken und erlauben Sie vollkommene Stille. In der Regel kommen Sie bereits mit rund fünf Fragen zum Kern des eigentlichen Problems. Scheuen Sie sich aber nicht, auch noch mehr Fragen zu stellen und nachzuhaken. Sie werden merken, wenn Sie am Ziel angekommen sind.

Beispiel: Fragetechnik „5-W-Methode”

Beispiel für einen Dialog zwischen der Führungskraft (FK) und einem Mitarbeiter (MA).

FK: „Herr Müller, wieso verzögert sich Ihr Projekt so lange?”
MA: „Ich habe nicht genügend Zeit, mich intensiver damit zu beschäftigen.”

FK: „Wieso fehlt Ihnen die Zeit?”
MA: „Weil ich so lange für den Controlling-Bericht brauche.”

FK: „Was kostet Sie so viel Zeit beim Controlling-Bericht?”
MA: „Ich muss viele Daten aufbereiten und zusammentragen.”

FK: „Weshalb müssen Sie das tun?”
MA: „Die Kollegen liefern diese nicht pünktlich und standardisiert.”

FK: „Wie kommt das?”
MA: „Wir haben noch keinen Prozess definiert.”

Die Lösung: Ein standardisierter Controlling-Prozess entlastet den Mitarbeiter und gibt Freiräume für Projektarbeit.

Bei der Fragetechnik „Was noch?” verläuft es ähnlich. Hier gehen Sie allerdings keinem Problem auf den Grund, sondern fordern den Mitarbeiter auf, nachzudenken und bessere Antworten zu liefern. Im Profiling eignet sich diese Technik insbesondere bei den Bausteinen „Kann” und „Will”. Lassen Sie dem Mitarbeiter auch hier ausreichend Zeit zum Nachdenken und erlauben Sie Stille.

Beispiel: Fragetechnik „Was noch?“

Beispiel für einen Dialog zwischen der Führungskraft (FK) und dem Mitarbeiter (MA).

FK: „Herr Müller, ich weiß, dass Sie gut im Projekt- und Prozessmanagement sind. Was können Sie noch gut?”
MA: „Ich bin sehr gut im Zeitmanagement.”

FK: „Ja, das sehe ich auch regelmäßig. Was können Sie noch gut?”
MA: „Ich habe ein Gespür für Zahlen.”

FK: „Was genau können Sie da gut?”
MA: „Ich finde Fehler ziemlich schnell.”

FK: „Was noch?”
MA: „Ich erkenne den Zusammenhang zwischen Zahlen.”

FK: „Konkretisieren Sie das bitte! Was können Sie auf der Ebene noch?”
MA: „Ich kann Zahlen und Informationen in Kontext setzen und aufbereiten.”

Mit den Ergebnissen der Befragung kann das Mitarbeiterprofil ergänzt werden.

Erweitertes Mitarbeiterprofil nach der Befragung

Aufgabenspektrum des Mitarbeiters anpassen

Überlegen Sie, inwieweit Sie Elemente aus den jeweiligen Bausteinen kombinieren können. Im aufgeführten Beispiel wäre es möglich, das Aufgabenspektrum des Mitarbeiters anzupassen. Die Führungskraft könnte seine Fähigkeiten als Projekt- und Prozessmanager dafür nutzen, die internen Prozesse zu optimieren und dem Mitarbeiter damit mehr Verantwortung zu geben. Dann muss die Führungskraft nur noch prüfen, ob die Kompetenzen im Baustein „Darf” ausreichen, um die Arbeit zu übernehmen.

Außerdem muss geklärt werden, ob die Arbeitszeit des Mitarbeiters dafür ausreicht. Gegebenenfalls müssen Tätigkeiten aus dem aktuellen Aufgabenbereich des Mitarbeiters an andere Mitarbeitende übertragen werden. Hinzu kommt eine Überprüfung, ob das Privileg „Homeoffice“ bei diesem Mitarbeiter überhaupt eines ist oder ob andere Incentives nicht sinnvoller wären. Eine solche Überprüfung deckt oft Widersprüche zwischen den einzelnen Elementen auf, die den Mitarbeiter möglicherweise verunsichern. Räumen Sie diese aus dem Weg.

Als grobe Orientierung für eine entsprechende Prüfung kann folgende Übersicht dienen.

Würde im Beispiel des Mitarbeiters aus dem Controlling die Fähigkeit im Bereich Projekt- und Prozessmanagement fehlen, müssten diese erst erlangt werden.

Fazit

Mitarbeiterprofile ermöglichen es, Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter nicht nur passgenau weiterzuentwickeln, sondern helfen auch, den Alltag einer Führungskraft zu entschleunigen. Sie dienen als Grundlage fürs Motivieren und für Anreize aller Mitarbeitenden. Es ist daher sinnvoll, sich intensiver mit Mitarbeiterprofilen zu beschäftigen – und eine für sich passende Methode zu finden. Bei komplexeren Methoden kann es notwendig sein, diese unternehmensweit einzuführen.

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