PersonalplanungSo stabilisieren Sie den Personalbestand

Einen Personalüberhang abzubauen, ist oft aus rechtlichen Gründen schwierig. Damit dies in Ihrem Betrieb erst gar nicht zum Problem wird, sollten Sie durch eine effiziente Arbeitsorganisation den Personalbestand stabil halten.

Nutzen Sie Kennzahlen

Woher wissen Sie eigentlich, ob Sie zu viel oder zu wenig Personal haben? Das erfahren Sie durch regelmäßige Kennzahlenbildung. Sinnvoll in vielen Bereichen sind zum Beispiel folgende Personalkennzahlen:

Umsatz pro Mitarbeiter (Außendienst),
Anzahl der Rechnungen pro Mitarbeiter (Rechnungserfassung und Rechnungskontrolle),
Anzahl der Mahnungen (Mahnabteilung),
Anzahl der beendeten Projekte pro Mitarbeiter.

Oder Sie entwickeln selbst geeignete Zahlen, die Sie zur Steuerung des Personalbestands einsetzen. Achten Sie darauf, dass auch Personalkennzahlen regelmäßig erhoben werden, damit Sie bei negativen Entwicklungen frühzeitig gegensteuern können: Steigt die Mitarbeiterzahl einer Abteilung kontinuierlich, ohne dass sich die Arbeitslast verändert hat, muss hinterfragt werden, warum das so ist.

Sie sollten Ihre Kennzahlen auch dazu nutzen, um zu prüfen, wie Sie im Vergleich zu anderen Unternehmen wirtschaften. Vergleichszahlen erhalten Sie zum Beispiel bei Ihrem Branchenverband oder bei den Industrie- und Handelskammern.

Prüfen Sie befristete Stellen

Müssen Stellen aus Gründen des Elternschutzes oder wegen einer längerfristigen Erkrankung eines Mitarbeiters freigehalten werden, sollten Sie abwägen, ob die zwischenzeitliche Besetzung notwendig ist. Entwickeln Sie ein Szenario: Was würde passieren, wenn man die Stelle nicht wieder besetzen würde? Wie müsste man dann die Arbeit verteilen? Welche Aufgaben blieben unerledigt, und sind diese unerledigten Aufgaben wirklich wichtig? Häufig kommt dabei heraus, dass man auch sehr gut ohne diese Stelle auskommen könnte.

Schaffen Sie die rechtlichen Rahmenbedingungen

Wenn Mitarbeiter in verschiedenen Abteilungen arbeiten und damit Arbeitsspitzen abdecken können, vermeiden Sie damit die Einstellung neuer Mitarbeiter. Legen Sie deshalb bei neuen Mitarbeitern, die von ihren Fähigkeiten her flexibel einsetzbar sind, schon im Arbeitsvertrag fest, dass sie verpflichtet sind, in unterschiedlichen Abteilungen unterschiedliche Aufgaben wahrzunehmen. Sprechen Sie mit der Arbeitnehmervertretung, wie flexible Regelungen vereinbart werden können. Gegebenenfalls können Sie finanzielle Anreize für die zusätzliche Belastung bieten. Das kommt Sie allemal noch günstiger als die Einstellung neuer Mitarbeiter.

Beschäftigen Sie „Springer“

Stellen Sie neue Mitarbeiter von vornherein als „Springer“ ein, die dann je nach Bedarf von den einzelnen Abteilungen zur Bewältigung von Arbeitsspitzen angefordert werden können. Für die Koordination dieser Mitarbeiter bestimmen Sie am besten einen Personalsachbearbeiter. Er führt eine Liste der Springer sowie deren Personalakten und ist Ansprechpartner für die Bereichsleiter; außerdem trägt er die Verantwortung dafür, dass die Mitarbeiter immer sinnvoll eingesetzt werden. Achten Sie darauf, dass die Kosten für die Springer den Abteilungen verursachergerecht zugeordnet werden. So verhindern Sie, dass die Mitarbeiter dort länger arbeiten, als sie wirklich gebraucht werden.

Drei Tipps, wie Sie die Veränderungsbereitschaft Ihrer Mitarbeiter fördern

Heben Sie bei Vorstellungs- und Mitarbeitergesprächen hervor, dass eine gewisse Veränderungsbereitschaft die Arbeitsplatzsicherheit fördert. Denn je flexibler Mitarbeiter einsetzbar sind, desto wahrscheinlicher finden sich für sie neue Arbeitsplätze, wenn alte, etwa aufgrund von Umstrukturierungen, wegfallen.
Lassen Sie – gegebenenfalls mit Zustimmung Ihres Betriebsrates – in den Personalakten vermerken, wer schon in welchen Abteilungen gearbeitet hat. Kommunizieren Sie, dass „Springer“ bei der Geschäftsführung ein großes Ansehen haben, weil der Wechsel von Abteilungen ein Mehr an Berufserfahrung bedeutet.
Danken Sie Mitarbeitern, die an anderen Arbeitsplätzen ausgeholfen haben, persönlich für den Einsatz.