Powerpoint für Präsentation nutzen

Es gibt kaum ein Duo, das sich besser eignet seine Zuhörer in Trance zu versetzen als das von Beamer und PowerPoint. Eine Technik, die ursprünglich dazu diente, Präsentatoren das Leben zu erleichtern, hat sich – vielleicht genau aus diesem Grund – verselbständigt: PowerPoint wird geöffnet, in Stichworten alle Inhalte aufgezählt und ein wenig gegliedert. Das geht schnell und einfach – und ist deshalb so verlockend. Solange Ihre Mitbewerber auch so präsentieren und Ihre Teilnehmer nur diesen Standard kennen, können Sie ohne große Verluste so weiterverfahren, denn im freien Wettbewerb reicht es, wenn man nur ein bisschen besser ist als der Mitbewerber.

Kennen Sie diese Situation? Sie sitzen als Teilnehmer in einer Präsentation. Der Raum ist leicht abgedunkelt. Leise summt der Beamer. Vorne steht ein Mensch, hantiert mit Kabeln und Steckern. Um Sie herum sitzen Kollegen und Ihre Vorgesetzten, die sich Kaffee einschenken und sich skeptisch und verschlossen zurücklehnen. Mitten im Gemurmel beginnt die Präsentation. Auf einer leuchtenden Leinwand steht: „Herzlich willkommen!“ Der Präsentator blickt zur Wand und wiederholt, was Sie schon längst gelesen haben: „Herzlich willkommen!“ Die Teilnehmer sinken noch tiefer in ihre Stühle. Was jetzt kommt, ahnen Sie bereits: die professionelle Aufzählungs-Folienschlacht. Prima strukturiert, mit Bildern, Animationen, sogar mit Video und 3D-Grafiken. Mit viel Text, vielen Vorteilen und mit scheinbar hohem Nutzen für Sie, Ihre Kollegen und Vorgesetzten. Mit einem von einer renommierten Werbeagentur gestalteten Master.

Die Folie blendet langsam ein, dehnt sich aus und zieht sich beim Ausgang wieder zusammen, während im Halbdunkel eine monotone Stimme die Charts mit vielen Aufzählungen abliest, den Blick starr auf die leuchtenden Folien gerichtet. Eine Folie löst die andere ab. Sie nutzen die Zeit, um sich von Ihrem anstrengenden Berufsalltag zu erholen und dösen mit geöffneten Augen. Was unser Präsentator leider nicht bemerkt: Er kehrt Ihnen und Ihren Kollegen hauptsächlich den Rücken zu. Die Diskussion danach ist hart: kritische Fragen, Vorbehalte, Entscheidungen werden vertagt. Das kostet Zeit, Nerven und Geld. Wenn es sich um eine Akquise-Präsentation handelt, sogar Aufträge! Ein Teufelskreis, der nicht nur unseren Präsentator schädigt, sondern ganze Unternehmen. 

Folienschlachten kann keiner gewinnen. Weder Sie noch Ihre Zuhörer – höchstens Ihr Wettbewerber oder Meinungsgegner. Da sich in letzter Zeit viele Experten und sogar Microsoft kritisch zu einseitigen PowerPoint-Aufzählungs-Präsentationen geäußert haben, wird es künftig immer mehr Unternehmen und Präsentatoren geben, die anders präsentieren werden.

Die oben beschriebene „professionelle Folienschlacht“ hat noch einen weiteren gravierenden Nachteil: Wahllos werden Vorteile und Nutzen des Angebots in Stichworten aufgezählt. Argumente werden wie mit einer Gießkanne über die Teilnehmer gegossen. Doch so funktioniert der Überzeugungsprozess nicht! Im Gegenteil: Viele Argumente machen angreifbar, denn unter vielen ist auch gleichzeitig immer ein schwaches dabei. Viele Argumente machen die Präsentation unkontrollierbar – und viele Argumente ermüden. Besser ist es, mit wenigen, aber passenden und somit treffenden Argumenten auszukommen. Diese sollten mitten ins Herz (in der Sprache der Gehirnforschung: mitten ins Werte- und Emotionssystem) Ihrer Teilnehmer treffen. Gute Präsentatoren kommen mit wenigen Argumenten aus. In der Vorbereitung überlegen sie sehr lange, mit welchem einen Argument sie überzeugen werden.

Beispiel: Der Liedermacher Konstantin Wecker erzählte einmal in einer Talkshow, dass ihn viele Menschen überzeugen wollten, keine Drogen mehr zu nehmen. Er empfand sie alle als langweilige Spießer. Doch dann hat ein einziger Satz seiner Mutter ihn zur Umkehr bewegt. Sie sagte: „Wie kann ein Mensch, dem Freiheit so viel bedeutet, sich von einem Stoff so abhängig machen?“ Die Mutter hat genau die richtige Taste auf der Klaviatur der Werte und Emotionen getroffen, indem sie den höchsten Wert und den höchsten Anti-Wert ihres Sohnes aussprach: Freiheit und Abhängigkeit. Und ähnlich wie die unsichtbaren Schwingungen der Musik breiten sich solche Sätze in uns Menschen aus: Sie wirken mächtig über unsere Jahrmillionen alten limbischen Instruktionen. Mit nur einem einzigen Satz!

Bevor Sie mit der endgültigen Gestaltung Ihrer Visualisierungen beginnen, ist es wichtig, über die Strategie nachzudenken: 

• Welche komplexen Zusammenhänge wollen Sie visualisieren?
• Wer braucht visuelle Überzeugungsmittel? Das heißt: Wo können Sie Bilder als Argumente einsetzen? Ihre Teilnehmer können sehen, dass Ihre These (Kernbotschaft) stimmt.
• Welche Überzeugungsmittel wollen Sie visualisieren?
• Welcher Redestil schätzt welche Visualisierungen?
• Logischer Redestil: zum Beispiel Tabellen, Zahlengrafiken oder Funktionsdarstellungen
• Strukturierter Redestil: zum Beispiel Abläufe, Struktogramme oder Organigramme
• Gefühlvoller Redestil: zum Beispiel Bilder von Menschen oder humorvolle Bilder
• Experimenteller Redestil: zum Beispiel Überblicksdarstellungen, ästhetisch ansprechende Bilder oder visualisierte Analogien
• Welche emotionalen Aussagen Ihrer Kernbotschaften können Sie über Bilder emotional verstärken?

Skribbeln Sie Ihr Konzept! Benutzen Sie hierzu die oberen leeren Bereiche der Notizseiten Ihres Manuskriptes und einen Bleistift. Wählen Sie das passende Medium!

Beispiele:

• Flip-Chart: wirkt dynamisch und auflockernd, vor allem, wenn Sie spontan zeichnen
• Tisch-Flip: schafft Nähe; funktioniert auch beim Versagen der Technik oder wenn Ihre Teilnehmer keine Beamer-Präsentation wünschen
• Moderationswand: wirkt strukturiert und ordentlich
• Plakate: wirken professionell und verankern Botschaft im Gedächtnis
• PowerPoint: wirkt professionell, kann Abläufe animieren, fürs Internet geeignet

Es gibt Medien, mit denen Sie Ihre Botschaften für die gesamte Dauer der Präsentation visualisieren. Das sind zum Beispiel Flip-Charts, Plakate, Moderationswände. Die eignen sich für die Botschaften, die permanent sichtbar sein sollen, zum Beispiel Tagesordnungspunkte oder sehr wichtige Zusammenhänge. Dann gibt es flüchtige Medien wie zum Beispiel Beamer oder Overheadprojektor. Diese zeigen Ihre Botschaft nur für kurze Dauer, ohne zu stören. Beachten Sie auch hier: Was sollten Sie permanent sichtbar visualisieren und was nicht?

PowerPoint soll Ihnen die Arbeit erleichtern, Sie unterstützen und Ihnen nicht die Show stehlen. Sie haben es erst dann richtig eingesetzt, wenn niemand darüber spricht. Wenn es wie selbstverständlich seinen Platz in Ihrer Gesamtinszenierung einnimmt, sie jedoch nicht dominiert. Ganzheitliche PowerPoint-Anwendung meint das Zusammenspiel der vier Ansichten:

• Normal (Folien: Visualisierung)
• Foliensortierung (Struktur und Gliederung)
• Notizenseiten (Manuskript)
• Bildschirmpräsentation (Live-Auftritt)

Außerdem stehen Ihnen beim Ausdrucken noch die Optionen "Handzettel" und "Gliederungsansicht" zur Verfügung. Ebenfalls ganzheitlich ist das Zusammenspiel mit anderen Office-Programmen. So können Sie ganz einfach Zahlen aus Excel-Tabellen oder Texte aus Word-Dokumenten importieren. Über das Internet sind Sie mit Datenbanken, Fotodiensten und natürlich Millionen anderen Computern vernetzt. Sie können Ihre Präsentation einfach und leicht verschicken, auf Ihre Homepage stellen oder als Unterlagen für Ihre Teilnehmer ausdrucken. Sie können mit Ihrem Team gemeinsam an einer Präsentation arbeiten, schnell und einfach Änderungen durchführen und Teile davon in zukünftige Präsentationen mühelos einfügen. Während der Vorbereitung Ihrer Präsentation haben Sie schon Bekanntschaft mit dieser ganzheitlichen PowerPoint-Methode gemacht, als Sie Ihr Manuskript auf den Notizenseiten herstellten.

Zurzeit nimmt die Präsentationswelt Abschied von den langweiligen Aufzählungsfolien, den so genannten Bullet-Charts. Die zusammenhanglose Visualisierung von Satzfragmenten ist out, denn damit sprechen Sie keinen einzigen limbischen Typ wirklich an. Kein Redestil braucht visualisierte Textsplitter. Trotzdem sind Bullet-Charts beliebt, weil sie schnell zu produzieren sind.

Wichtig ist, dass Kosten und Nutzen in einer ausgewogenen Relation stehen. Wenn Sie zum Beispiel Ihr Produkt auf einer Messe vorstellen, empfiehlt es sich, mit professionellen Bildagenturen zusammenzuarbeiten oder sogar mit einer Werbeagentur. Wenn Sie vor Kunden präsentieren, lohnt es sich, mit der hauseigenen Marketingabteilung Kontakt aufzunehmen. Wenn Sie eine Präsentation oft präsentieren werden, sollten Sie in professionelles Material investieren. Wenn Sie jedoch schnell vor Ihrem Team den Status Ihres Projekts präsentieren, ist es viel wichtiger, effektiv zu arbeiten und schnell Ergebnisse zusammenzustellen.

Wägen Sie ab und entscheiden Sie, wo auf der Skala zwischen Effektivität und Professionalität Ihre Präsentation liegen soll. Noch eine pragmatische Empfehlung: Sie müssen die Textfolien nicht von heute auf morgen aus Ihrem Repertoire entfernen. Das würde zu Überforderungen auf allen betrieblichen Ebenen führen. Suchen Sie nach und nach andere Überzeugungsmittel, wechseln Sie nach und nach Textfolien gegen andere Inszenierungen aus. Wählen Sie das Tempo aus, das Ihnen und Ihrer Branche entspricht!