PräsentationZahlen und Kennziffern anschaulich präsentieren

Zahlen und Kennziffern sind abstrakte Informationen. In Präsentationen sollten sie deshalb anschaulich dargestellt werden.

Zahlen und Kennziffern sollen Sachverhalte verdeutlichen und Argumente untermauern. Doch oft verpufft ihre Wirkung. Die folgenden Tipps helfen, Zahlen so zu transportieren, dass sie bei den Zuhörern auch ankommen.

Nur die allerwichtigsten Zahlen darstellen

Überlegen Sie sich vor Ihrer Präsentation genau, welche Botschaft Sie vermitteln möchten. Zeigen Sie nur die Kennziffern, die dieses Ziel tatsächlich unterstützen. Alle anderen lassen Sie weg.

Nehmen wir an, Sie wollen sich bei der Belegschaft im Rahmen einer Mitarbeiterversammlung für die gute Umsatzentwicklung bedanken. Bei solchen Präsentationen werden immer wieder schicke Balkendiagramme verwendet, die neben den Ultimozahlen auch über Quartalsergebnisse, Beiträge der einzelnen Produktgruppen und Vertriebsbereiche sowie prozentuale und absolute Veränderungen informieren.

Diese Daten sind unbestritten nützlich und wertvoll für ein vernünftiges Controlling. Für den geplanten Anlass aber reicht es völlig aus, die Abschlusszahlen der letzten fünf Jahre aufzubereiten. Fünf Zahlen – pro Jahr eine einzige – das ist kurz und knackig. So lenken Sie den Blick auf das Wesentliche und reduzieren das Risiko, dass sich die Zuhörer in der Zahlenflut verlieren.

Vergleichswerte nutzen

Zahlen machen allgemeine Aussagen anschaulich, wie die folgenden Beispielformulierungen zeigen:

Allgemein:
„Durch das neue Service-Center konnte die Bearbeitungsdauer von Kundenbeschwerden erheblich verkürzt werden.“

Konkret:
„Durch das neue Service-Center konnte die Bearbeitungsdauer von Kundenbeschwerden auf einen Tag verkürzt werden.“

Allgemein:
„Im Rahmen der Messe haben wir einige neue Kunden gewonnen.“

Konkret:
„Im Rahmen der Messe haben wir 50 neue Kunden gewonnen.“

Doch das Gefühl, das Sie als Referent für eine Zahl haben, überträgt sich nicht automatisch auf Ihr Gegenüber. Ihr Publikum weiß an dieser Stelle noch nicht, wie es die genannten Zahlen interpretieren und mit ihnen umgehen soll: Ist die Bearbeitungsdauer von einem Tag kurz oder lang? Sind 50 Kunden viel oder wenig? Stellen Sie sicher, dass Ihr Publikum die präsentierten Zahlen so groß oder klein empfindet, wie Sie sich das wünschen. Die Lösung: Stellen Sie immer eine Vergleichszahl daneben – und sofort verändert sich die Aussagekraft. Beispiele:

„Die Bearbeitungsdauer von Kundenbeschwerden beträgt in unserer Branche im Schnitt drei Tage. Mit dem neuen Service-Center konnten wir die Bearbeitungsdauer deutlich reduzieren – auf einen Tag.“

„Im Rahmen der Messe wollten wir 100 neue Kunden gewinnen. Tatsächlich hinzugekommen sind nur 50.“

Der Unterschied ist bemerkenswert. Wenn eine passende Referenzziffer nicht ohnehin auf der Hand liegt, vergleichen Sie die Zahl mit den Daten Ihrer Wettbewerber oder den Vorjahreszahlen und nutzen Sie beispielsweise folgende Satzanfänge:

„Wir hatten zum Ziel …“
„Wir haben erwartet …“
„Im Durchschnitt …“
„Dafür gebe ich Ihnen ein Beispiel …“

Zahlen zelebrieren

Wenn Sie Ihre aussagekräftigsten Kennzahlen und Werte besonders hervorheben möchten, lassen Sie sie nicht im PowerPoint-Zahlenmeer untergehen. Sichern Sie sich die Aufmerksamkeit Ihre Zuhörer, indem Sie diese Zahlen nicht nur präsentieren, sondern gemeinsam mit dem Publikum „erarbeiten“. Das gelingt, wenn Sie die Zahlen beispielsweise parallel zum Sprechen groß auf ein Flipchart schreiben. Beispiel:

„Für das laufende Quartal hatten wir ein Umsatzwachstum von 75.000 Euro zum Ziel.“

Dabei schreiben Sie die Zahl 75.000 auf das Flipchart, bevor Sie die Zahl aussprechen.

„Vergessen Sie das!“

Sie streichen die Zahl 75.000 schwungvoll mit einem roten Stift durch.

„Durch die Präsenz auf der Messe konnten wir unseren Umsatz deutlich steigern …“

Drei Sekunden Pause. Jetzt schreiben Sie das Ergebnis (140.000 Euro) sehr langsam auf das Flipchart, bevor Sie es verkünden.

„… auf 140.000 Euro!“

Auf diese Weise bleiben die Zahlen in den Köpfen Ihrer Zuhörer hängen.

Zahlen einfach halten

Zahlen müssen eingängig sein. Im Vortrag erreichen Sie das zum einen durch Runden: Anstelle von 98.873 Euro sprechen Sie von „knapp Hunderttausend“ – solange Sie kein Forschungsergebnis präsentieren, bei dem es auf die dritte Stelle nach dem Komma ankommt. Das Publikum kann Ihre Informationen so schneller verarbeiten und Ihnen einfacher folgen. Zum anderen erleichtern Sie das Zuhören, wenn Sie Zahlen auf kleinere Einheiten herunterbrechen und Ihre Aussagen damit greifbarer machen.

Nehmen wir an, Sie möchten ein Plädoyer für eine gesündere Ernährung halten, dann könnten Sie Ihr Publikum mit folgender Aussage konfrontieren:

„Pro Jahr konsumiert jeder Deutsche im Durchschnitt ungefähr 90 Kilogramm Fleisch. Das ist eindeutig zu viel!“

Das ist ein klares Statement und völlig korrekt. Die Zuhörerschaft wird es allerdings in folgender Form besser nachvollziehen können:

„Die Deutsche Gesellschaft für Ernährung empfiehlt, in der Woche weniger als 0,5 Kilogramm Fleisch zu essen. Tatsächlich konsumiert werden über 1,5 Kilogramm pro Woche. Das ist eindeutig zu viel!“

So kann jeder Einzelne direkt erkennen, ob das auch auf ihn zutrifft. Was auf eine Woche bezogen noch relativ leicht nachvollziehbar ist, ist auf Jahressicht ein doch eher hoffnungsloses Unterfangen. An dieser Stelle wirkt gleichzeitig die Technik des Vergleichswertes.

Zahlen illustrieren

Immer wieder gibt es Zahlen, die alle vertrauten Dimensionen sprengen und damit für die meisten Menschen nicht mehr greifbar sind. Beispiel:

„Rund 2.015 Milliarden Euro parken die privaten Haushalte in niedrig verzinste Sicht-, Termin- und Spareinlagen sowie Bargeld. Das sind rund 40 Prozent des Geldvermögens.“

Diese Zahl mit neun Nullen stellt eine abstrakte Information dar, die im Gehirn keine Bilder entstehen lässt. Daran ändert auch der Zusatz nichts, dass es sich bei der genannten Summe um 40 Prozent des Geldvermögens handelt. Solange wir uns aber bei einer Information nichts Konkretes vorstellen können, wird sie auch keine Gefühle auslösen – und somit ohne Wirkung bleiben. Erwecken Sie also jedes noch so abstrakte Zahlenmonster zum Leben, indem Sie Ihrer Zuhörerschaft direkt ein passendes Bild anbieten. Beispiel:

„Rund 2.015 Milliarden Euro parken die privaten Haushalte in sehr niedrig verzinsten Sicht-, Termin- und Spareinlagen sowie Bargeld. Das bedeutet umgerechnet, dass derzeit jeder der rund 80 Millionen Deutschen einen VW Golf mit solider Grundausstattung ungenutzt vor seiner Tür parkt.“

Bei der Suche nach dem passenden Bild sind Ihrer Fantasie keine Grenzen gesetzt. Denken Sie zum Beispiel an Einwohnerzahlen und Flächen von Städten oder Ländern, Entfernungen auf der Autobahn, Türme, Berge, Schwimmbecken, Badewannen oder Fußballfelder. Je weiter das gewählte Bild inhaltlich von Ihrer eigenen Botschaft entfernt ist, desto besser. Eine solche Vorgehensweise macht Ihren Vortrag kurzweilig und die Zuhörer freuen sich über Beispiele aus dem „normalen“ Leben.

Dazu im Management-Handbuch

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