PräsentationstechnikPräsentationen richtig strukturieren, visualisieren, emotionalisieren

Was erwartet das Publikum? Wenn es sich die Zeit nimmt für einen Vortrag, will es diese Zeit anregend, unterhaltsam und weiterführend erleben. Es will einen übersichtlichen Einblick in mehr oder weniger fremdes Expertenwissen mitnehmen. Die Quintessenz des Vortrags soll nachhaltig hängen bleiben und anderen vermittelt werden können. Sollen die Zuhörer für Ideen oder Produkte gewonnen werden, wollen sie vor allem wissen, was es ihnen bringt.

In diesem Beitrag lesen Sie einige Tipps, was Sie tun können, um Ihre Präsentation

• klar und übersichtlich,
• anregend und unterhaltsam sowie
• gewinnend zu gestalten und wie Sie
• Ihre Präsentationsziele besser erreichen.

Publikumswirksam strukturieren hat wenig zu tun mit der Gliederung, die wir von schriftlichen Dokumentationen kennen. Für Präsentationen sind diese Gliederungen, Typ „Inhaltsverzeichnis“ nicht geeignet. Vortrag ist Kommunikation, es gelten andere Regeln: sofort-verständlich vermitteln und Menschen für etwas gewinnen.

Fragen Sie also nicht: welche Informationen muss ich vermitteln, damit ich meine Ziele erreiche? Fragen Sie: was interessiert mein Publikum wirklich, was ist relevant und wie kann ich es zur Reaktion motivieren?

Versetzen Sie sich in die Gedankenwelt und die Wortwahl Ihrer Hörer

• was interessiert/brauchen sie, welche Probleme wollen sie lösen, welche Fragen stellen sie
• warum interessiert/brauchen sie das, was bringt es ihnen,
• wie brauchen sie es/was wollen sie darüber wissen/was hilft ihnen weiter?

Nehmen Sie sich für diese Vorüberlegungen viel Zeit: je treffender Ihr Ergebnis ist, desto zielorientierter werden Sie Ihren Vortrag aufbauen und desto gewinnender wird Ihre Präsentation sein. Für die Grundstruktur Ihres Vortrages brauchen Sie fünf Sätze:

1. Satz: Beschreiben Sie allgemein, was Ihren Zuhörer bewegt
2. Satz: Beschreiben Sie allgemein, was Ihre Antwort, Ihre Lösung dafür ist
3. bis 5. Satz: Führen Sie drei Argumente auf, warum Ihre Lösung/Antwort die bestmögliche Lösung/Antwort für Ihr Publikum ist. Diese drei Kernargumente oder Kernaussagen sind die „Überschriften“ für die dazugehörigen Argumentationsblöcke.

Die beiden ersten Sätze sind die Basis für Ihre einführenden Worte und zugleich Aufhänger und Motor für den Argumentationsteil. Die Kernaussagen sind die Basis für Ihre Argumentation, die je nach Vortragslänge vertieft werden kann.

Die komplette Struktur umfasst je nach Präsentationsziel 10 – 12 Sätze plus Stichpunkte für die zugeordneten Argumente. Diese wenigen Sätze prägen sich leicht ein, der Redner kann frei reden, ohne den roten Faden oder das Timing aus den Augen zu verlieren.

Die Vorteile dieser Struktur liegen auf der Hand: klare Gedankenführung und die Verbindung der Zuhörerinteressen mit Ihren Zielen. Die Argumentation ist übersichtlich und verständlich in Blöcken geordnet. Sie kommen immer wieder auf den Punkt, erklären, kommen wieder auf den Punkt: die Struktur prägt sich auch bei den Hörern ein. Sie schützt vor Aufzählung und Komplexität, ermöglicht angeregtes Erzählen und individuell abgestimmtes Argumentieren.

Nebeneffekte: Mit einem Einführungssatz und Aktivierungssatz haben Sie zugleich einen Elevator Pitch für Ihren Vortrag in sieben knackigen Sätzen.

Sie können eine Präsentation mit dieser Struktur ohne Qualitätsverlust kurzfristig ändern. Kürzen zum Beispiel: vertiefende Argumente werden einfach weggelassen.

Es gibt jede Menge rhetorischer Mittel, um Vorträge wirkungsvoller zu machen. Hier eine Auswahl der am häufigsten verwendeten Wirkungsverstärker:

Sie wollen für Ihre Ideen, Produkte, Leistungen gewinnen

Stellen Sie in Ihrer Argumentation den Nutzen für die Zielgruppe in den Vordergrund. Vorteile sind meist abstrakte Begriffe und bleiben nicht hängen, vermeiden Sie Allerweltsbegriffe wie „effizient, innovativ“, die nichts Konkretes aussagen. Der Nutzen spricht Emotionen an, orientieren Sie sich an den vier Marketing-P’s: Profit, Pleasure, Peace, Pride (Geld sparen/gewinnen, Spaß und Anregung, Sicherheit und Bequemlichkeit, Anerkennung und Bewunderung).

Sie wollen Vertrauen aufbauen

Unterstreichen Sie Ihre Glaubwürdigkeit neben den üblichen Expertisen und Referenzen mit Detailwissen. Damit sind nicht Produkt- und Leistungsdetails gemeint, sondern streuen Sie Details aus Ihrem persönlichen Wissen ein, was eben nur ein Profi und Experte wissen kann.

Einen hohen Glaubwürdigkeitsfaktor haben Projektbeispiele. Gehen Sie immer in ein oder zwei Punkten auf Bedenken Ihrer Zuhörer oder bereits bekannte Probleme Ihres Unternehmens oder Ihres Produktes ein. Dann wirken die Vorteile glaubwürdiger.

Sie müssen Überzeugungsarbeit leisten

Skizzieren Sie Ihre Ideen und Lösungen in der Einführung lediglich, arbeiten Sie in Ihrer Argumentation Schritt für Schritt auf die Lösung hin und lassen Sie erst am Ende die Katze aus dem Sack.

Auch hier wirken Praxisbeispiele: simulieren Sie die Entwicklung zum Ziel, also beim „Problem“ beginnen und den großen Bogen zum angepeilten Ziel herstellen. Es regt neue Denkweisen beim Hörer an, wenn er miterlebt, wie sich (s)ein Problem zum Guten verändern kann, Ihre Lösungskompetenz wird glaubhafter.

Sie haben ein „langweiliges“ Thema

Es gibt keine langweiligen Themen, nur zu abstrakte Schilderungen. Unser Gehirn muss sich von Abstraktem erst ein „Bild“ machen, um zu verstehen. Der Referent hat einen großen Wissensvorsprung und sich längst ein Bild gemacht.

Erklären Sie komplexe, abstrakte Sachverhalte deshalb möglichst konkret anhand von Beispielen, beleuchten Sie lebendiges Umfeld oder lassen Menschen agieren.

Sie wollen ein trockenes Thema spannender oder ein komplexes Thema verständlicher gestalten

Wenn Sie Fragen stellen, machen Sie Menschen neugieriger, regen sie zum Mitdenken an. Sie können zum Beispiel verschiedene Meinungen in den Raum stellen und ihnen nachgehen. Die Hörer wollen das Rätsel lösen und sind gespannt auf die Auflösung.

Wissenslücken aufdecken und schließen: erst einige Informationen geben, die den Hörern fehlen, dann Fragen stellen oder Rätsel aufgeben oder auffordern etwas vorherzusagen (oder Zettel abgeben). So wird der Zuhörer interaktiv mit einbezogen und denkt mit.

Formulieren Sie die Kernaussagen als Fragen, beantworten Sie sie nach und nach und geben Sie jeweils eine kleine Zusammenfassung mit Einladung an das Publikum, Fragen zu stellen. Stellen Sie sich nicht die Frage: “Welche Informationen muss ich vermitteln“, sondern: „Welche Fragen soll mein Publikum stellen?“

PowerPoint ist – lernpsychologisch nachgewiesen – eine gute Sache, weil die meisten Menschen leichter verstehen, wenn sie hören und sehen.

Verwenden Sie PowerPoint nicht als „Dokumentation“ Ihres Inhaltes. Wenn Sie Ihren Vortrag in PowerPoint erstellen, schreiben Sie automatisch den Vortragsinhalt auf die Folien. Sie konzentrieren sich auf die Foliengestaltung statt auf die Kommunikation mit dem Zuhörer. Die Wirkung von Aufzählungs- oder Bullet-Point-Folien: die Zuhörer sind zu viel mit Lesen und Entziffern beschäftigt, die Spannung verfliegt, der Kommunikationsfluss zwischen Redner und Publikum wird ständig unterbrochen, die Zuhörer ermüden und hören nicht mehr zu.

Der Profi-Designer Garr Reynolds propagierte vor einigen Jahren die „Verstärkung der Wirkung durch Vereinfachung“ (Zen oder die Kunst der Präsentation). Vereinfachung bedeutet hier, dass die Folie lediglich die wesentlichen Aussagen hervorhebt, eher unbewusst im Hintergrund wirkt. Die Zuhörer erfassen auf einen Blick, worum es geht, und verstehen auf Anhieb, die volle Aufmerksamkeit bleibt erhalten.

Im Wesentlichen gibt es drei gute Gründe, PowerPoint einzusetzen:

Hervorheben

Wesentliches, das hängen bleiben soll, visualisieren Sie durch Worte, Schlagworte, Bilder, Symbole, die Ihre Worte auf einen Blick veranschaulichen und einprägen. Hierzu gehören Aussagen, Personen, Begriffe, Dinge, Vergleiche. Setzen Sie diese Folien jedoch sparsam ein. Lassen Sie den Bildschirm auch mal weiß: das erzeugt Spannung („was kommt jetzt?“).

Zahlen werden anschaulicher und konkreter, wenn sie grafisch und vergleichend dargestellt werden (Diagramme). Die Aussage sollte auf einen Blick zu erfassen sein. Entfernen Sie deshalb alle Folienelemente, die nicht zur Aussage gehören beziehungsweise die Sie nicht besprechen.

Erklären

Komplexe Sachverhalte lassen sich mit visueller Unterstützung wesentlich leichter erklären und werden schneller verstanden. Bevorzugen Sie auch hier Grafiken wie zum Beispiel Ablaufdiagramme und bauen Sie die Grafik parallel zu Ihrem Vortrag auf.

Emotionen zeigen

Stimmungen, Befindlichkeiten, Reaktionen zeigen Sie mit Bildern, Fotos in Foliengröße, die die Aussagen treffend wieder geben.