PräsentierenSchluss mit dem PowerPoint-Dilemma!

PowerPoint ist nicht tot, sondern quicklebendig. Kommt aber darauf an, wie man es einsetzt, meint Präsentationsexpertin Anita Hermann-Ruess.

Dass PowerPoint effizient in der Vorbereitung sein kann, wissen wir: Schnell können Satzfragmente zusammengeschrieben werden, schnell lassen sich über copy & paste Versatzstücke aus anderen Dokumenten kopieren, lassen sich Charts aus anderen Präsentationen einfügen. Dann dekorieren wir das Ganze mit ein paar Bildern, und siehe da, fertig ist eine 60-seitige Präsentation. Und das in nur zehn Minuten. Beim Vortrag lesen wir dann alles noch schnell ab – betreutes Lesen, bei dem die Zuhörer auf einen sprechenden Rücken schauen und einer monotonen Stimme lauschen. Doch ist das auch wirklich wirkungsvoll? Wird solch eine Präsentation Mitarbeiter mitnehmen, Entscheider überzeugen und Kunden fesseln?

Lauwarme Präsentationen helfen nicht weiter

Hier rächt sich unsere vermeintliche Effizienz, wie so oft im Leben: Statt Zeit und Energie zu sparen, müssen wir nun mühsam Einwände wiederlegen, Entscheidungen vertagen, immer wieder beim Kunden antanzen – oder unserem Thema gänzlich Tschüss sagen. Solche lauwarmen PowerPoint-Präsentation führen sicher nicht zu spannenderen Aufgaben, besser dotierten Stellen oder einem besseren Image. Wie aber können wir dieses Dilemma lösen? Wie können wir einerseits unserer hektischen Zeit mit einer schnelleren Vorbereitung Rechnung tragen, wie andererseits unserem immer anspruchsvoller werdenden Publikum gerecht werden und gleichzeitig wirkungsvoll im Vortrag sein?

Ich bin Präsentations- und Rhetorikexpertin. Ich unterstütze Mittelständler und große Konzerne dabei, richtig gute Präsentationen zu halten. Dabei habe ich folgende Erfahrung gemacht: Das wirkungsvollste PowerPoint-Konzept nützt nichts, wenn es nicht effizient ist. Denn unter Zeitdruck fallen wir alle gerne in die Effizienzfalle und ins betreute Vorlesen zurück. Deshalb ist es mir ein Anliegen, das PowerPoint-Dilemma zu lösen und das Thema „Präsentieren mit PowerPoint“ effizient und wirkungsvoll zugleich zu vermitteln.

PowerPoint ist nicht tot!

Nach Jahren der PowerPoint-Schelte unter dem Stichwort „Death by PowerPoint“ steht fest: PowerPoint ist nicht tot! Im Gegenteil: Es ist immer noch quicklebendig in unseren Hörsälen, Meetingräumen und Tagungsstätten. Laut Microsoft werden täglich 30 Millionen Präsentationen gehalten, die Technik ist auf 250 Millionen Rechnern installiert. PowerPoint ist immer noch das wichtigste Medium, in dem wir uns selbst, unsere Arbeit, unsere Ideen und unsere Konzepte darstellen. Letztlich verkörpert eine PowerPoint-Präsentation unsere Ideen, sie macht sie sichtbar, greifbar, verständlich – und anziehend. Wir können sie zeigen, versenden, veröffentlichen und verbreiten. Sie ist das, was bleibt. Sie ist das, was zählt. Also sollte sie wirkungsvoll sein. Aber wie geht das?

PowerPoint ja oder nein?

Nicht immer passt PowerPoint. Geht es um eine hohe Informationsdichte mit vielen Details, dann nutzen Sie besser eine Textdatei, die Ihr Empfänger dann in Ruhe lesen kann. Haben Sie eine niedrige Informationsdichte, wollen Sie also in kurzer Zeit einen Überblick geben, dann nutzen Sie besser das Gespräch ohne PowerPoint-Unterstützung. Wenn Sie aber Ihre Inhalte – ob Details oder Überblick – auch visualisieren wollen, dann nutzen Sie PowerPoint. Nutzen Sie also PowerPoint einmal als Dokument, um Inhalte schriftlich zu versenden, und einmal als Unterstützung Ihres Live-Auftritts.

Nun wird es spannend: Doku-Slides folgen ganz anderen Gesetzen als Live-Slides. Während Doku-Slides sehr dicht mit Text beschrieben sein dürfen, dürfen Live-Slides eben das gerade nicht. Live haben die Charts nicht die Aufgabe, Inhalte zu transportieren, das macht idealerweise der präsentierende Mensch. Live haben die Charts die Aufgabe, den Präsentierenden zu unterstützen und seine Aussagen zu veranschaulichen, zu beweisen und emotional zu verstärken. Sie zeugen von inhaltlicher Kompetenz, logischem Denken, strukturiertem Vorgehen, einleuchtendem Visualisieren und emotionaler Klugheit.

Wollen Sie im Nachgang die Präsentation als Dokumentation nutzen, dann verlinken Sie lieber auf Details, wie etwa Videos, Broschüren oder Whitepaper. So sparen Sie Zeit und haben eine schlanke, wirkungsvolle Präsentation. Während des Vortrags gehen Sie auf Details, die nachgefragt werden, nur mündlich ein. Somit langweilen Sie niemanden mit irrelevanten Details Ihres Fachgebiets, wirken aber kompetent, wenn jemand etwas wissen möchte.

Action-Titel erzeugen eine Storyline

Der zweite große Fehler, den viele Live-Präsentierende machen, ist: Sie kleistern ihre Folien mit Text zu. Dann lesen sie die Satzfragmente auch noch ab, indem sie sich zur Beamer-Leinwand drehen und dem Publikum den Rücken zukehren. Was jeder weiß, der schon einmal Zuhörer solcher Bullet-Chart-Präsentationen war: Begeisterung sieht anders aus. Als Empfänger langweilen wir uns. Beim betreuten Lesen mit Teleprompter macht sich eine bleierne Schwere in uns breit.

Wie also als Sender anders, besser, wirkungsvoller vorgehen? Die Lösung ist einfach, aber für viele erst einmal überraschend: Schreiben Sie Ihren Text in die Titel! Das funktioniert, da wir ja in einer Live-Präsentation nur wichtige Inhalte (Kernbotschaften) zeigen und nur wenige Details. Reihen Sie nun die Botschaften in einer logischen Reihenfolge aneinander und schreiben Sie sie in ganzen Sätzen (mit Verben!) in die Titel Ihrer Charts. Liest man nun alle diese sogenannten Action-Titel nacheinander, ergibt sich die Storyline Ihrer Präsentation. Dort, wo bisher der Text war (Bullet-Charts), haben Sie nun Platz, Ihre Titel-Botschaften zu visualisieren – einleuchtend, nachvollziehbar und entscheidungsfördernd. Oben der Text, unten das Bild. Oben die Botschaft, unten Diagramme, Struktogramme, Fotos, Videos, Tabellen, Screenshots, Piktogramme, Skizzen, Cartoons oder Animationen.

Fünf Fragen haben Ihre Zuhörer an Ihre Präsentation:

  1. Warum soll ich zuhören? Welches meiner Themen wird heute gelöst?
  2. Was genau ist die Lösung?
  3. Warum ist diese Lösung sinnvoll für mich, mein Team, mein Unternehmen?
  4. Wie kann ich die Lösung umsetzen?
  5. Was soll ich jetzt tun? Was ist der nächste Schritt?

Wenn Sie diese Fragen in den Titeln beantworten, erhalten Sie eine logische und relevante Storyline, die Sie schnell produzieren können. Auf Ihrem Rechner finden Sie dann bestimmt einen Großteil der unteren Visualisierungen – es handelt sich ja schließlich um Ihr Expertenwissen, das Sie präsentieren. Nun fertigen Sie nur noch die restlichen Visualisierungen an oder lassen sie von einem in PowerPoint geschulten Assistenten gestalten.

PowerPoint-Vorlagen: alles schon fertig

Nicht jeder hat das Glück, einen in PowerPoint versierten Assistenten zu haben, der Diagramme und Struktogramme in liebevoller Detailarbeit erstellt. Für alle anderen gibt es einen Effizienz-Turbo: fertige PowerPoint-Vorlagen zum Download. Diese finden Sie entweder auf dem Server Ihrer Firma, wo sie vom Marketing, der internen Unternehmenskommunikation oder von Schulungsabteilungen bereitgestellt werden. Oder bei professionellen Anbietern im Netz, die sich auf Templates spezialisiert haben. Hier können Sie für wenig Geld Vorlagen kaufen, die zu Ihrem Themengebiet passen. Es gibt kaum eine Methode, mit der sich mehr Zeit sparen lässt.

Übertragen Sie die Vorlagen gleich nach dem Download in Ihr Corporate Design. Gute Anbieter unterstützen diese Funktion. So haben Sie immer die passenden Charts im richtigen Format bereit. Werden Sie zum Sammler guter Charts, erweitern Sie Ihre Template-Bibliothek, indem Sie gute Präsentationen inhaltlich entkernen und das Format speichern.

Dekoratives: Jedes Element muss einen Sinn ergeben

Ein weiterer Fehler ist die Überfrachtung der einzelnen Charts mit unwichtigen Informationen, wie zum Beispiel Logos, Designelementen, Datum und Namen von Referenten. Lassen Sie alles weg, was nicht die zentrale Botschaft unterstützt. Also: weniger Kolonnen, weniger Beschriftungen, weniger Linien und weniger Rahmen.

Auch 3D, Abschrägungen, Schattierungen, Umrahmungen oder Verzerrungen überladen eine Folie und machen sie schwer zugänglich. Verzichten Sie auf dekorative Elemente jeglicher Art! Alles auf Ihrer Folie muss einen Sinn ergeben. Benutzen Sie beispielsweise in einem Diagramm einen Rahmen als Stilelement, dann hat dieser Rahmen auch eine Bedeutung – zum Beispiel Tochtergesellschaft oder Vorjahr –, ansonsten können Sie ihn ersatzlos streichen.

Machen Sie Schluss mit wilden Farbkombinationen, fliegenden Buchstaben und winkenden Clip Arts. Schluss mit überladenen Folien, Textwüsten und Zahlenfriedhöfen. Wirkungsvolle Charts sind schlicht. Wenige, aber aussagekräftige Elemente werden ansprechend komponiert. Wirkungsvolle Charts machen an, machen Lust auf mehr und unterstützen den Vortragenden in seiner Professionalität.

Vergeuden Sie keine Zeit damit, Ihre Diagramme formal aufzuhübschen. Weniger ist mehr.

Zum Bildersammler werden

Die Zeiten winkender, einfliegender und niedlicher Clip Arts sind zum Glück vorbei. Heute haben wir Zugang zu Tausenden guter Bilder, seien es professionelle Fotos, Grafiken oder Piktogramme. Doch diese werden oft eingesetzt wie Zuckerguss auf einer Torte: Dekorativ anzusehen, aber nicht wirklich relevant und überzeugend.

Bilder haben in PowerPoint nie eine dekorative Funktion. Bilder unterstützen immer die Aussage. Sie machen Aussagen verständlich, sie belegen Aussagen und sie verstärken entscheidungssteuernde Emotionen, wie zum Beispiel Angst oder Hoffnung. Wenn Bilder gezeigt werden, dann werden sie nicht auf eine Text-Folie gequetscht nach dem Motto: „Ich präsentiere modern, denn ich nutze Bilder!“. Wenn Bilder, dann sollten diese die ganze Folie wirkungsvoll ausfüllen und durch ihre Sinnhaftigkeit und Professionalität bestechen.

Werden Sie zum Bildersammler. Nutzen Sie Bildportale, machen Sie selbst Fotos, sammeln Sie alles, was Ihnen in die Hände kommt. Reden Sie mit Marketing, Entwicklung und PR, denn die haben oft schon gute und stilistisch einwandfreie Bilder, die sie gerne mit Ihnen teilen.

Sie sind der Held, nicht PowerPoint!

Der letzte große PowerPoint-Fehler ist gleichzeitig der tragischste: Am Tag der Präsentation stehen nicht Sie, sondern PowerPoint im Mittelpunkt. Fast in jedem Meeting- oder Tagungsraum nimmt PowerPoint das Zentrum des Raumes in Beschlag und drängt Sie, den Präsentierenden, an den Rand der Bühne. Klein, unbelichtet, unwichtig. PowerPoint ist der Star – und Sie sein klickender Assistent. Doch eine noch so leuchtende Leinwand kann keine Menschenherzen gewinnen. Und so wird PowerPoint vom effizienten Helfer endgültig zum Wirkungsvernichter. Das Dilemma von Effizienz und Wirkung erreicht hier den Höhepunkt. Wen wundert es nun, dass Entscheidungen vertagt werden, dass kritische Fragen laut werden, dass ein Kontrahent uns ganz leicht den Platz da vorne streitig machen kann?

Drücken Sie öfter die Taste „B“ auf Ihrem Notebook. B wie „Black“. Stellen Sie sich zuerst ohne PowerPoint ins Zentrum der Menge, auf den sogenannten Magic Point, an dem alle Blicke sich kreuzen. Besetzen Sie das Zentrum zuerst. Machen Sie erst dann den kleinen Schritt zur Seite, schauen Sie Ihre Charts nur kurz an, und wenden Sie sich dann wieder mit vollem Blickkontakt Ihrem Publikum zu. Sprechen Sie frei und lebendig zu ihrer Folie. Dann wird PowerPoint zu Ihrem effizienten und wirkungsvollen Helfer – und Sie bleiben der professionelle und kompetente Held mit einer überzeugenden Lösung.

Dazu im Management-Handbuch

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