PräsentierenZwei eiserne Regeln für Vorträge mit PowerPoint

Es gibt Themen, die ohne PowerPoint nicht (mehr) funktionieren. Wie lässt sich zum Beispiel die Verteilung von Prozentsätzen und anderem Zahlenwerk ohne grafische Hilfsmittel anschaulich darstellen? Wie viele der alltäglichen Redeanlässe in Unternehmen kommen ohne derartiges Zahlenwerk und ohne konkrete Vergleichswerte aus, die sich nun einmal grafisch am besten aufschlüsseln lassen?

Unabhängig vom Thema ist PowerPoint für viele Menschen schlicht Realität. Von Vortragenden wird erwartet, dass sie die aktuellen Absatzzahlen und Marktanteile in Torten-Diagramme kleiden. Die meisten Vorgesetzten setzen so etwas voraus.

Der häufigste Fehler bei der Verwendung von PowerPoint ist die Auslagerung von Inhalten. Manche Vortragenden packen alles, was kompliziert zu erklären ist oder was die Zuschauer sich notieren sollen, in die Bildschirm-Präsentation. Das Ergebnis: Die gesprochene Rede und der Inhalt der Slides passen nicht zusammen. Das Publikum ist abgelenkt, weil es sich einen Reim auf die Folien zu machen versucht oder – noch schlimmer – alles abschreibt, was auf den Folien steht. In beiden Fällen geht der Fokus weg vom Redner.

Die erste Regel für jede PowerPoint-Präsentation ist qualitativer Natur und lautet: Der Inhalt der Bildschirm-Präsentation soll das Gesagte bildlich unterstützen, nicht aber inhaltlich ergänzen. Gesprochene Sprache und mediale Aufbereitung müssen zusammenwirken, nicht getrennt voneinander. Redner und PowerPoint müssen mit einer Zunge sprechen. So erhöht die Präsentation die Wirkung der Botschaft.

Damit einher geht der zweite verbreitete Fehler, der quantitativer Natur ist: zu viel Inhalt beziehungsweise zu viele Charts. Wenn das Publikum einer schnellen Folge von Folien mit viel Inhalt folgen muss, wird es wiederum zu stark vom Redner abgelenkt. Bei einer Sequenz von Fotos beispielsweise kann das sinnvoll sein; doch dann muss die Aufmerksamkeit im Anschluss wieder unmissverständlich auf den Redner gelenkt werden.

Dramatisch ist der destruktive Effekt bei zu viel Text: Wer mit Lesen beschäftigt ist, kann nicht zuhören. Es mag am Mythos Multitasking liegen, dass Multimedia bei vielen Präsentationen zu einer Überforderung der Zuhörer geführt hat. Inzwischen wissen wir: Echtes Multitasking gibt es nicht. Wer eine Folie mit viel Text liest, kann nicht gleichzeitig dem Redner wirklich zuhören.

Es gibt zwei simple Möglichkeiten, der Multitasking-Falle in Präsentationen vorzubeugen: Entweder wird die Aufmerksamkeit der Zuhörer abwechselnd auf den Redner und die Charts gelenkt und beides klar voneinander abgegrenzt – zum Beispiel, indem die Folie verschwindet, wenn der Redner spricht.

Oder die Charts enthalten Inhalte, also zum Beispiel Bilder, die vorrangig andere Bereiche des Gehirns aktivieren als das Sprachzentrum. Dann können Redner und Folie zusammenwirken. Die erste Variante sollte nur eine Notlösung sein, letztere ist die Definition einer sinnvollen Nutzung von Multimedia – und PowerPoint.

Wie oft in der Kommunikation sind Anwendungsfehler auch bei PowerPoint in den meisten Fällen eine Frage der Achtsamkeit: Der Vortragende will mit der Zeit gehen, folgt dem Multimedia-Trend und möchte so seinem Publikum etwas bieten. Dabei merkt er aber nicht, wie er sein Publikum quält. Das geschieht ohne böse Absicht und oft wohl auch mangels entsprechenden Feedbacks. Es ist also nicht die Frage, ob PowerPoint bei Vorträgen genutzt wird, sondern wie.