ProblembehandlungSich nicht den Kopf der Mitarbeiter zerbrechen

Folgende Situation kommt in Unternehmen immer wieder vor: Ein Mitarbeiter, der für ein bestimmtes Projekt zuständig ist, sagt zu seinem Vorgesetzten: „Wir haben ein Problem. Unser Vertrieb hat dem Kunden einen Termin versprochen, den wir nicht halten können.“ Der Chef greift zum Angebot, liest – und befindet sich unweigerlich in einer „Problemhypnose“.

Was ist passiert? Mit nur wenigen Worten hat es der Mitarbeiter geschafft, dass sein Vorgesetzter sich dessen Kopf zerbricht und überlegt, welche Folgen diese vorschnelle Terminzusage unternehmensintern mit sich bringt, zum Beispiel für die Produktionsplanung. Der Chef hat in diesem Moment das Problem des Mitarbeiters zu seinem eigenen gemacht. Ohne es zu merken, beginnt der Problemfilm in seinem Kopf abzulaufen.

Dabei liegt es in der Verantwortung seines Mitarbeiters, die Termine mit dem Vertrieb abzustimmen. Weil der Vorgesetzte sich aber schon intensiv mit dem Problem beschäftigt, realisiert er auch nicht, dass sich sein Mitarbeiter inzwischen zunehmend entspannt zurücklehnt, denn: Er konnte sein eigenes Problem ja bei seinem Chef deponieren. Negativer Höhepunkt einer solchen Situation ist dann die Bemerkung des Mitarbeiters: „Was wollen Sie jetzt tun?“ Vorgesetzte sollten deshalb folgende Punkte beachten:

Als Vorgesetzter sind Sie gut beraten, nicht jedes Problem Ihrer Mitarbeiter anzunehmen. Nehmen Sie es an, machen Sie es zu Ihrem eigenen und werden es nur schwer wieder los. Deshalb: Wenn das Problem im wahrsten Sinne des Wortes greifbar ist – in diesem Fall also das Angebotsschreiben der Vertriebsabteilung – sollten Sie es nicht in die direkte Beziehungslinie zwischen sich und Ihren Mitarbeiter legen, geschweige denn an sich nehmen. Für das aufgeführte Beispiel bedeutet das: Legen Sie das Angebot des Vertriebs seitlich versetzt zwischen sich und Ihren Mitarbeiter, so dass ein Dreieck entsteht. Auf diese Weise widmen Sie sich dem Problem nicht direkt, sondern sprechen stattdessen Schulter an Schulter darüber.

Wenn Ihr Mitarbeiter mit einem Problem zu Ihnen kommt, denken Sie wahrscheinlich, dass er von Ihnen eine Lösung erwartet und damit seine Verantwortung für die Aufgabe an Sie rückdelegiert. Diesen Auftrag sollten Sie nicht annehmen, wenn Sie ihm die Aufgabe zuvor delegiert hatten. Deshalb: Klären Sie, was genau Ihr Mitarbeiter in Bezug auf sein Problem von Ihnen möchte. Möchte er Sie nur informieren oder braucht er eine Erlaubnis? Will er sich Rückendeckung holen für seine eigene Lösung oder braucht er einen Sparringspartner, der ihm hilft, eine optimale Lösung zu finden? Aufträge dieser Art können Sie annehmen und zum letzten Schritt übergehen:

Helfen Sie Ihrem Mitarbeiter selbst auf eine gute, praktikable Lösung zu kommen. Dabei kommen Aufgaben als Coach auf Sie zu, die Sie mit bestimmten Fragen bearbeiten sollten:

Hebamme für Ideen:

Welcher Gedanke für eine Lösung fällt Ihnen zuerst ein?

Taxifahrer zur Lösung:

Wo genau wollen Sie hin? Was ist Ihr Ziel? Was genau möchten Sie erreichen?

Spiegel:

Auf mich wirkt die Idee wie …

Optiker:

Sehen Sie sich das Problem einmal durch diese Brille an. Wie sieht es von dieser und wie von jener Seite aus?

Zielreporter:

Woran erkennen Sie im Falle einer Problemlösung, dass die Lösung gut ist?

Advocatus diaboli:

Was würden Sie tun, wenn das schiefgehen würde?

Fantasiekellner:

Was passiert, wenn sich das Problem verschlimmern würde? Was, wenn wir nichts tun würden? Wenn es keine Lösung gäbe, wie würden wir dann verfahren?

Gehhilfe:

Was wäre der erste Schritt? Was würden Sie zuerst probieren?

Erinnerungsstütze:

Was haben Sie in ähnlicher Lage schon einmal probiert? Wie sind Sie bei einem ähnlichen Problem vorgegangen? Was hat schon einmal nicht funktioniert?

Netzwerker:

Was würde Herr X dazu sagen? Wen könnten Sie um Hilfe bitten? Wer hat entsprechende Erfahrung?

Bilanzbuchhalter:

Was genau haben Sie schon getan oder probiert und welches Resultat haben Sie damit erzielt? Wie ist der augenblickliche Zwischenstand?

Zauberer:

Wenn Ihnen heute Nacht im Traum eine optimale Lösung einfallen würde, welche wäre es? Woran genau würden Sie es morgen früh festmachen, dass das Problem gelöst ist? Was wäre dann anders? Was würden Sie dann anders machen?

Zu empfehlen sind offene Fragen, die den Mitarbeiter anregen über Lösungen nachzudenken – nicht über das Problem. Danach können Sie ihm helfen, die besten Lösungsideen zu bewerten und ihn fragen, was er jetzt noch von Ihnen benötigt, um die Lösung anzugehen. Mithilfe dieser Optionen findet Ihr Mitarbeiter selbst die Antworten auf seine Fragen und übernimmt Selbstverantwortung. Und Sie als Führungskraft und Vorgesetzter haben es geschafft, nicht in einer „Problemhypnose“ zu versinken.